Procurement 101Purchase Requisition vs Purchase Order

Für jemanden, der mit dem Beschaffungswesen und dem Bestellwesen nicht vertraut ist, können die Begriffe „purchase orders“ und „requisitions“ (manchmal auch „purchase requisitions“ oder „order requisitions“ genannt) zunächst etwas verwirrend erscheinen. Beides sind Begriffe, die bedeuten, dass ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkaufen muss. Sie sind auch beide ein integraler Bestandteil des Purchase-to-Pay-Prozesses (auch P2P genannt), bei dem es darum geht, den Bedarf zu ermitteln, Bestellungen zu genehmigen und zu erteilen und schließlich die erhaltenen Lieferungen und fakturierten Rechnungen über einen 3-Wege-Abgleich abzustimmen.

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Wenn Bestellanforderungen und Bestellungen so viele Gemeinsamkeiten haben, wo liegt dann der Unterschied?

Einfach gesagt, werden aus Bestellanforderungen letztendlich Bestellungen, sobald diese genehmigt sind. Bestellungen werden an Lieferanten geschickt – nicht Bestellanforderungen.

Bestellungen sind ein Hinweis darauf, dass bestimmte Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens gekauft werden müssen. Sie werden von Unternehmensmitarbeitern verwendet, um denjenigen, die für die Beschaffung zuständig sind, mitzuteilen, welche Dinge sie benötigen. Bedarfsanforderungen sind interne Aufträge, d. h. sie gehen nie außerhalb des Unternehmens.

Bestellungen werden an Lieferanten oder Verkäufer geschickt, um die Absicht anzuzeigen, Waren oder Dienstleistungen zu kaufen. Unabhängig von der Größe oder Spezialisierung eines Unternehmens müssen Bestellungen in der Regel von einem Manager überprüft werden, bevor sie an einen Lieferanten gesendet werden, ähnlich wie bei Bestellanforderungen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Bestellanforderungen, wenn sie von den Mitarbeitern eingehen, intern von den Einkaufsabteilungen verwendet werden, um die zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen zu ermitteln, während Bestellungen ein Instrument sind, um diesen Bedarf zu decken, indem diese Einkäufe bei bestimmten Lieferanten getätigt werden.

Als Beispiel für eine grundlegende Kette von Ereignissen, die zur Versendung einer Bestellung führen, nehmen wir an, dass in einem Produktionsbetrieb ein bestimmtes Bauteil, das für die Herstellung seiner Produkte benötigt wird, wie z. B. Metallbolzen, knapp wird:

1. Ein Angestellter bemerkt dies und gibt, da er nicht für die Erstellung von Bestellungen zuständig ist, an, dass mehr Metallbolzen gekauft werden müssen, indem er dem Lagerleiter eine Bestellanforderung vorlegt.
2. Nach der Genehmigung legt der Lagerleiter die Bestellanforderung der Einkaufsabteilung zur zweiten Genehmigungsrunde vor.
3. Nach der Überprüfung der Ausgaben füllt der Einkaufsleiter die genehmigte Bestellung mit der in der Bestellanforderung angegebenen erforderlichen Menge an Metallbolzen auf. (Manchmal wird dieser Schritt durch die Einreichung einer Anfrage oder eines Angebots ersetzt, wenn der Einkäufer mit dem Lieferanten verhandeln will.)
4. In größeren Unternehmen kann die Bestellung sogar ein oder mehrere Male überprüft und genehmigt werden, bevor die endgültige Bestellung an einen Lieferanten gesendet wird.

Aber wie wichtig sind Bestellanforderungen bei der Erstellung eines Einkaufsprozesses?

Warum sind Bestellanforderungen notwendig?

Warum werden Bestellungen nicht sofort erstellt, wenn Waren und Dienstleistungen benötigt werden?

Das sind gute Fragen, und die Antworten können von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Einer der universellen Gründe ist, dass Bestellanforderungen ein wichtiger Faktor bei der Optimierung der Senkung der gesamten Einkaufskosten sein können. Bei einigen Unternehmen und Behörden ist die Einholung mehrerer Angebote von verschiedenen Lieferanten vor der Erstellung einer Bestellung erforderlich, um sicherzustellen, dass bei jeder Bestellung die besten Qualitätsprodukte und Preise erzielt werden.

Dies war jedoch nicht immer der Fall. Manche Unternehmen haben früher ganz auf Bestellanforderungen und Bestellungen verzichtet. Aber warum?

In der Vergangenheit, als es noch um kleinere Beträge ging, war der Verzicht auf Bestellanforderungen und Bestellungen zugunsten eines direkten Einkaufs mit der Firmenkreditkarte eine beliebte Methode, um Zeit zu sparen.

Mit der Einführung von E-Procurement und Online-Bestellsoftware sowie der Möglichkeit, Ausgaben rückwirkend zu erfassen, lassen sich nun auch kleinere Bestellungen und Einkäufe problemlos dokumentieren.

„Die Tage des unüberlegten Geldausgebens sind gezählt, da die Unternehmen neue, einfachere Möglichkeiten zur Verfolgung und Zentralisierung der von allen Mitarbeitern ihres Unternehmens getätigten Einkäufe nutzen.“ – Majdi Sleimen

Wenn die Geldbeträge auf den Bestellungen steigen, wird ein System zum Filtern der anfänglichen Bestellanforderungen und zur Genehmigung der endgültigen Bestellungen vor dem Versand für die Dokumentation unerlässlich, insbesondere bei größeren Ausgaben. Für Unternehmen, die jeden Monat eine große Anzahl von Bestellungen vornehmen, ist es ebenfalls eine Notwendigkeit, die Ausgaben zu kontrollieren, ohne den Arbeitsablauf zu behindern.

Um weiterhin Zeit zu sparen und gleichzeitig die Vorteile dieser Systeme zu nutzen, sind E-Procurement- und Online-Bestellsysteme zu einem beliebten Ansatz für die Abwicklung aller Schritte im Bestellprozess geworden, insbesondere in größeren Unternehmen.

Eine weitere großartige Interaktion zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen in einer Softwareumgebung ist die Möglichkeit, einzelne Bestellungen aus mehreren Bestellanforderungen zu erstellen – eine äußerst praktische Funktion für Unternehmen, die mit größeren Mengen von Bestellanforderungen zu tun haben.

Wollen Sie das Beste aus Bestellungen und Bestellanforderungen machen? Versuchen Sie es online.

Heutzutage werden die meisten Geschäfte online getätigt. Warum nicht auch Ihr Beschaffungsprozess?

Sind Sie es leid, an Ihren Schreibtisch gefesselt zu sein, dass Kaufdetails ohne Aufzeichnung geändert werden, dass Sie versuchen, den Überblick über Dutzende von Bestellanforderungen zu behalten, dass Sie Papierbögen zur physischen Unterzeichnung durch das Büro schicken und dass Sie versuchen, den Status jeder Bestellung manuell zu verfolgen? Warum nicht den Prozess mit einer Online-Beschaffungsplattform rationalisieren? Wenn sie digital abgewickelt werden, können Bestellanforderungen und Bestellungen genauso zeitsparend sein wie eine schnelle, einmalige Abbuchung von der Firmenkreditkarte, während Sie gleichzeitig die Vorteile strukturierter Genehmigungsketten, Dokumentationen und der Flexibilität, überall darauf zugreifen zu können, nutzen können.

Bevor Sie sich in den Purchase-to-Pay-Prozess stürzen, lohnt es sich, den Unterschied zu kennen:

Bestellungen sind interne Aufträge, die von Unternehmensmitgliedern verwendet werden, um einen Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens anzuzeigen.

Kaufaufträge sind externe Bestellungen, die an Lieferanten oder Verkäufer gesendet werden, um eine Verpflichtung zum Kauf dieser Produkte und Dienstleistungen auszudrücken oder zu bestätigen.

Auch wenn sie sich ähneln, spielen beide Begriffe eine entscheidende Rolle im Purchase-to-Pay-Prozess, der von den meisten Einkaufsabteilungen verwendet wird, und beide sind wesentliche Funktionen in modernen Online-Einkaufs- und Auftragsmanagementplattformen.

Die durchschnittliche Senkung der Einkaufskosten nach der Implementierung einer Beschaffungslösung liegt bei etwa 15 %, und die Zeit, die für das Ausfüllen von Bestellanforderungen benötigt wird, sinkt um bis zu 75 %.

Nachdem Sie nun den Unterschied zwischen Bestellungen und Bestellanforderungen kennen, können Sie beide bequem mit einer Online-Beschaffungsplattform abwickeln!

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