Dies war eine Frage, als Office 365 Groups vor ein paar Jahren in die Welt kam und ist bis heute DIE GROSSE Frage geblieben. Wann sollten Sie nur eine SharePoint-Site erstellen und wann entscheiden Sie sich für eine Office 365-Gruppensite mit allem Drum und Dran?
Zunächst möchte ich den Unterschied zwischen einer normalen SharePoint-Site und einer Office 365-Gruppe erklären. Dann werde ich einige Richtlinien/Argumente für jede Option angeben. Hoffentlich hilft Ihnen das, die Debatte „Office 365 Groups oder SharePoint Team Sites“ zu klären.
Das hatten wir in SharePoint schon immer. Bis Office 365 Groups auf den Markt kam, war dies der einzige Ort, den wir für die Zusammenarbeit erstellen und nutzen konnten. Sites wurden für die Dokumentenverwaltung verwendet, aber man konnte sie auch mit anderen Webparts (Aufgabenliste, Kalender usw.) aufpeppen. Im Laufe des letzten Jahres hat eine klassische SharePoint-Site durch eine moderne Seitenerfahrung zusätzliche Liebe und eine Renaissance erfahren. Selbst wenn Ihr Intranet voller klassischer Seiten ist, können Sie diese leicht in moderne Seiten konvertieren.
Beispiel einer klassischen SharePoint-Seite
Beispiel einer modernen SharePoint-Seite
Office 365-Gruppe
Die Office 365-Gruppe ist, wie ich bereits dokumentiert habe, im Wesentlichen eine Sicherheits-/Mitgliedergruppe, die mit verschiedenen Office 365-Tools und -Anwendungen verbunden ist.
Hier ist, was Sie als Teil einer Office 365 Gruppe erhalten, wenn Sie eine erstellen:
- E-Mail-Verteilerliste (Outlook)
- Gruppenkalender (Outlook)
- Notiz-.(OneNote)
- Aufgabenverwaltung (Planner)
- Chat (MS Teams) – siehe Hinweis unten
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
Hinweis: Ein MS Team (Chat-App/Tool) wird nicht automatisch erstellt, wenn Sie eine Office 365-Gruppe erstellen. Sie müssen es manuell verbinden/erstellen, nachdem eine Office 365-Gruppe erstellt wurde. Es wird nur automatisch erstellt, wenn Sie ein neues Team aus MS Teams erstellen.
Mit einer Office 365-Gruppe ist die SharePoint-Website also nur ein kleines Teil des Puzzles. Alle diese Tools arbeiten Hand in Hand und sind gut integriert. Wenn Sie beispielsweise Dateien in MS Teams austauschen, werden diese in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint gespeichert (wobei für jeden Kanal innerhalb eines Teams automatisch ein Ordner erstellt wird).
So zurück zu der Frage, wann Sie eine SharePoint-Website und wann eine Office 365-Gruppe verwenden? Das hängt davon ab, mit wem Sie sprechen – es gibt hier keine richtige oder falsche Antwort. Ich habe einige Kunden, die nur Office 365-Gruppen erstellen (für jede Abteilung oder jedes Projekt). Ich bin immer noch der Meinung, dass „normale“ Websites (die nicht mit Office 365-Gruppen verbunden sind) ebenfalls ihren Platz haben. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Personalabteilung muss eine Mitarbeiterseite erstellen, um Richtlinien, Formulare usw. zu speichern. Hier ist wirklich keine soziale Komponente wie Planner oder Teams erforderlich, so dass eine gute alte Site ausreichen würde.
Wenn Sie andererseits ein Projekt verwalten müssen, könnte sich eine Office 365-Gruppe als bessere Alternative erweisen, da Sie neben der Dateispeicherung auch eine E-Mail-Verteilerliste, ein Aufgabentool usw. erhalten. – für den Fall, dass Ihr Projekt diese benötigt.
Nutzen Sie Office 365 Gruppen, wenn Sie….
- Schnelle und einfache Zusammenarbeit wünschen
- Informelle Besprechungsräume haben möchten
- Kurzfristige Miniprojekte haben
- Nicht mit der Verwaltung von SharePoint-Teamsites belastet werden möchten
- Nur einen Ort für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Links und Bildern benötigen und keine Tools für die soziale Zusammenarbeit benötigen
Hier ist ein Video, das ich ebenfalls zu diesem Thema erstellt habe.
