Qualitätsmanagement in Projekten – ein kurzer Leitfaden

Wenn Sie ein Projekt leiten, haben Sie immer die dreifache Einschränkung vor Augen. Wie können Sie den Umfang, den Zeitplan und die Kosten des Projekts kontrollieren?

Aber es gibt noch ein viertes Anliegen, das genauso wichtig ist und manchmal im Strudel des Projektmanagements vergessen wird, nämlich die Qualität.

Es spielt keine Rolle, ob Sie die besten Projektmanagement-Tools haben, jeden Meilenstein erreicht haben und das Projekt unter dem Budget abgeschlossen haben, wenn das Ergebnis nicht den Qualitätsstandards entspricht. Deshalb ist das Projektqualitätsmanagement so wichtig.

Was ist Projektqualitätsmanagement?

Das Projektqualitätsmanagement umfasst die Prozesse und Aktivitäten, die dazu dienen, die Qualität der Ergebnisse eines Projekts zu ermitteln und zu erreichen. Qualität kann jedoch ein schwer zu fassendes Wort sein.

Was ist Qualität? Wir könnten ewig über die „wahre“ Bedeutung von Qualität diskutieren und die sokratische Methode anwenden, um die vielen möglichen Bedeutungen zu erörtern, aber für das Projektmanagement ist die Antwort klarer definiert.

Qualität ist einfach das, was der Kunde oder die Interessengruppe von den Projektergebnissen erwartet. Indem die Definition an den Kunden oder Stakeholder gebunden ist, kann das Qualitätsmanagement einen engeren Fokus haben, was bedeutet, dass es seine Ziele eher erreicht.

Projektqualitätsmanagementkonzepte

Projektmanager beaufsichtigen die Implementierung eines Projektqualitätsmanagementplans. Der Hauptgedanke ist wiederum, ein Produkt oder eine Dienstleistung gemäß den Spezifikationen des Kunden oder der Interessengruppe zu liefern. Dazu muss man die Konzepte des Qualitätsmanagements kennen.

Kundenzufriedenheit

Ohne Kundenzufriedenheit kann es keine Qualität geben. Selbst wenn ein Ergebnis alle Aspekte dessen erfüllt, was der Kunde oder Stakeholder gefordert hat, aber der Prozess selbst nicht zufriedenstellend war, gibt es ein Problem.

Natürlich muss das Ergebnis den vereinbarten Anforderungen entsprechen, sonst ist das Projekt gescheitert, weil das Produkt des Projekts und das Management des Projekts nicht den Erwartungen des Kunden oder Stakeholders entsprochen haben.

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Deshalb bedeutet die Umsetzung der Qualitätskontrolle, dass Sie sowohl den Prozess als auch die Menschen managen müssen. Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Kunden oder Stakeholder, um sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Holen Sie ihr Feedback ein und stellen Sie sicher, dass Sie ihnen gegenüber völlig transparent sind, um spätere Probleme zu vermeiden.

Vorbeugung durch Inspektion

Qualität gibt es nicht zum Nulltarif. Die Qualitätskosten (COQ) sind die Kosten, die für die Behandlung von Problemen während des Projekts und nach dem Projekt für die Behebung von Fehlern anfallen. Sie werden in zwei Kategorien eingeteilt: Kosten der Konformität und Kosten der Nichtkonformität.

Die Kosten der Konformität können als präventive Kosten betrachtet werden. Diese Kosten beziehen sich in erster Linie auf die Ausbildung, den Dokumentationsprozess, die benötigte Ausrüstung und die Zeit, die benötigt wird, um die Qualität richtig zu machen. Weitere Kosten in diesem Zusammenhang können Tests, zerstörende Tests, Verlust und Inspektionen sein.

Die Kosten der Nichtkonformität beziehen sich auf interne Fehlerkosten. Diese bestehen darin, dass etwas nachgearbeitet oder sogar ganz verschrottet werden muss. Weitere Kosten können durch Haftungen, Garantieleistungen und entgangene Geschäfte entstehen.

Kontinuierliche Verbesserung

Dieses Konzept des Qualitätsprojektmanagements findet sich in Six Sigma und Total Quality Management (TQM) und ist vor allem im Konzept „Prevention Over Inspection“ zu finden.

Dieses Konzept ist, wie schon im Titel erklärt, ein fortlaufendes Bemühen um Verbesserungen der Ergebnisse im Laufe der Zeit. Ob durch kleine, schrittweise Änderungen oder durch große Änderungen, die Gelegenheit, Änderungen zu erkennen und anzugehen, ist immer gegeben.

Die Anwendung dieses Konzepts bedeutet auch, dass Sie alle auftretenden Probleme ständig überwachen und dokumentieren, so dass Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse bei der Verwaltung künftiger Projekte nutzen können. Auf diese Weise führen Sie ein effizienteres Projekt durch und werden Fehler wahrscheinlich nicht wiederholen.

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Wie man Qualitätsprojektmanagement einführt

Wenn Sie eine Vorstellung von den verschiedenen Konzepten haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für das Qualitätsmanagement eines Projekts einzuführen. Befolgen Sie dazu die folgenden drei Schritte.

Qualität planen

Ermitteln Sie zunächst die Anforderungen an die Qualität der zu liefernden Ergebnisse und die Art und Weise, wie das Projekt verwaltet werden soll. Vereinbaren Sie, wie dieser Prozess dokumentiert werden soll und wie diese Informationen bereitgestellt werden. Wird es regelmäßige Besprechungen, E-Mails usw. geben?

Der Plan wird diese Einzelheiten sowie Messgrößen zur Messung der Qualität während des Projektmanagements enthalten. Dazu gehört auch eine Qualitäts-Checkliste, in der Sie die während des Projekts zu erreichenden Punkte sammeln und organisieren.

Qualitätssicherung

Qualitätssicherung ist laut der American Society for Quality (ASQ) „die geplanten und systematischen Aktivitäten, die in einem Qualitätssystem durchgeführt werden, damit die Qualitätsanforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung erfüllt werden“

Nutzen Sie die Qualitätssicherung, um sich zu vergewissern, dass Ihre Prozesse tatsächlich dazu beitragen, dass die Projektleistungen den Qualitätsanforderungen entsprechen. Zwei Möglichkeiten, dies zu erreichen, sind eine Prozess-Checkliste und ein Projekt-Audit.

Qualitätskontrolle

Jeder Prozess braucht sozusagen einen Polizisten, der sicherstellt, dass die Regeln befolgt werden und die erwartete Qualität erreicht wird. Einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die geforderte Qualität der Arbeitsergebnisse erreicht wird, sind Peer Reviews und Tests.

Es ist wichtig, die Qualität der Arbeitsergebnisse während des Projektmanagementprozesses zu überprüfen, um die Arbeitsergebnisse anzupassen, wenn sie nicht den festgelegten Standards entsprechen. Dies kann am Ende des Projekts geschehen, aber es ist nicht so effizient, eine Wiederholung vorzunehmen, anstatt nachzubessern.

Der Prozess des Projektqualitätsmanagements

Der Prozess des Projektqualitätsmanagements beinhaltet viele Dinge, wie z.B. die Festlegung von Qualitätszielen, die Ihr Team erreichen soll, die Festlegung, wie diese Qualitätsziele gemessen werden sollen, und die Berichterstattung darüber. Projektmanagement-Tools können dabei hilfreich sein.

Verwendung von ProjectManager.com für das Qualitätsmanagement

ProjectManager.com verfügt über ein Dashboard, d.h. einen Bildschirm, auf dem Sie die Metriken für jeden Aspekt des Projekts einsehen können. Die Daten werden in der Regel in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken dargestellt, die dann weitergegeben oder für Präsentationen ausgedruckt werden können.

Die Daten für unser Dashboard werden in Echtzeit aktualisiert und bieten die genaueste Messung des Projektfortschritts. Dadurch kann schneller auf Qualitätsprobleme reagiert werden, und es ist weniger wahrscheinlich, dass sich solche Probleme zu solchen entwickeln, die das Projekt verzögern.

Online-Gantt-Diagramme für Qualitätsmanagementpläne

Online-Gantt-Diagramme erleichtern die Planung und Überwachung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement. Mit ProjectManager.com können Sie eine Aufgabenliste oder ein Arbeitsblatt hochladen, die dann sofort in eine Zeitleiste eingefügt werden.

Sie müssen lediglich die Dauer jeder Aufgabe hinzufügen und sie zuweisen. Natürlich können Sie unsere Gantt-Diagramm-Software auch verwenden, um Ihr Projekt schnell von Grund auf neu zu erstellen.

Unser Online-Gantt-Diagramm kann auch eine großartige Plattform für die Zusammenarbeit in Ihrem Team darstellen. Jede Aufgabe kann in der Regel mit unterstützenden Dokumenten, Bildern und anderen Dateien verlinkt werden und bietet einen Dialog, in dem die Teammitglieder über die Aufgabe sprechen und auftretende Probleme lösen können.

Anstatt alles mikromanagen zu müssen, werden die Teams, wenn sie die Möglichkeit zur Zusammenarbeit erhalten, die Probleme zuerst erkennen. Sie sind schließlich diejenigen, die an der Front des Projekts stehen. Sie können dann darauf reagieren oder Ihnen Bericht erstatten. Und mit Aufgabenlisten und Kanban-Boards kann Ihr Team seine Aufgaben so bearbeiten, wie es das für richtig hält.

Dank der vielfältigen Funktionen von ProjectManager.com kann die Qualität der Arbeitsergebnisse angegangen werden, bevor sie sich zu weit von ihrem Ziel entfernen. Die Qualität ist immer am Rande der Verschlechterung, so dass Online-Tools, die sofort aktualisiert werden, den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Projekt ausmachen können.

Qualität ist in jedem Projekt wichtig, und um sie zu gewährleisten, werden die richtigen Tools zur Überwachung des Qualitätsmanagements benötigt. ProjectManager.com ist eine cloudbasierte Software mit einem Echtzeit-Dashboard und einem Online-Gantt-Diagramm, die die Überwachung und Berichterstattung über die Qualität erleichtern. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.