Die vier grundlegenden Jahresabschlüsse sind die Gewinn- und Verlustrechnung, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Aufgrund der Komplexität der Kapitalflussrechnung finden Sie Informationen zu dieser Aufstellung in einem separaten Beitrag. Unser Ziel hier ist es, ein grundlegendes Gefühl dafür zu bekommen, was in den einzelnen Aufstellungen enthalten ist und welchen Zweck sie erfüllen.
Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie eine Aufstellung beginnen, ist die Überschrift. Die Überschrift sagt dem Leser, was er oder sie vor sich hat. Die Überschrift für alle Bescheinigungen lautet wie folgt:
Name des Unternehmens
Name der Bescheinigung
Datum
Das Datum kann ein wenig knifflig sein, aber das werden wir im Zusammenhang mit den einzelnen Bescheinigungen besprechen.
Die Jahresabschlüsse müssen in einer bestimmten Reihenfolge erstellt werden:
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Bilanz
- Kapitalflussrechnung
Der Grund dafür ist, dass Sie die Informationen aus dem vorherigen Abschluss benötigen, um den nächsten zu vervollständigen. Sie werden den Informationsfluss anhand eines Beispiels sehen. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie jede Zahl aus der Summen- und Saldenliste nur einmal verwenden werden. Sobald eine Zahl verwendet wurde, wird sie nicht mehr verwendet. Beachten Sie, dass ich nicht geschrieben habe, dass Sie ein Konto, das Sie einmal verwendet haben, nicht wieder verwenden werden. Es gibt ein Konto, das auf zwei verschiedenen Auszügen verwendet wird. Kannst du erraten, welches?
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Aus dem Namen sollte man erkennen können, dass die Rechnung etwas mit dem Einkommen zu tun hat. Bei Einkommen denke ich an Einnahmen, aber wenn wir mit Unternehmen arbeiten, denken die meisten von uns bei Einkommen an den Gewinn. Einnahmen sind schön und gut, aber am Ende des Tages können wir Kleinunternehmer unsere Einnahmen nicht mit nach Hause nehmen, weil wir Ausgaben tätigen müssen. Eine andere Bezeichnung für die Gewinn- und Verlustrechnung ist „Gewinn- und Verlustrechnung“. Das Grundformat für die Gewinn- und Verlustrechnung ist Einnahmen – Ausgaben = Nettogewinn.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist wie ein Film, der uns alles erzählt, was in dem Unternehmen im Laufe des Jahres passiert ist. Sie enthält alle erzielten Einnahmen und alle entstandenen Ausgaben. Anhand des Zinsaufwands können wir erkennen, ob das Unternehmen zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres Geld geliehen hat. Anhand der Mietkosten können wir feststellen, ob das Unternehmen Eigentümer des von ihm genutzten Raums ist oder diesen gemietet hat. Hat das Unternehmen Angestellte? Schauen Sie nach dem Lohnaufwand. Die Gewinn- und Verlustrechnung deckt den gesamten Zeitraum ab, egal ob es sich um einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr handelt. Wenn Sie die Gewinn- und Verlustrechnung ausfüllen, sollte das Datum in der Überschrift daher Für den (Monat/Quartal/Jahr) bis (Datum) lauten. Bei Jahresabschlüssen, die für einen Zeitraum von einem Jahr erstellt werden, der am 31. Dezember 2013 endet, würde das Datum in der Gewinn- und Verlustrechnung Für das am 31. Dezember 2013 endende Jahr lauten.
Woher bekommen wir die Informationen für die Gewinn- und Verlustrechnung? Aus der Summenbilanz! Ich betrachte die Summen- und Saldenliste gerne als Grundstein für die Erstellung von Jahresabschlüssen. Hier ist die Bilanz, die in dem Beitrag verwendet wurde, in dem sie besprochen wurde.
Die Bilanz ist so aufgebaut, dass sie uns bei der Erstellung des Jahresabschlusses hilft. Beachten Sie, dass Einnahmen und Ausgaben zusammen aufgelistet werden, um die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung zu erleichtern.
Beachten Sie, dass wir in unserer Aufstellung die Einnahmen an erster Stelle aufgeführt haben. Wenn es mehrere Erlöskonten gäbe, würden wir sie alle auflisten und dann die Gesamteinnahmen ermitteln, wie wir es bei den Ausgaben getan haben. Wir haben dann unsere Formel „Einnahmen – Ausgaben = Nettoeinkommen“ verwendet, um die Aufstellung zu vervollständigen.
Denken Sie daran, dass dies eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung ist. Es gibt kompliziertere Formate für die Gewinn- und Verlustrechnung, aber dies ist die Grundlage für alle Gewinn- und Verlustrechnungen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung hilft uns, den Saldo des Gewinn- und Verlustkontos zu aktualisieren. Sie werden feststellen, dass wir in diesem Prozess keine einzige Journalbuchung in den Gewinnrücklagen vorgenommen haben. Wir werden die einbehaltenen Gewinne in Buchungen verwenden, wenn wir Abschlussbuchungen besprechen. Da wir keine Einträge in die Gewinnrücklagenkonten vorgenommen haben, ist der aktuelle Saldo des Kontos der Saldo des letzten Jahres. Er ist noch nicht aktualisiert worden, um die Änderung für dieses Jahr widerzuspiegeln. Die Gewinnvortragsrechnung ist der erste Schritt zur Aktualisierung dieses Saldos.
Der Gewinnvortrag ist der Betrag des Gewinns, den das Unternehmen im Laufe der Jahre, in denen es tätig war, einbehalten hat. Jedes Jahr erwirtschaftet das Unternehmen Gewinne, die auch als Reingewinn bezeichnet werden. Ein Teil dieses Gewinns kann in Form von Dividenden oder Ausschüttungen an die Eigentümer ausgezahlt werden. Die Differenz zwischen dem Jahresüberschuss und den Ausschüttungen an die Anteilseigner ist der Betrag, der zu den früheren Gewinnrücklagen addiert wird. Daher lautet das Format für die Aufstellung der Gewinnrücklagen:
Anfangsbestand, Gewinnrücklagen (aus der bereinigten Summenbilanz)
Plus: Jahresüberschuss
Minus: Dividenden oder Ausschüttungen
Entspricht: Endsaldo, Gewinnrücklagen
Der Reingewinn wird aus der Gewinn- und Verlustrechnung entnommen und die Dividenden oder Ausschüttungen werden aus der Summenbilanz entnommen.
Bei unserer Summenbilanz sind die von uns benötigten Posten blau hervorgehoben. In der Gewinn- und Verlustrechnung sehen wir, dass unser Nettoeinkommen 29.800 $ beträgt. Wir haben alles, was wir brauchen, um die Aufstellung zu vervollständigen.
Hinweis: Für das Datum in der Gewinn- und Verlustrechnung verwenden wir „Für das Jahr zum 31. Dezember 2013“, da die Gewinn- und Verlustrechnung in die Aufstellung einbezogen ist. Die Gewinnvortragsrechnung umfasst alle Veränderungen der Gewinnvorträge im Laufe des Jahres, genau wie die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Bilanz
Wenn Sie sich die Summenbilanz ansehen, werden Sie feststellen, dass die einzigen Konten, die wir nicht verwendet haben, Aktiva, Passiva und Eigenkapital sind. Das erinnert Sie hoffentlich an die Bilanzgleichung, die besagt: Aktiva = Passiva + Eigenkapital. Wir wissen, dass diese Gleichung immer ausgeglichen sein muss. Die Bilanz ist im Wesentlichen die Darstellung der Buchhaltungsgleichung. Im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung und der Gewinn- und Verlustrechnung, die uns die Geschichte des Jahres erzählen, ist die Bilanz eine Momentaufnahme der Salden am letzten Tag des Jahres. Sie ist eher mit einem Foto als mit einem Film zu vergleichen. Die Bilanz zeigt uns nicht alle Schwankungen der Salden während des Jahres. Sie zeigt uns nicht einmal die Höchst- und Tiefststände des Jahres. Sie zeigt uns buchstäblich nur den Saldo am letzten Tag. Wenn wir also das Datum für die Überschrift schreiben, geben wir nur den letzten Tag an. Für das von uns verwendete Beispiel würden wir „31. Dezember 2013“ schreiben. Das ist alles. Hier gibt es kein „Für das abgelaufene Jahr“, da es sich nicht um das gesamte Jahr, sondern nur um den 31. Dezember handelt.
Am Anfang des Beitrags habe ich erklärt, dass jede Erklärung etwas von der vorherigen Erklärung erfordert. Was brauchen wir von der Gewinnverwendungsrechnung? Was für ein Konto ist der Gewinnvortrag? Es handelt sich um ein Eigenkapitalkonto, was bedeutet, dass es in die Bilanz aufgenommen werden muss. Im ersten Abschnitt habe ich gefragt, ob Sie erraten können, welches Konto in mehreren Aufstellungen verwendet wird. Die Antwort lautet Gewinnrücklagen, die in der Gewinnrücklagenrechnung und in der Bilanz erscheinen. Nehmen Sie nicht den Gewinnvortragssaldo aus der Summenbilanz. Verwenden Sie den Endsaldo aus der Gewinnrücklagenrechnung.
Hier ist unsere grundlegende Bilanz:
Beachten Sie, dass die Gleichung ausgeglichen ist. Der Betrag in den Gewinnrücklagen ist der Betrag aus der Gewinnrücklagenrechnung und nicht aus der Summenbilanz. Dies ist eine einfache, nicht gegliederte Bilanz. Es gibt einige Bilanzen, die kurzfristige und langfristige Vermögenswerte, kurzfristige und langfristige Verbindlichkeiten und einen separaten Eigenkapitalteil ausweisen. Komplexere Formen der Bilanzen werden in späteren Beiträgen besprochen.
Hinweis: Wenn Ihre Bilanz nicht ausgeglichen ist, sind hier einige Dinge zu prüfen:
- Haben Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung nur Einnahmen und Ausgaben verwendet? Denken Sie daran, dass Sie eine Linie über Ihr erstes Ertragskonto ziehen können und alles, was unter dieser Linie liegt, in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen werden sollte. Nur die Posten unterhalb der Linie sollten in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen werden.
- Haben Sie bei der Aufstellung der Gewinnrücklagen die Dividenden/Ausschüttungen abgezogen?
- Haben Sie den Endsaldo der Gewinnrücklagen in Ihrer Bilanz verwendet?
Ein paar andere kurze Tipps, die Sie bei der Erstellung Ihrer Aufstellungen beachten sollten.
- Vorgezogene Ausgaben sind ein Vermögenswert, kein Aufwand. Sie werden in der Bilanz ausgewiesen!
- Aufgelaufene Abschreibungen sind ein Vermögensgegenstand, keine Verbindlichkeit. Sie wird von den Aktiva abgezogen!
- Nicht realisierte Einnahmen sind eine Verbindlichkeit, keine Einnahme. Sie werden in der Bilanz ausgewiesen!
Nutzen Sie Ihre Probebilanz als Leitfaden. Wenn Sie wissen, wo Sie die Konten trennen müssen, werden Sie viel seltener einen Fehler machen.
