Human Resources

Warum sind Background Checks vor der Einstellung an der University of Oregon erforderlich?

Die Universität führt berufsbezogene Background Checks vor der Einstellung durch, um ein sicheres und geschütztes Arbeitsumfeld zu gewährleisten, in dem Fakultätsangehörige, Mitarbeiter, Studenten, Ressourcen und Vermögenswerte der Universität geschützt werden, während gleichzeitig die Integrität und Vertraulichkeit der während der Überprüfung gesammelten Informationen gewahrt bleibt.

Kann ich meine Arbeit aufnehmen, bevor meine Zuverlässigkeitsüberprüfung abgeschlossen ist?

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung muss vor dem ersten Tag der Anstellung oder Beschäftigung an der Universität abgeschlossen sein. Ausnahmen von dieser Praxis müssen von der Abteilung für Talentakquise im Personalbüro genehmigt werden.

Für welche Positionen ist an der University of Oregon eine Zuverlässigkeitsüberprüfung erforderlich?

Die Universitätspolitik und die Tarifverträge besagen, dass Positionen auf der Grundlage einer Analyse des Zugangs und der Verantwortlichkeiten der Position als überprüfungspflichtig eingestuft werden.

Basierend auf der Annahme, dass die folgenden Kategorien einen oder mehrere der in der Richtlinie festgelegten Tests erfüllen, werden die folgenden Positionen vor der Einstellung einer kriminalpolizeilichen Hintergrundüberprüfung unterzogen:

• Tenure-Track- und Non-Tenure-Track-Lehrkräfte, einschließlich Pro-Tempore-, klinische (Praxisprofessoren) und Gastdozenten; Dozenten, Lehrbeauftragte und Bibliothekare sowie Dozenten, die in der Verwaltung tätig sind
• Post-Doktoranden und Stipendiaten
• Forschungsmitarbeiter/Assistenten
• Graduierte Mitarbeiter
• Klassifiziertes Personal
• Beamte der Verwaltung, einschließlich derjenigen, die vorübergehend oder befristet beschäftigt sind
• Führungskräfte

Werden alle Bewerber einer Zuverlässigkeitsüberprüfung unterzogen?

In den meisten Fällen wird eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nur bei den endgültigen Bewerbern und nur nach einem bedingten Einstellungsangebot durchgeführt. In informellen Angebotsschreiben, die vor Abschluss der Zuverlässigkeitsüberprüfung ausgestellt werden, wird der Bewerber darauf hingewiesen, dass das Angebot vom erfolgreichen Abschluss aller erforderlichen Zuverlässigkeitsüberprüfungen abhängt.

Gibt es Ausnahmen von der Forderung nach einer Zuverlässigkeitsüberprüfung in den oben genannten Kategorien?

Wenn die einstellenden Behörden der Meinung sind, dass eine bestimmte Position die in der Richtlinie festgelegten Tests nicht erfüllt, können sie sich an die Personalabteilung wenden, um eine weitere Analyse der Anforderungen für die Hintergrundüberprüfung für diese Position anzufordern.

Woher weiß ich, ob eine Hintergrundüberprüfung für die Position, für die ich mich interessiere, erforderlich ist?

Suchausschüsse für Tenure-Track-Fakultätsstellen informieren die Bewerber während des Auswahlverfahrens über die Anforderungen der Universität für Hintergrundüberprüfungen. Für alle anderen Stellen wird in den einzelnen Stellenausschreibungen eine Erklärung veröffentlicht, in der potenzielle Bewerber über das Erfordernis einer angemessenen berufsbezogenen Zuverlässigkeitsüberprüfung informiert werden.

Eine allgemeine Erklärung über die Zuverlässigkeitsüberprüfungsprozesse der Universität wird auf der Karrierewebseite (http://hr.uoregon.edu/jobs) veröffentlicht und dient als obligatorische Mitteilung an alle Bewerber.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind an der Universität von Oregon erforderlich?

Eine Standard-Hintergrundüberprüfung umfasst eine Überprüfung der Sozialversicherungsnummer, eine Überprüfung von Vergehen und Verbrechen in der Vergangenheit sowie eine Überprüfung des nationalen Sexualstraftäterregisters.

Zusätzliche Hintergrundüberprüfungen können für bestimmte Positionen auf der Grundlage von arbeitsbezogenen Erfordernissen erforderlich sein, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

• Überprüfung des Hochschulabschlusses: erforderlich für alle Positionen, bei denen ein Hochschulabschluss als Mindestvoraussetzung für die Einstellung angegeben wurde
• Kraftfahrzeugregister: erforderlich für Positionen, bei denen zu erwarten ist, dass eine Person regelmäßig ein Fahrzeug im Rahmen von Universitätsangelegenheiten fahren muss, unabhängig davon, ob es sich um ein universitätseigenes oder ein anderes Fahrzeug handelt. Hinweis: Diese Prüfung ersetzt nicht das Verfahren der Universität zur Erlangung einer Fahrerbescheinigung, aber der neu eingestellte Mitarbeiter kann die erhaltene Aufzeichnung zur Unterstützung des Antrags auf eine Fahrerbescheinigung verwenden.
• Credit History Check: Nur für Positionen mit weitreichender Befugnis, finanzielle Ressourcen der Universität zu binden, oder mit weitreichender treuhänderischer Verantwortung für finanzielle Ressourcen der Universität; oder wie gesetzlich vorgeschrieben, und je nach Bedarf für Positionen mit den folgenden Verantwortlichkeiten:
  • Umfassender und weitreichender Zugang zu persönlich identifizierenden Informationen über Studenten, Dozenten, Mitarbeiter, Alumni, Spender oder Forschungssubjekte;
  • Direkter Zugang zu und Umgang mit Bargeld und Bargeldäquivalenten (d.h.,
  • Öffentliche Sicherheit und Sicherheit auf dem Campus
  • Bitte beachten Sie, dass das Bundesgesetz die Diskriminierung aufgrund eines persönlichen Konkurses verbietet.
• Beschäftigungsüberprüfungen: Beachten Sie, dass Suchausschüsse verpflichtet sind, professionelle Referenzüberprüfungen durchzuführen, bevor sie ein bedingtes Beschäftigungsangebot unterbreiten. Beschäftigungsüberprüfungen können bei Bedarf auch durch den Anbieter von Hintergrundüberprüfungen durchgeführt werden.
• Lizenzüberprüfung: Bestätigung, dass der ausgewählte Kandidat oder Mitarbeiter über alle technischen/beruflichen Lizenzen verfügt, die für die Stelle erforderlich sind und vom Kandidaten in den Bewerbungsunterlagen oder im Suchprozess angegeben wurden, einschließlich der Überprüfung der Verfügung über diese Lizenzen
• Staats- oder Bundesgesetze oder -vorschriften, Berufsverbände, lizenzierende Stellen oder Vertragspartner können für bestimmte Personen zusätzliche Anforderungen an die Zuverlässigkeitsüberprüfung stellen (z. B. die Medicare-Ausschluss-/FACIS-Überprüfung). In diesen Fällen sollten die betroffene Person und die Abteilung die Notwendigkeit einer solchen Überprüfung mit dem Referat Talent Acquisition abstimmen.

Schließen strafrechtliche Verurteilungen mich von einer Beschäftigung an der Universität aus?

Nein. Das Vorliegen einer strafrechtlichen Verurteilung oder einer anderen Feststellung führt nicht automatisch zum Ausschluss aus dem Bewerberpool. Nicht alle strafrechtlichen Verurteilungen werden als berufsrelevant angesehen, und Entscheidungen über strafrechtliche Verurteilungen und Beschäftigung werden von Fall zu Fall getroffen. Verurteilungen werden von der Universität insoweit berücksichtigt, als sie sich auf die Eignung des Bewerbers für die Stelle beziehen, für die er sich beworben hat, und können auf der Grundlage der folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

• Art und Schwere der Straftat(en),
• Zeit seit der Verurteilung, Vollstreckung der Strafe oder sonstige Wiedergutmachung und
• Grad der Relevanz für die Stelle, für die der Bewerber in Betracht gezogen wird bzw. die der Arbeitnehmer innehat.

Es ist zu erwarten, dass es Positionen an der Universität gibt, von denen das öffentliche Vertrauen und der Ruf der Universität abhängen, und die Bewertung der Ergebnisse wird notwendigerweise diese Faktoren einbeziehen.

Bewerber haben das Recht auf Zugang zu den von der Universität überprüften Informationen über die Kreditwürdigkeit und/oder die strafrechtliche(n) Zuverlässigkeitsüberprüfung(en) und eine Beschreibung der Bewertung der Ergebnisse; eine Zusammenfassung dieser Rechte ist in der Genehmigung und Freigabe der Zuverlässigkeitsüberprüfung enthalten. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter der Telefonnummer 541-346-5512.

Die akademische Freiheit und die freie Meinungsäußerung sind für das akademische Leben von entscheidender Bedeutung. Verurteilungen, die sich auf die akademische Freiheit oder die Rechte des ersten Verfassungszusatzes beziehen, werden entsprechend der Bedeutung dieser Werte innerhalb der akademischen Gemeinschaft geprüft. Andere Verurteilungen werden auf der Grundlage der für die Bewertung aller Befunde definierten Faktoren geprüft (siehe Frage 8).

Was muss ich tun, um eine Zuverlässigkeitsüberprüfung für eine Einstellung zu genehmigen?

Finalisten für Stellen müssen die Universität ermächtigen, Zuverlässigkeitsüberprüfungen durchzuführen. Die Finalisten werden per E-Mail über die Notwendigkeit einer Zuverlässigkeitsüberprüfung benachrichtigt und erhalten ein Genehmigungs- und Offenlegungsformular.

Die Finalisten werden gebeten, Angaben zu ihrer Identität zu machen, einschließlich anderer verwendeter Namen, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum, Führerscheinnummer, alle Adressen der letzten sieben Jahre und Vorstrafen.

Wenn ich die geforderte Zuverlässigkeitsüberprüfung ablehne, kann ich dann an der Universität arbeiten?

Leider nicht. Bewerber, die an einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nicht in vollem Umfang teilnehmen oder unrichtige Angaben machen, werden für die Stelle nicht berücksichtigt. In diesem Fall wird keine Überprüfung des Hintergrunds durchgeführt, aber der Bewerber wird nicht weiter in Betracht gezogen.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung?

Untergrundüberprüfungen werden in der Regel innerhalb von drei Werktagen abgeschlossen. Einige Gerichtsbarkeiten, insbesondere an der Ostküste, benötigen möglicherweise mehr Zeit.

Bei Bewerbern, die im Ausland gelebt haben, kann je nach Dauer und Zweck ihrer Reise eine internationale Überprüfung erforderlich sein (z. B. müssen Studenten, die ein Semester im Ausland studiert haben, aber ihren ständigen Wohnsitz nicht gewechselt haben, möglicherweise keine internationale Überprüfung durchführen lassen). Die Bearbeitung internationaler Überprüfungen nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch.

Wie erfahre ich, ob ich die Zuverlässigkeitsüberprüfung erfolgreich abgeschlossen habe?

Die Einstellungsbehörden und die Ansprechpartner der Personalabteilung werden per E-Mail benachrichtigt, wenn die Bewerber die Zuverlässigkeitsüberprüfung erfolgreich abgeschlossen haben.

Wer ist für die Überprüfung des Ergebnisses der Zuverlässigkeitsüberprüfung und die Entscheidung über die Anstellung des Bewerbers an der Universität zuständig?

Die Personalabteilung ist mit der anfänglichen Bewertung der Ergebnisse beauftragt, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen über die Ergebnisse einheitlich getroffen werden und auf einer vertretbaren, arbeitsplatzbezogenen Analyse beruhen und die Art und den Kontext der Straftat berücksichtigen.

Wie werden Entscheidungen getroffen, wenn eine Zuverlässigkeitsüberprüfung einen Befund ergibt?

Wenn ein Befund vorliegt, wird der Zuverlässigkeitsbericht von der Personalabteilung auf der Grundlage der in Frage 8 dargelegten Kriterien geprüft. Die Personalabteilung benachrichtigt den Bewerber von einem Befund (Vorabinformation), gewährt ihm Zugang zum vollständigen Bericht und weist ihn auf seine Rechte gemäß dem FCRA hin. Die Personalabteilung bittet den Bewerber, zu bestätigen, dass der Bericht ihn betrifft, und fordert ihn auf, zusätzliche Informationen zur Prüfung vorzulegen.

Nach diesem Schritt trifft die Personalabteilung eine erste Entscheidung darüber, ob der Befund ausreichend arbeitsplatzbezogen ist, um eine Bewertung auf der nächsten Ebene anzustreben. Verfügt die Personalabteilung nicht über ausreichende Informationen über die Stellenanforderungen, um diese Entscheidung zu treffen, holt sie zusätzliche Informationen von der einstellenden Stelle ein. Wird festgestellt, dass der Befund im Wesentlichen arbeitsplatzbezogen ist, oder liegen keine ausreichenden Informationen vor, um eine solche Feststellung zu treffen, gibt die Personalabteilung eine Empfehlung zu dem Befund an den Propst (bei Lehrkräften mit oder ohne Tenure-Track-Status), an den VPRI (bei Lehrkräften in der Forschung ohne Tenure-Track-Status) oder an den Bereichsvizepräsidenten (bei Mitarbeitern) bzw. an die Beauftragten der in diesen Funktionen tätigen Personen. In der Empfehlung wird angegeben, ob der Ausschluss von der betreffenden Stelle auf der Grundlage der oben genannten Kriterien gerechtfertigt ist.

Wie werde ich benachrichtigt, wenn das bedingte Angebot aufgrund der Ergebnisse der Zuverlässigkeitsüberprüfung zurückgezogen wird?

Wenn die Entscheidung getroffen wird, das bedingte Stellenangebot zurückzuziehen, wird die Personalabteilung den Bewerber darüber informieren, dass er aufgrund der unbefriedigenden Ergebnisse einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nicht für die Stelle in Frage kommt, und ihm alle erforderlichen Mitteilungen gemäß dem Fair Credit Reporting Act und/oder anderen geltenden Gesetzen zukommen lassen, einschließlich des Rechts, den Bericht einzusehen und sich mit der/den Agentur(en) in Verbindung zu setzen, die die Ergebnisse der Zuverlässigkeitsüberprüfung geliefert hat/haben (Benachrichtigung über nachteilige Maßnahmen).

Wird meine Zuverlässigkeitsüberprüfung während meines gesamten Beschäftigungsverhältnisses an der Universität vertraulich behandelt?

Die im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung gesammelten Informationen werden als sensibel angesehen und dürfen nur an Personen weitergegeben werden, die diese Informationen benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Die Aufzeichnungen werden von der Personalabteilung der Universität gemäß dem Aufbewahrungsplan der Universität aufbewahrt.

Ich arbeite schon lange für die Universität und habe nie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung absolviert? Muss ich eine durchführen lassen, um meinen Arbeitsplatz zu behalten? Wie verhält es sich, wenn ich mich auf eine neue Stelle bewerbe oder eine Beförderung annehme?

Für derzeitige Angestellte ist bei Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses, die vom Angestellten initiiert werden (z. B. Bewerbung auf ein Auswahlverfahren oder Annahme einer neuen Stelle durch direkte Ernennung), eine Zuverlässigkeitsüberprüfung erforderlich, wenn die neue Aufgabe eine Zuverlässigkeitsüberprüfung erfordert oder die erforderliche(n) Überprüfung(en) zuvor nicht durchgeführt wurde(n). Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses, die von der Universität nach deren Ermessen veranlasst werden (z. B. Änderung der Arbeitsaufgaben, Versetzung auf eine neue Stelle, Teilnahme an einem Entlassungsprozess, direkte Ernennung über einen Wiedereinstellungspool), erfordern in der Regel keine Zuverlässigkeitsüberprüfung, es sei denn, die neue Stelle löst Anforderungen im Rahmen von Tarifverträgen oder Landes- oder Bundesgesetzen aus.

Die Universität behält sich auch das Recht vor, relevante Zuverlässigkeitsüberprüfungen von derzeitigen Mitarbeitern durchzuführen, wenn sie dafür angemessene Gründe hat. Einige Beispiele hierfür sind:

• Ein Vorfall am Arbeitsplatz hat sich ereignet
• Bei Selbstanzeige einer kriminellen Aktivität oder wenn die Universität über eine solche Aktivität informiert wird
• Bei Hinzufügung einer Neben- oder Zusatzaufgabe.

Informationen, die bei einer Hintergrundüberprüfung entdeckt werden, können als Grundlage für Disziplinarmaßnahmen gegen einen derzeitigen Mitarbeiter dienen. Die Zuverlässigkeitsüberprüfung eines Bewerbers, der auch ein aktueller Mitarbeiter ist, kann sich auf das Beschäftigungsverhältnis des aktuellen Mitarbeiters auswirken, insbesondere wenn keine vollständige Selbstauskunft vorliegt.

Ich bin ein aktueller Mitarbeiter der Universität und habe vor kurzem eine Zuverlässigkeitsüberprüfung absolviert, muss ich eine weitere Zuverlässigkeitsüberprüfung für meine Nebenbeschäftigung an der Universität absolvieren?

Wenn ein derzeitiger Mitarbeiter vor kurzem eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen hat und für eine Neben- oder Zusatzaufgabe in Betracht gezogen wird, für die eine Zuverlässigkeitsüberprüfung erforderlich ist, werden die Ergebnisse der Überprüfung auf ihre Relevanz für die Neben- oder Zusatzaufgabe überprüft.