Was ist eine Convenience Fee und können Sie Ihren Kunden eine solche in Rechnung stellen?

Wenn Sie ein Unternehmen führen, wissen Sie, dass jeder Cent zählt, insbesondere bei einem möglichen wirtschaftlichen Abschwung wie dem durch die COVID-19-Pandemie verursachten. Im Moment prüfen Sie wahrscheinlich jeden Aspekt Ihres Betriebs, um zu sehen, wo Sie Geld einsparen oder einige der Kosten des Geschäftsbetriebs ausgleichen können.

Wenn Ihr Unternehmen Kreditkarten verwendet, dann wissen Sie, dass Ihnen für jede Zahlung mit einer Karte eine Gebühr berechnet wird. Sie müssten diese Gebühren nicht zahlen, wenn der Kunde in bar oder mit einem Scheck bezahlt hätte, aber da wir uns auf eine bargeldlose Gesellschaft zubewegen, könnten Sie sich gezwungen sehen, Kreditkartenzahlungen anzunehmen.

Es gibt einen sicheren Weg für Händler, die Kreditkartengebühren wieder hereinzuholen, und zwar indem sie die Kosten an die Kunden weitergeben, entweder über Aufschläge oder Bequemlichkeitsgebühren. Wir haben bereits einen Artikel über Aufschläge veröffentlicht, daher konzentriert sich dieser Artikel auf Bequemlichkeitsgebühren.

Was ist eine Bequemlichkeitsgebühr?

Eine Bequemlichkeitsgebühr ist ein Betrag, den Sie auf den Kaufpreis aufschlagen; der Kunde zahlt diese Gebühr als Gegenleistung dafür, dass er eine bequemere Zahlungsmethode verwenden kann. Wichtig ist, dass der Kunde immer die Möglichkeit hat, eine andere Standardzahlungsmethode zu wählen, für die keine zusätzliche Gebühr erhoben wird. Die Gebühr hat technisch gesehen nichts mit der Annahme von Kreditkarten zu tun. Sie soll dem Händler helfen, die zusätzlichen Kosten für die Einrichtung eines neuen Zahlungskanals wieder hereinzuholen.

Ein Beispiel: Kinos verkaufen ihre Karten normalerweise an der Abendkasse. Die Kunden können mit Kreditkarte bezahlen, und diese Kosten werden als Geschäftskosten übernommen. Der Kinobesitzer kann jedoch eine alternative Möglichkeit zum Kauf von Eintrittskarten anbieten – über den Online-Verkauf -, bei der die Kunden mit einer Kreditkarte bezahlen müssen. Das Kino kann dann eine Gebühr für den Online-Kauf erheben, weil diejenigen, die diese Gebühr nicht zahlen wollen, immer noch persönlich an der Kinokasse kaufen können.

In der Praxis werden Gebühren am häufigsten für Zahlungen wie Versorgungsleistungen, Miete, Schulgeld, staatliche Gebühren (z. B. Kfz-Zulassungsgebühren) und sogar Steuern erhoben. Alle diese Gebühren sind in der Regel traditionell per Scheck oder persönlich zu zahlen, so dass die Online-Zahlung mit einer Kreditkarte ganz offensichtlich eine zusätzliche Erleichterung darstellt.

Es gibt Regeln dafür, wie Sie eine Bearbeitungsgebühr erheben können, und sie unterscheiden sich bei jeder Karte. Visa hat die gründlichsten Richtlinien zu diesem Thema, während Discover und American Express eher vage sind und sich auf umfassendere Regeln stützen, die dafür gelten, wie Händler Kartenzahlungen akzeptieren. Im Folgenden erläutern wir diese Regeln und zeigen Ihnen, wie Sie eine Bearbeitungsgebühr richtig berechnen.

Zunächst sollten wir jedoch den Unterschied zwischen Bearbeitungsgebühren und Aufschlägen klären.

Bearbeitungsgebühr vs. Aufschläge

Wie in der Einleitung erwähnt, ist ein Kreditkartenaufschlag eine weitere Möglichkeit, Kreditkartengebühren auszugleichen. Ein Aufschlag ist nicht dasselbe wie eine Bearbeitungsgebühr, obwohl sie oft miteinander verwechselt werden.

Im Allgemeinen wird ein Aufschlag auf den regulären Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben, wenn ein Kunde mit einer Kreditkarte bezahlt. Er kann auf alle Kreditkartenzahlungen für eine bestimmte Karte oder auf bestimmte Produktkategorien erhoben werden. Sie brauchen keine primären oder sekundären Zahlungskanäle, um Aufschläge zu erheben, was die Sache etwas vereinfacht. Allerdings sind Zuschläge nicht in allen Staaten zulässig. Die Regeln für Zuschläge sind komplex. Sprechen Sie daher mit Ihrem Kreditkartenanbieter, um sicherzustellen, dass Sie alle Regeln einhalten, bevor Sie diese Gebühr erheben.

Wir haben einen guten Artikel über Zuschläge – was sie sind und wie man sie einführt -, also lesen Sie den Artikel unbedingt, wenn Sie Ihre Optionen abwägen.

Wie man (richtig) Gebühren erhebt

Wenn Sie eine Bearbeitungsgebühr erheben wollen, müssen Sie dies auf die richtige Weise tun. Jedes Kreditkartenunternehmen hat seine eigenen Regeln, und alle empfehlen den Händlern, mit ihrem Kartenakquisiteur zu sprechen, wenn sie eine Bearbeitungsgebühr erheben wollen. Es scheint, dass Sie den genauen Betrag, den Sie erheben können, nur in Absprache mit Ihrem Kreditkartenunternehmen herausfinden können. Im Folgenden gehen wir die Regeln von Visa, Mastercard, Discover und American Express durch, damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, was Sie tun müssen, um eine Bearbeitungsgebühr zu erheben.

Visa

Auf der Website von Visa heißt es:

In bestimmten Ländern, z. B. Russland, den USA und einigen Ländern in Asien, ist es einem Händler gestattet, dem Kunden eine Bearbeitungsgebühr zu berechnen. Dabei muss es sich um eine Pauschalgebühr handeln (kein Prozentsatz des Transaktionsbetrags), die klar ausgewiesen werden muss und eine Zahlung für die Bequemlichkeit der Zahlung über einen alternativen Zahlungsweg (z. B. online) darstellt, der sich von dem normalen Zahlungsweg des Händlers unterscheidet (z. B. Versand eines Schecks per Post oder persönliche Zahlung).

Die Einzelheiten der Visa-Regeln für Bequemlichkeitsgebühren sind in den Visa-Grundregeln und den Visa-Produkt- und Dienstleistungsregeln auf der Website von Visa zu finden. Abschnitt 5.6.2 befasst sich mit Convenience Fees und wurde zuletzt im Jahr 2020 geändert.

Wenn Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, sind hier einige wichtige Punkte zu beachten, wenn Sie eine Convenience Fee für Visa-Karten einführen:

• Kann nur online erhoben werden.
• Die Gebühr darf nicht erhoben werden, wenn Sie ein reiner Online-Händler sind (wenn dies der Fall ist, sollten Sie einen Aufschlag in Betracht ziehen).
• Sie muss deutlich ausgewiesen werden und dem Karteninhaber die Möglichkeit geben, die Zahlung vor der Zahlung zu stornieren.
• Die Gebühr muss im Gesamtbetrag der Transaktion enthalten sein und darf nicht gesondert berechnet werden.
• Gilt für alle im Zahlungskanal akzeptierten Zahlungsarten.
• Die Gebühr muss ein Pauschal- oder Festbetrag sein, unabhängig vom Wert der fälligen Zahlung.
• Kann nicht für wiederkehrende Transaktionen oder Ratenzahlungstransaktionen berechnet werden.
• Kann nicht sowohl eine Bequemlichkeitsgebühr als auch einen Aufschlag berechnen.

Wenn Sie eine Bearbeitungsgebühr für Visa-Karten erheben möchten, empfehlen wir Ihnen, Abschnitt 5.6.2 der Visa-Regeln zu lesen und mit Ihrem Verarbeiter zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen sind und statt einer Bearbeitungsgebühr eine Servicegebühr erheben möchten, lässt Visa solche Gebühren für einige MCC-Codes zu. Da sich dieser Artikel nur auf die Bequemlichkeitsgebühren konzentriert, werden wir nicht näher auf die Servicegebühren eingehen. Wenn Sie eine solche Gebühr einführen möchten, sollten Sie sich die Anforderungen an Servicegebühren in Regel 5.6.3 ansehen und mit Ihrem Verarbeiter sprechen.

Mastercard

Die Regeln von Mastercard für Bequemlichkeitsgebühren sind etwas schwer zu finden. Es scheint, dass Mastercard zwar Gebühren zulässt, aber nur für staatliche Einrichtungen und Bildungseinrichtungen. Konkret sind Gebühren nur in Verbindung mit folgenden Zahlungsarten zulässig:

• Grundschulgeld und von der Schule gesponserte Unterkunft und Verpflegung für Grundschulen, weiterführende Schulen, Hochschulen, Universitäten und Berufsschulen.
• Regierungs- und Gerichtsgebühren, Kosten und Bußgelder, einschließlich Unterhalts- und Kindergeldzahlungen.
• Kommunale, staatliche und bundesstaatliche Steuern.

Es gibt einige zusätzliche Regeln im Rahmen des Mastercard Convenience Fee Program. Dazu gehören:

• Wenn Sie eine Bearbeitungsgebühr für American Express, Discover und Visa erheben, müssen Sie Mastercard genauso behandeln wie diese anderen Karten.
• Es gibt zusätzliche elektronische Datensicherheitsstandards, die Sie möglicherweise einhalten müssen.
• Der Karteninhaber muss über die zusätzliche Gebühr informiert werden und die Möglichkeit haben, diese Art der Zahlung abzulehnen.

Schließlich empfiehlt Mastercard, die Gebühr getrennt von der eigentlichen Zahlung zu berechnen. Dies ist das Gegenteil der Forderung von Visa. Glücklicherweise ist dies keine zwingende Vorschrift.

Wenn Sie eine Regierungs- oder Bildungseinrichtung sind und eine Bearbeitungsgebühr für Mastercard-Zahlungen erheben möchten, wenden Sie sich an Ihren Acquirer und arbeiten Sie mit ihm an den Details.

American Express

American Express scheint keine Richtlinie zu Bearbeitungsgebühren zu haben, verbietet seinen Händlern aber auch nicht, diese zu erheben (siehe Abschnitt 3.3 des American Express Merchant Reference Guide-U.S., zuletzt aktualisiert im April 2019). Es scheint, dass Sie eine Convenience Fee erheben können, solange:

• Die Gebühr entspricht der Definition einer Convenience Fee (im Gegensatz zu einem Aufpreis),
• Sie diskriminieren nicht die Verwendung der American Express Karte (Abschnitt 2.3, fünfter Aufzählungspunkt), und
• Sie legen die Gebühr gegenüber dem Karteninhaber offen und geben ihm die Möglichkeit, sie zu widerrufen.

Am sichersten ist es, mit Ihrem Kreditkartenakquisiteur zu sprechen, wenn Sie American Express in Ihr Gebührenprogramm aufnehmen wollen. Aber solange Sie die Anforderungen von Visa erfüllen, sollten Sie auch die von American Express erfüllen.

Discover

Wie American Express scheint auch Discover keine Regeln für Bearbeitungsgebühren zu haben. Auf der Website von Discover gibt es einen undatierten Artikel über das Bezahlen von Steuern mit einer Kreditkarte, in dem es auch um Bearbeitungsgebühren geht. Der Artikel besagt, dass Sie Ihre Steuern mit einer Discover-Karte bezahlen können, aber in der Regel eine prozentuale oder pauschale Bearbeitungsgebühr zahlen müssen.

Da es keine klaren Regeln für Bearbeitungsgebühren gibt, bleibt nur Abschnitt 2.4 der Discover Merchant Operating Regulations R11.1. Diese Vorschrift verpflichtet den Händler, die Verwendung der Discover-Karte nicht zu diskriminieren, ähnlich wie bei American Express. Wenn Sie für Visa keine Bequemlichkeitsgebühr erheben, aber eine für Discover, würden Sie gegen diese Regel verstoßen.

Wenn Sie die Visa-Regeln anwenden und nur die Discover-Karte als Zahlungsoption hinzufügen, sollten Sie die Anforderungen von Discover für Bequemlichkeitsgebühren erfüllen. (Beachten Sie, dass wir die Merchant Operation Regulations auf der Website von Discover nicht finden können, so dass wir nicht überprüfen können, wie aktuell die Regel ist. Bitte überprüfen Sie die Einhaltung der Bestimmungen mit Ihrem Zahlungsdienstleister.)

ACH-Zahlungen

Wir haben in der Vergangenheit Fragen dazu gestellt, ob man für ACH-Zahlungen eine Gebühr verlangen kann. Für diese Aktualisierung haben wir einige Zeit damit verbracht, diese Frage zu untersuchen, konnten aber keine endgültige Antwort finden. Die meisten ACH-Zahlungen laufen über das von Nacha betriebene ACH-Netzwerk. Im Gegensatz zu den Kreditkartennetzwerken hat Nacha jedoch keine Hinweise zu den Bearbeitungsgebühren gegeben. Soweit wir wissen, können verschiedene einzelstaatliche und bundesstaatliche Gesetze (wenn Sie in den USA leben) die Gebühren für ACH-Zahlungen regeln. Das bedeutet, dass die Regelung möglicherweise nicht einheitlich ist.

Wenn Sie eine Gebühr für ACH-Zahlungen erheben möchten, empfehlen wir Ihnen, mit Ihrem Dienstleister zusammenzuarbeiten. Dieser hat möglicherweise Vorschläge für bewährte Praktiken, die Sie befolgen können, damit Sie keine Probleme mit den Gesetzen der einzelnen Bundesstaaten bekommen.

Wie Sie eine Mitteilung über die Erhebung einer Kreditkarten-Convenience-Gebühr anbringen

Wie bereits erwähnt, hat Visa die detailliertesten Anforderungen für Convenience-Gebühren, so dass die Befolgung der Visa-Regeln die Regeln anderer Kartennetze erfüllen sollte. Im Allgemeinen gibt es in den Ländern, in denen eine Bearbeitungsgebühr zulässig ist (USA, Asien-Pazifik), keine strengen Anforderungen an den Wortlaut des Hinweises selbst. Für Russland schlägt Visa jedoch folgende Formulierung vor, wenn die Gebühr an einem Terminal erhoben wird:

Gebührenhinweis: Für Transaktionen an diesem Terminal wird den Karteninhabern eine Gebühr berechnet. Diese Gebühr wird auf den Betrag Ihrer Transaktion aufgeschlagen und kommt zu den Gebühren hinzu, die Ihr Finanzinstitut möglicherweise erhebt.

Ein russischer Händler muss neben dem Aushang dieses Hinweises am Terminal noch einige andere Anforderungen erfüllen.

Wenn Sie ein in den USA ansässiges Unternehmen sind, können Sie die obige Formulierung abändern und etwas wie folgt verwenden:

CONVENIENCE FEE NOTICE: Diese Methode der Online-Zahlung wird Ihnen zu Ihrem Komfort zur Verfügung gestellt. Wenn Sie zur Kasse gehen, wird Ihnen eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von . Diese Gebühr wird zum Gesamtbetrag der heute gekauften Waren/Dienstleistungen hinzugerechnet. Wenn Sie diese Gebühr nicht zahlen möchten, klicken Sie bitte unten auf „Abbrechen“, um zur vorherigen Seite zurückzukehren. Sie können bei uns bezahlen, ohne dass diese Gebühr anfällt.

Denken Sie jedoch daran, dass es keine Anforderungen an den genauen Wortlaut gibt. Solange Sie die Anforderungen von Visa in Abschnitt 5.6.2 der Visa-Regeln erfüllen, können Sie Ihre Mitteilung so formulieren, wie Sie wollen.

Sind Bearbeitungsgebühren die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Werfen wir einen Blick darauf: Die Annahme von Kreditkartenzahlungen bedeutet mehr Kosten für Händler. In manchen Fällen können Sie jedoch die Kreditkartengebühren an den Kunden weitergeben, anstatt sie als Kosten für die Geschäftstätigkeit zu übernehmen. Eine solche Möglichkeit ist die Erhebung einer Bearbeitungsgebühr, die jedoch nur angewandt werden kann, wenn es für den Kunden eine andere „Standard“-Zahlungsmöglichkeit gibt. Wenn Sie eine Bearbeitungsgebühr erheben möchten, wenden Sie sich an Ihren Kreditkartenakquisiteur. Er kann Ihnen dabei helfen, alle Vorschriften der Kreditkartenunternehmen einzuhalten und Ihnen sagen, wie hoch die Gebühr sein darf.

Werden die Kunden einen Aufpreis zahlen, nur weil sie eine nicht-standardmäßige Möglichkeit haben, für Waren und Dienstleistungen zu bezahlen? Das kommt darauf an! Viele Menschen sind vielleicht bereit, mehr zu zahlen, um die Schlange bei der Erneuerung ihres Führerscheins zu umgehen, aber die Zeitersparnis ist ihnen vielleicht egal, wenn sie für ihre Stromrechnung einfach einen Scheck einwerfen können. Bevor Sie Gebühren erheben, sollten Sie sich vergewissern, dass eine Nachfrage danach besteht, sonst haben Sie am Ende vielleicht eine alternative Zahlungsmethode, die niemand nutzt.