Schlüsseldaten mit der bedingten Formatierung von Excel hervorheben

Wenn Sie ein Büro betreten, werden Sie wahrscheinlich einen Microsoft Excel-Benutzer finden. Es ist ein nützliches Werkzeug für die Unternehmensanalyse, wenn es richtig eingesetzt wird. Das Problem bei vielen Tabellenkalkulationen ist, dass alle Zellen gleich aussehen. Sie müssen nach den wichtigsten Informationen suchen. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie Zellen in Excel mit verschiedenen Methoden hervorheben können. (Laden Sie die Beispieltabelle im Abschnitt Ressourcen herunter.)

Dieses Szenario kommt häufig vor. Sie erhalten von jemandem ein Arbeitsblatt mit Hunderten von Datenzeilen, die alle gleich aussehen. Alles ist auf dieselbe langweilige Weise formatiert. Aber sind die Daten dieselben? Gibt es Zellenwerte, die sich von den anderen unterscheiden? Liegt etwas außerhalb des Durchschnitts? Das sind typische Fragen, die sich Benutzer stellen, wenn sie Tabellenkalkulationen öffnen.

Formatierung von Excel-Zellen auf der Grundlage von Bedingungen

Anstatt den Leser jede Zelle scannen zu lassen, können Sie die Software mit Hilfe der bedingten Formatierung einige Arbeit erledigen lassen. Damit kann Excel ein bestimmtes Format auf Zellen anwenden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Dies sind Regeln, die Sie definieren können.

Das Ziel ist es, wichtige Informationen hervorzuheben, damit Sie sie leichter finden können.

Excel übernimmt bereits einige dieser Aufgaben für Sie. Bei der Formatierung von Zahlen gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, negative Zahlen in Rot darzustellen. Dies ist ein Beispiel für ein vordefiniertes Format.

Das Programm ermöglicht Ihnen sogar, Formatierungsoptionen für einzelne Zellen oder Zeilen zu verwenden. Die einfachste Methode besteht darin, Excel die bedingte Formatierung anwenden zu lassen, wenn sie bestimmte Bedingungen oder Stellen erfüllt. Dabei wird die Methode „Zellwert ist“ verwendet.

Einige Beispiele für die Hervorhebung von Zellwerten sind:

• Eine rote Füllung anwenden, wenn der Wert kleiner als 50 ist
• Einen kursiven, fetten Schriftstil anwenden, wenn der Wert zwischen 70 und 90 liegt
• Eine grüne Schriftfarbe anwenden, wenn der Text „Montana“ enthält.“
• Hervorheben von Werten, die gleich 15 sind
• Gelbe Füllung für doppelte Werte
• Hinzufügen eines Pfeil-nach-oben-Symbols für Zellwerte über 10 %

Excel ermöglicht auch die Verwendung von Formeln für bedingte Formatierungen. Ein Vorteil von Excel-Formeln ist, dass Sie auf die Werte an anderer Stelle in Ihrem Arbeitsblatt verweisen können. Im folgenden Beispiel möchte ich, dass eine grüne Hintergrundfarbe angewendet wird, wenn der Wert in B2 größer ist als der Wert in C2.

Microsoft hat diese Funktion im Laufe der Jahre stark verbessert und gibt jetzt beliebte Beispiele vor, so dass Sie nicht mehr so oft auf Formeln zurückgreifen müssen. Nachfolgend finden Sie einige beliebte Beispiele.

So wenden Sie die bedingte Formatierung in Excel an

Das Hinzufügen einer neuen Formatierungsregel ist einfach. Der schwierigste Teil ist, herauszufinden, was Sie in Ihrer Tabelle hervorheben möchten. Es ist hilfreich, sich Gedanken über die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu machen und darüber, welche Aktionen sie ausführen könnte.

Beispiel 1: Hervorhebung von Zellen über einer bestimmten Zahl

Wenn Sie dem Beispiel folgen möchten, hier ist Beispiel 1 aus dem Beispiel-Arbeitsblatt. Ich werde ausgewählte Zellen hervorheben, wenn die Bevölkerung des Staates 2% der US-Bevölkerung übersteigt oder gleich ist.

1. Öffnen Sie die Beispieltabelle state-counts-cf.xlsx und klicken Sie auf die Registerkarte Beispiel 1.
2. Klicken Sie auf Zelle F2.
3. Markieren Sie die gesamte Spalte, indem Sie Strg + Umschalt + ↓ drücken.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Zellregeln hervorheben.
6. Wählen Sie aus dem Seitenmenü die Option Größer als…

1. Anpassen Sie den Wert im Feld Zellen formatieren, die Größer sind als:.

Hinweis: Excel füllt dieses Feld basierend auf den vorhandenen Werten der markierten Zellen aus.

1. Geben Sie den gewünschten Wert ein. In unserem Fall sind es 2,0 %. Excel beginnt, die Zellen für Sie zu markieren.
2. Klicken Sie auf das Dreieck mit dem Pfeil nach unten auf der Tastatur, um Ihre Farbauswahl zu treffen.

Hinweis: Sie können ein anderes Schema erstellen, indem Sie ein benutzerdefiniertes Format auswählen…

1. Klicken Sie auf OK.

Sie sollten nun Ihre Ergebnisse angezeigt bekommen.

Beispiel 2: Hervorhebung der 10 wichtigsten Einträge

Eine beliebte Anforderung ist es, die wichtigsten Einträge zu finden, egal ob es sich um eine bestimmte Anzahl oder einen Prozentsatz handelt. Dies ist ein Beispiel für eines der voreingestellten oder eingebauten Formate von Excel. Mit anderen Worten, Sie müssen keine spezifischen Werte eingeben, wie Sie es in Beispiel 1 getan haben. Diese Voreinstellungen orientieren sich an häufig gesuchten Elementen, wie z. B. den Top 10 oder unterdurchschnittlichen Leistungen. Der Vorteil ist, dass Sie nicht rechnen müssen.

In diesem Beispiel möchte ich die Top 10 Staaten nach US-Repräsentantenhaussitzen in Spalte D hervorheben.

1. Öffnen Sie die Beispieltabelle state-counts-cf.xlsx und klicken Sie auf die Registerkarte Beispiel 2.
2. Klicken Sie auf Zelle D2.
3. Markieren Sie die gesamte Spalte durch Drücken von Strg + Umschalt + ↓.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Bedingte Formatierung die Option Regeln oben/unten.
6. Wählen Sie im Seitenmenü die Option Top 10 Elemente…
7. Passen Sie im Dialogfeld Top 10 Elemente bei Bedarf die Anzahl oder das Farbschema an.
8. Klicken Sie auf OK.

Beispiel 3: Datenbalken statt Farbschattierung anzeigen

Eine weitere nützliche Option ist die Verwendung von „Datenbalken“. Dies ist eine weitere Art der Visualisierung, die Sie anwenden können. Ein Hauptunterschied zum Format „Datenbalken“ besteht darin, dass es auf allen Zellen angezeigt wird, anstatt eine bestimmte Bedingung zu erfüllen.

Standardmäßig behält Excel den Hintergrund der Textwerte bei. Ich finde, dass dies ablenkend wirken kann. In diesem Beispiel habe ich die %-Änderungsspalte dupliziert, aber Excel angewiesen, den Datenwert nicht in Spalte I einzufügen. Das Ergebnis ist nur der Datenbalken.

Das Datenbalkenformat funktioniert nicht mit allen Datentypen. Dies ist ein gutes Beispiel dafür, verschiedene Formate auszuprobieren, um zu sehen, was für Ihre Daten am besten funktioniert. Dies gilt insbesondere, wenn Sie negative Werte oder einen engen Bereich haben.

1. Öffnen Sie das Beispieltabellenblatt state-counts-cf.xlsx und klicken Sie auf die Registerkarte Beispiel 3.
2. Klicken Sie auf Zelle I2.
3. Markieren Sie die gesamte Spalte, indem Sie Strg + Umschalt + ↓ drücken.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Bedingte Formatierung die Option Datenbalken.
6. Wählen Sie im Seitenmenü die Option Weitere Regeln…

1. Kreuzen Sie im Abschnitt Regelbeschreibung bearbeiten: die Option Nur Balken anzeigen an.

1. Klicken Sie auf OK.

Beispiel 4: Hervorheben einer Zeile

Das Hervorheben von Ausreißerzellen ist großartig, aber manchmal, wenn Sie ein großes Arbeitsblatt haben, können Sie die farbigen Zellen nicht sehen, weil sie außerhalb des Bildschirms liegen. In solchen Fällen ist es hilfreich, die gesamte Zeile zu markieren. Auf diese Weise wissen Sie unabhängig davon, welche Spalten Sie betrachten, welche Zeilen wichtig sind. Dies funktioniert am besten, wenn Sie 1 bedingt haben.

Der entscheidende Unterschied ist, dass wir nicht eine Spalte, sondern das gesamte Arbeitsblatt hervorheben. So erhalten wir den Zeileneffekt.

1. Öffnen Sie die Beispieltabelle state-counts-cf.xlsx und klicken Sie auf die Registerkarte Beispiel 4.
2. Klicken Sie auf Zelle I2.
3. Markieren Sie alle Zeilen, indem Sie Strg +Umschalt + ↓ + → drücken.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“.
5. Wählen Sie „Neue Regel“ aus…
6. Wählen Sie im Modul „Formatierungsregel bearbeiten“ die Option „Eine Formel verwenden, um die zu formatierenden Zellen zu bestimmen“ aus.
7. In das Feld Werte formatieren, bei denen diese Formel wahr ist: geben Sie Ihre Kriterien ein.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren…, um Ihre Markierungsfarbe anzuwenden.
2. Klicken Sie auf OK, um Ihre Farbe zu übernehmen.

Im obigen Beispiel möchte ich jede Zeile hervorheben, in der der Wert in Spalte F (Prozent der US-Bevölkerung insgesamt) größer als 2 % ist. Die Farbe der Hervorhebung ist grün. Außerdem verwende ich einen gemischten Zellbezug, indem ich ein $-Zeichen vor F2 in die Formel einfüge.

outlined_flag Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die richtige Formel haben, können Sie sie immer in einer anderen Spalte testen. Ich könnte zum Beispiel in Zelle H2 diese Formel =$F2>20% eingeben. Die Zelle H2 würde entweder als WAHR oder FALSCH ausgewertet. Sie können die Formel dann in die Spalte kopieren, um sicherzustellen, dass Sie die erwarteten Ergebnisse erhalten.

1. Klicken Sie auf OK.

Finden Sie Ihre bedingten Formatierungsregeln

Manchmal erhalten wir eine Kalkulationstabelle, und Sie sehen markierte Zellen oder Zeilen. Aber… wo sind die bedingten Regeln, oder hat jemand diese Zellen manuell formatiert? Glücklicherweise bietet Excel eine Möglichkeit, die Regeln für die bedingte Formatierung zu sehen. Sie können die Beispieltabelle zum Nachvollziehen verwenden oder Ihre eigene verwenden.

1. Öffnen Sie Ihre Tabelle.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung.
3. Wählen Sie Regeln verwalten… aus dem Dropdown-Menü.

1. Wählen Sie im Manager für bedingte Formatierungsregeln Ihr Arbeitsblatt aus.
2. Klicken Sie auf OK.

Im obigen Beispiel können Sie die Regel sehen, die ich angewendet habe, um die Zeile hervorzuheben. Von hier aus können Sie eine Regel hinzufügen, die Regel bearbeiten oder löschen.

Tipps & Tricks

Dieser Artikel hat nur einige der Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie die bedingte Formatierung verwenden können. Am besten lernen Sie, indem Sie mit einigen Daten experimentieren, sei es mit Ihren eigenen oder mit dem Beispiel-Arbeitsblatt. Hier sind einige weitere Tipps für Sie:

• Sie können mehrere Regeln in derselben Spalte haben. So können Sie z. B. verschiedene Bereichswerte in unterschiedlichen Farben darstellen.
• Spielen Sie mit verschiedenen Formaten herum, um herauszufinden, welcher Typ für Ihre Daten am besten geeignet ist.
• Wenn Sie unerwartete Ergebnisse erhalten, prüfen Sie, ob mehrere Bedingungen ausgeführt werden und in welcher Reihenfolge. Möglicherweise müssen Sie die Reihenfolge ändern.
• Sie können Bereiche für Datenbalken festlegen. Wenn Sie z. B. eine Spalte „% vollständig“ haben, können Sie einen Bereich von 0 bis 1 festlegen.
• Sie können Regeln für die bedingte Formatierung mit der Option „Regeln löschen“ entfernen.
• Wenden Sie Ihre Regeln an, nachdem Sie Daten eingegeben haben. Manchmal werden doppelte Regeln erstellt, wenn Sie Zeilen einfügen.

Die bedingte Formatierung von Excel kann Ihre Tabellenkalkulationen nützlicher machen, wenn sie richtig eingesetzt wird. Man verschwendet keine Zeit mit der Suche nach wichtigen Änderungen oder der „Nadel im Heuhaufen“.“

Zusätzliche Ressource

• Anfängerhandbuch zu Excel XLOOKUP
• Wie man Excel VLOOKUP verwendet
• Wie man die IF-Funktion verwendet in Excel
• Wie man eine Excel-Pivot-Tabelle erstellt

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