Wenn zwei oder mehr Personen mit dem Ziel zusammenkommen, einen Konsens zu finden, besteht die Möglichkeit, dass sie dabei unterschiedliche Rollen einnehmen. Dieses Wechselspiel zwischen Einzelnen und der Gruppe bildet eine wichtige Grundlage für die Gruppendynamik.
In Sitzungen ist das Spielfeld nicht gleich. Sitzungsteilnehmer werden oft von anderen in der Gruppe beeinflusst. Mächtige Führungspersönlichkeiten, Teilnehmer mit persönlichen Vorurteilen (einschließlich kultureller Unterschiede) und überzeugende Persönlichkeiten können den Einzelnen oder die Gruppe unter Druck setzen und das Ergebnis der Besprechung beeinflussen.
Rollen in Besprechungen
Wenn die Gruppenmitglieder geschlossen denken und sich auf die Erreichung der Besprechungsziele konzentrieren, ist alles in Ordnung. Doch nicht jeder hält sich an die Regeln. Als Besprechungsleiter ist es hilfreich, die verschiedenen Rollen zu kennen, die in Besprechungen vorkommen, und die Akteure zu erkennen, die sie ausfüllen.
Erhaltungsrollen
Die Handlungen von Besprechungsteilnehmern mit Erhaltungsrollen sollen eine unterstützende Atmosphäre schaffen, die oft benötigt wird, wenn Spannungen entstehen – möglicherweise aufgrund einer ungelösten Meinungsverschiedenheit.
- Unterstützer, oft in Form von unterstützenden Kommentaren wie „Mary, das ist eine ausgezeichnete Idee“ oder „Ich sehe, dass Marketing und Vertrieb in mindestens drei der vier diskutierten Punkte übereinstimmen“, die Spannungen abbauen können.
- Gatekeeper, jemand, der eingreifen kann, wenn jemand das Gespräch an sich reißt oder wenn jemand zu schüchtern ist, um das Wort zu ergreifen, und einen Anstoß braucht. Es kann sein, dass die Grundregeln der Besprechung, oder zumindest die für das vorliegende Problem relevanten, neu formuliert werden müssen.
Aufgabenrollen
Aktionen der Besprechungsteilnehmer mit Aufgabenrollen helfen, die Besprechung voranzubringen.
- Initiator, der eine Aktion – eine Aufgabe oder ein Ziel – vorschlägt, wenn die Besprechung beginnt, oder wenn die Besprechung sich in einer Flaute befindet und einen Anstoß braucht.
- Informations-/Meinungssucher, der sich darauf konzentriert, Fakten, Ideen oder Meinungen von den Teilnehmern zu erfragen.
- Konsensprüfer, der prüft, ob die Gruppe mehr Diskussion braucht, bevor er zum nächsten Schritt übergeht.
- Klärungshelfer, der prüft, ob die Teilnehmer ein bestimmtes Thema oder eine Präsentation besser verstehen müssen.
- Zusammenfassende Person, die den bisherigen Verlauf zusammenfasst, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
Hindernde Rollen
Aktionen von Besprechungsteilnehmern mit hinderlichen Rollen sind dem Fortschritt der Besprechung abträglich. Alle wären ohne sie besser dran.
- Dominator, der zu viele Fragen stellt (was den allgemeinen Ablauf der Besprechung stört) und/oder am Mikrofon einfach zu langatmig ist.
- Unkonzentriert, der den Prozess behindert, indem er nicht vollständig anwesend ist und sich nicht beteiligt (ähnlich wie wenn nur die Hälfte der Menschen in einem Staat über ein Thema abstimmt – was zu einer verzerrten Vertretung führt).
- Degrader, der andere Teilnehmer oder deren Ansichten angreift.
- Hartnäckig, unkooperativ, hält den Fortschritt auf.
- Ablenkungsmanöver, Nebengespräche führen, die nicht nur die Sitzung für andere stören, sondern auch die Abgelenkten von der aktiven Teilnahme an der Gruppe ausschließen.
Rollen festlegen, um ein Gleichgewicht in der Gruppe herzustellen
Eine ausgezeichnete Möglichkeit, ein Gefühl für die Gruppendynamik zu bekommen, besteht darin, an einer Besprechung teilzunehmen, an der Sie nicht aktiv beteiligt sind. Es wird deutlich werden, wer sich bereitwillig meldet, wer sich zurückhält, wer unterbricht. Bestimmte Persönlichkeitsmerkmale, wie Selbstvertrauen und Ungeduld, werden sich von Anfang an zeigen.
Indem Sie sich die Typen der Teilnehmer sowie den allgemeinen Diskussionsverlauf notieren, wird schnell deutlich, wie eine Gruppensitzung durch Persönlichkeitsfaktoren beeinflusst werden kann, die als Teil der besten Praktiken für Besprechungen anerkannt und berücksichtigt werden sollten.
