Elektronische Signaturen und das Gesetz: Was Sie wissen müssen

• E-Signaturen sind ein schneller und effektiver Weg, um Unterschriften per E-Mail oder über andere digitale Nachrichtenmedien zu erhalten.
• E-Signaturen werden von der FDIC offiziell als akzeptable Methode zur Unterzeichnung von Verträgen anerkannt, solange sie sich an das Protokoll halten.
• Es gibt mehrere einfach zu bedienende Programme auf dem Markt, die die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erleichtern.

Elektronische Unterschriften haben für Unternehmen, die mit rechtsverbindlichen Verträgen zu tun haben, eine ganz neue Ebene der Bequemlichkeit geschaffen. Was früher Wochen dauerte – der Versand eines Vertrags an den Unterzeichner, der ihn dann mit seiner Unterschrift zurückschickte – geschieht jetzt sofort. Es ist auch viel effizienter als das Faxen eines Dokuments, das mit einer Unterschrift zurückgeschickt wird, oder das Versenden eines Dokuments per E-Mail und das Einscannen des unterschriebenen Papiers in den Computer.

Es gibt zahlreiche Anwendungen und Dienste für die elektronische Unterzeichnung – wie DocuSign, Adobe Sign und OneSpan -, die es Ihnen ermöglichen, Anfragen zu senden und Unterschriften für geschäftliche Zwecke zu erhalten. Verschiedene Signaturprogramme können Unterschriften auf unterschiedliche Weise erfassen, z. B. indem der Benutzer mit dem Finger auf einer Touchpad-Oberfläche unterschreibt, seinen Namen eintippt, einen bestimmten PIN-Code eingibt oder auch nur ein Kästchen anklickt. Aber hat ein elektronisch unterschriebener Vertrag das gleiche rechtliche Gewicht wie ein physisch unterschriebener, und wie wird diese Technologie richtig eingesetzt?

Geschichte der elektronischen Unterschrift und das Gesetz

Der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act wurde im Jahr 2000 in Kraft gesetzt und legt die Gültigkeit elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften für Angelegenheiten fest, die den zwischenstaatlichen oder ausländischen Handel betreffen, so die Federal Deposit Insurance Corporation. Der Uniform Electronic Transactions Act war ein einseitiges Gesetz auf Staatsebene zur Anerkennung elektronischer Signaturen, das von den meisten Staaten übernommen wurde. Die übrigen Staaten haben ihre eigenen Gesetze, die elektronische Signaturen akzeptieren. Auf internationaler Ebene haben die meisten Industrieländer Gesetze zur Anerkennung elektronischer Signaturen erlassen.

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E-Signaturen sind im Internet, im elektronischen Handel und in der Online-Finanzbranche alltäglich geworden. Bei korrekter Verwendung haben ein elektronisch signiertes Dokument und ein mit Kugelschreiber und Tinte unterschriebenes Dokument die gleiche Rechtsgültigkeit. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen den beiden und Regeln, die Unternehmen bei der Erstellung eines elektronisch zu unterzeichnenden Vertrags beachten müssen.

Anforderungen an eine elektronische Signatur

Bei der Vorbereitung eines elektronisch zu unterzeichnenden Vertrags oder eines anderen rechtsverbindlichen Dokuments müssen laut Adobe Sign die folgenden Regeln eingehalten werden, damit die Unterschrift gültig ist:

• Unterzeichnungsabsicht: Der Unterzeichner muss die klare Absicht zeigen, das Dokument zu unterzeichnen. Diese Absicht wird durch die elektronische Unterschrift, die Eingabe des Namens oder das Anklicken eines Akzeptanzfeldes zum Ausdruck gebracht.
• Zustimmung zur elektronischen Geschäftsabwicklung: Die Vereinbarung muss eine Klausel enthalten, aus der hervorgeht, dass alle beteiligten Parteien damit einverstanden sind, dass die Transaktion elektronisch abgewickelt wird.
• Aufbewahrung der Unterlagen: Die Vereinbarung muss für beide Parteien zugänglich bleiben und in der Form aufbewahrt werden, in der sie bei der Unterzeichnung vorlag. Diese Anforderung wird durch die nächste Regel leicht abgedeckt.
• Unterzeichnete Kopien: Beide Parteien sollten eine Kopie des unterzeichneten Dokuments erhalten. Die meisten Anwendungen für elektronische Signaturen senden diese automatisch.
• Opt-out-Klausel: Der Unterzeichner muss immer die Möglichkeit haben, die elektronische Unterzeichnung abzulehnen und stattdessen eine physische Kopie zu erhalten, die er persönlich unterschreibt und zurückschickt. Unternehmen sollten auf diesen Fall vorbereitet sein.

Sicherheit und Datenschutz bei elektronischen Signaturen

Seriöse Software für elektronische Signaturen enthält Sicherheitsmaßnahmen, um die Legitimität einer Vereinbarung zu gewährleisten und Betrug zu verhindern. Verschiedene Programme bieten unterschiedliche Formen der Authentifizierung, um sicherzustellen, dass der Unterzeichner auch wirklich der ist, für den er sich ausgibt. Die beste Sicherheit erhalten Sie, wenn Sie ein Programm wählen, das mehrere Formen der Authentifizierung zulässt. Eine weitere gängige Sicherheitsmaßnahme ist die Implementierung einer digitalen Signatur zusammen mit der elektronischen Signatur.

„Digitale Signaturen basieren auf der Kryptographie mit öffentlichem/privatem Schlüssel und werden in einer Vielzahl von Sicherheits-, E-Business- und E-Commerce-Anwendungen eingesetzt“, so Rahim Kaba, Vice President of Product Marketing bei OneSpan. „Wenn sie innerhalb einer Anwendung für elektronische Signaturen verwendet werden, sichert die Verschlüsselung der digitalen Signatur die elektronisch signierten Daten. Wenn ein elektronisch signiertes Dokument in irgendeiner Weise verändert oder manipuliert wird, erkennt die digitale Signaturtechnologie dies und macht das Dokument ungültig.“

Während digitale Signaturen verwendet werden, um Manipulationen zu verhindern, können Prüfpfade verwendet werden, um die Legitimität eines Dokuments zu bestätigen. Prüfpfade sind in die Dokumente eingebettete Protokolle mit Informationen darüber, wer, in welcher Reihenfolge, wann und wo unterzeichnet hat.

Optionen für E-Signatur-Software

DocuSign

DocuSign ist eine einfache, aber effektive E-Signatur-Software mit vielen verschiedenen Anwendungen. Die Benutzer können ihre elektronische Unterschrift am Anfang des Dokuments eingeben und sie bei Bedarf wiederholen.

Die Software ermöglicht es Ihnen auch, eine bestimmte Anzahl von Dokumenten in der Cloud zu speichern, so dass Sie jederzeit auf alles zugreifen können, was Sie brauchen. Sie können Dokumente über DocuSign per E-Mail an die erforderlichen Parteien senden, und es gibt auch ein Gmail-Add-on für eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu senden und zu empfangen. Für sensible Dokumente können Sie eine SMS- oder E-Mail-Bestätigung verlangen.

DocuSign ist eine großartige Lösung für einfache Verträge, die nicht notariell beglaubigt oder persönlich unterzeichnet werden müssen. Es gehört zu den beliebtesten E-Signatur-Software auf dem Markt und verfügt über eine saubere, leistungsstarke Schnittstelle, die für verschiedene Szenarien geeignet ist.

Adobe Sign

Adobe Sign macht das Unterschreiben von offiziellen Dokumenten schnell und einfach. Es unterstützt zwei verschiedene Arten von Signaturen, die für unterschiedliche Zwecke effektiv sein können: elektronische Signaturen und digitale Signaturen.

Elektronische Signaturen sind eher einfach. Sie eignen sich für einfache Verträge und ermöglichen eine schnelle Überprüfung durch eine generierte Unterschrift. Digitale Signaturen weisen eine stärkere Verschlüsselung auf und erfordern, dass der Unterzeichner einen Authentifizierungsprozess durchläuft. Sie eignen sich besser für Dokumente, die ein zusätzliches Maß an Sicherheit benötigen.

Adobe ist einfach zu bedienen und erzeugt effektiv vertrauenswürdige elektronische Signaturen. Die Benutzeroberfläche ist im Vergleich zu DocuSign etwas starr, aber Adobe ist besser für wichtige Dokumente geeignet, die besondere Sorgfalt erfordern.

Digitale Signaturen sind zeitsparend und gesetzlich anerkannt, solange Sie die Anforderungen und Richtlinien für die Verwendung befolgen. Die führenden Marken für elektronische Signaturen helfen Ihnen, diese Regeln zu befolgen und Ihre Verträge und anderen Dokumente sicher zu halten.

„Die Dokumenten- und Signatursicherheit ist das Herzstück jedes elektronisch unterzeichneten Vertrags oder Dokuments“, so Kaba.