Funktionen und Zielgruppe
Kurz für „Memorandum“, ein Memo ist eine Art von Dokument, das zur Kommunikation mit anderen in derselben Organisation verwendet wird. Memos (oder Memoranden) werden in der Regel für relativ kurze Mitteilungen von einer Seite oder weniger verwendet, aber auch informelle Berichte von mehreren Seiten können das Memo-Format verwenden.
Format
Memos zeichnen sich durch eine Kopfzeile aus, die die Zeilen DATUM, AN, VON und BETREFF enthält. Weitere Zeilen, wie CC oder BCC, können nach Bedarf hinzugefügt werden. Eine RE-Zeile („Reference“) kann anstelle von SUBJECT verwendet werden, was jedoch immer seltener vorkommt, da „RE“ aufgrund seiner Verwendung in E-Mails häufig mit „Reply“ verwechselt wird.
- DATE: Auflistung des Datums, an dem das Memo verteilt wird.
- TO: Geben Sie die Namen der Empfänger des Memos an. Bei mehreren Empfängern kann ein Gruppenname verwendet werden, z. B. „Alle Mitarbeiter“ oder „Mitglieder des Personalausschusses“.
- FROM: Geben Sie den Namen und die Berufsbezeichnung des Verfassers/der Verfasser an.
- SUBJECT: Betrachten Sie die SUBJECT-Zeile als den Titel des Memos. Machen Sie ihn so spezifisch, dass die Leser das Thema sofort erkennen können.
Diese Überschriften können doppel- oder einzeilig sein, und die SUBJECT-Zeile wird oft in Großbuchstaben geschrieben. Außerdem kann die Reihenfolge der Punkte variieren. Viele Organisationen haben ihre eigenen Stilvorgaben für diese Punkte. Wenn dies nicht der Fall ist, ist die oben aufgeführte Reihenfolge, d.h. der doppelte Zeilenabstand, die gebräuchlichste.
Der Text von Memos wird in der Regel im Blockformat verfasst, d.h. mit einzeiligen Zeilen, einem zusätzlichen Leerzeichen zwischen den Absätzen und ohne Einrückungen für neue Absätze. Wenn ein Bericht im Memo-Format jedoch einige Seiten lang ist, kann zur Verbesserung der Lesbarkeit ein doppelter Zeilenabstand verwendet werden.
Organisation
Professionelle Kommunikationsformen werden nach einer von zwei Strategien organisiert: Direkte und indirekte Gliederung.
- Die direkte Gliederungsstrategie stellt den Zweck des Dokuments im ersten Absatz (manchmal im ersten Satz) dar und liefert unterstützende Details im Hauptteil.
- Die indirekte Gliederungsstrategie beginnt mit relevanten, Aufmerksamkeit erregenden Details, die den Zweck des Dokuments nicht direkt angeben. Der Zweck wird im Hauptteil der Nachricht enthüllt, in der Regel zwischen unterstützenden Details.
Der direkte Ansatz wird für gute Nachrichten oder Routinekommunikation verwendet; der indirekte Ansatz wird für persuasive, Verkaufs- oder schlechte Nachrichten verwendet.
Ein direkt angegebener Zweck ist in guten Nachrichten oder Routinebotschaften willkommen, könnte aber in schlechten Nachrichten oder persuasiven Nachrichten als abrupt oder unsensibel angesehen werden. Wenn das Publikum für die Nachricht nicht empfänglich ist, ist es am besten, schrittweise auf den Zweck hinzuleiten.
In beiden Arten der Organisation werden Aktionsinformationen (wie Fristen oder Kontaktinformationen) oder eine höfliche Schlusserklärung in den letzten Absatz gestellt.
| Organisationsstrategie | Definition | Art des Dokuments |
Inhalt |
||
| Einleitung | Hauptteil | Abschluss | |||
| Direkt | Autor kommt schnell zum Ziel, manchmal schon im ersten Satz. | Verwendet für gute Nachrichten oder Routinekommunikation (Publikum ist aufnahmefähig oder neutral) | Zweck | Details | Handlungsinformationen oder höflicher Schluss |
| Indirekt | Der Autor baut allmählich auf den Zweck auf, der im Hauptteil genannt wird. | Verwendet für negative, überredende oder verkaufsfördernde Botschaften (Publikum ist nicht empfänglich) | Relevante, aufmerksamkeitsstarke Aussagen | Zweckangabe wird von Details umrahmt. | Handlungshinweise oder höflicher Schluss |
Beispiel für ein direktes Memo
Beispiel für ein indirektes Memo
Stil und Tonfall
Während Memo-Berichte und Strategie-Memos Beispiele für Dokumente sind, die einen formelleren Ton haben, haben die meisten Memos einen informellen, aber dennoch professionellen Stil. Memos richten sich an die Personen, mit denen der Verfasser zusammenarbeitet, so dass der Schreibstil in der Regel von einer Beziehung zu ihnen ausgeht (und damit von einem gewissen Mangel an Förmlichkeit); bedenken Sie jedoch, dass es sich um eine berufliche Beziehung handelt, was sich auch im Schreibstil niederschlagen sollte. Außerdem kann die Zielgruppe, wie bei allen Dokumenten am Arbeitsplatz, eine Vielzahl von Lesern umfassen, und Stil und Tonfall sollten für alle ihre Fach- und Autoritätsebenen angemessen sein.
| Zu informell | Zu formell, spießig, wortreich | Angemessene Balance |
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Gängige Situationen zum Verfassen von Memos
Memos werden in einer Vielzahl von Kommunikationssituationen am Arbeitsplatz verwendet, von der Dokumentation von Verfahren und Richtlinien bis hin zu einfachen Ankündigungen. Nachfolgend sind einige gängige Arten von Memos aufgeführt:
- Policies (changes and new)
- Instructions
- Procedures
- Announcements
- Trip reports
Distribution Medium
Memos können in Organisationen, in denen nicht alle Mitarbeiter Zugang zu E-Mail haben, manuell über Printmedien verteilt werden. Organisationen, die Zugang zu E-Mail haben, können Memos als Anhänge zu E-Mails verteilen.
In Organisationen, in denen E-Mail jeden Mitarbeiter (oder jeden Mitarbeiter in der Zielgruppe des Memos) erreicht, müssen die Verfasser entscheiden, ob sie ein Memo oder eine E-Mail-Nachricht senden, um ihre Informationen zu übermitteln. In solchen Fällen sollten die Verfasser drei Faktoren berücksichtigen: die Art der Nachricht, die Tiefe/Anzahl ihrer Details und die Wahrscheinlichkeit, dass sie zur leichteren Bezugnahme ausgedruckt wird. Diese Arten von Nachrichten sollten im Memo-Format verfasst und an eine E-Mail-Nachricht angehängt werden, damit sie schnell (und umweltfreundlich) verbreitet werden können:
- Nachrichten, die eine offizielle Ausstrahlung haben, wie z. B. neue Richtlinien oder Überarbeitungen von Richtlinien.
- Nachrichten, die viele Details enthalten (wie z. B. Anweisungen zur Kalibrierung eines komplizierten Geräts).
- Nachrichten, die außerhalb eines Computers nachgeschlagen werden müssen (was einen Ausdruck erforderlich macht). Druckexemplare von E-Mails verwenden in der Regel eine kleine Schrift, die schwer zu lesen ist.
*Einige Artikel werden in mehreren Genres und Disziplinen verwendet.
