Was ist Eventmanagement?

In allen Bereichen der Wirtschaft gibt es einige Begriffe, deren Definition man nie ganz sicher ist. Wenn es jedoch um Veranstaltungsmanagement geht, ist die Definition einfach. Im Grunde genommen ist Eventmanagement der Prozess der Planung einer Veranstaltung. Dabei handelt es sich um jede Art von Veranstaltung, egal ob sie persönlich, virtuell oder gemischt durchgeführt wird. Es ist gleichbedeutend mit Veranstaltungsplanung und Meetingplanung. Genau wie bei diesen anderen Begriffen variieren der Umfang jedes Projekts und die Details je nach Branche, Unternehmensgröße und mehr. Was also ist Eventmanagement?

Eventmanagement ist Eventplanung

Eventplanung hat viele verschiedene Namen. Manche Veranstaltungsplaner werden als Verwaltungsassistenten bezeichnet, andere als Veranstaltungskoordinatoren und wieder andere als Veranstaltungstechniker. Was haben all diese Bezeichnungen gemeinsam? Sie haben alle etwas mit der Planung einer Veranstaltung zu tun. Unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe, große oder kleine, persönliche oder virtuelle Veranstaltungen handelt, müssen sie alle geplant werden.

Virtuelles Veranstaltungsmanagement

In der heutigen neuen Umgebung mussten wir lernen, nicht nur unsere persönlichen Veranstaltungen zu verwalten, sondern auch unsere virtuellen Programme. Das Management virtueller Veranstaltungen erfordert die gleichen Schritte wie das Management persönlicher Veranstaltungen, allerdings mit der zusätzlichen Herausforderung, dass die Inhalte doppelt so fesselnd sein müssen. Während persönliche Veranstaltungen den zusätzlichen Vorteil haben, dass man reisen, Kontakte knüpfen und kostenlos essen kann, hängt eine virtuelle Veranstaltung weitgehend von ihren Inhalten ab, um die Teilnehmer zu fesseln. Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung organisieren, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Redner darauf vorbereitet sind, ihre Inhalte virtuell zu präsentieren, und dass Ihre Inhalte interessant und prägnant sind.

Unterschiedliche Aspekte des Veranstaltungsmanagements

Die perfekte Veranstaltung

Es beginnt ganz einfach. Ein Thema. Ein Plan. Ein Ziel. Ihre Veranstaltung hat von Anfang an einen Zweck, der den Inhalt, die Redner und den Veranstaltungsort bestimmt. Als Nächstes ist es an der Zeit, die Grundlagen zu schaffen. Sie müssen eine markengeschützte Veranstaltungswebsite erstellen, die Besucher zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung anregt. Heutzutage ist es einfacher denn je, eine schön gestaltete Website zu erstellen, wenn Sie die Grundlagen der Event-Website verstehen. Dann brauchen Sie eine sichere Zahlungsabwicklung, damit die Teilnehmer problemlos für Ihre Veranstaltung bezahlen können.

Werbung über alle Kanäle mit Automatisierung

Wenn niemand von Ihrer Veranstaltung weiß, wie sollen sie sich dann anmelden? Deshalb ist Werbung so wichtig. Lassen Sie sich von den besten Werbemöglichkeiten für Ihre Veranstaltung inspirieren. Gezieltes E-Mail-Marketing ist eine gute Möglichkeit, für Ihre Veranstaltungen zu werben, wenn Sie über eine große Datenbank verfügen. Andere Möglichkeiten der Werbung? Soziale Medien sind nach wie vor einer der besten kostenlosen Werbekanäle.

Verwaltung von Teilnehmerinformationen und -kommunikation

Der Zweck einer Veranstaltung besteht immer darin, Verbindungen herzustellen. Beim Veranstaltungsmanagement geht es nicht nur um die Auswahl der Wäsche oder des richtigen Anbieters virtueller Technik, sondern auch darum, Kontakte so gut wie möglich zu verwalten. Während der Veranstaltung sammeln Sie Kontakte, die in den Vertrieb einfließen. Diese Leads sind entscheidend, wenn es darum geht, Ihren Event-ROI nachzuweisen.

Messen Sie Ihren Erfolg, um den Event-ROI nachzuweisen

Das Eventmanagement endet nicht mit dem Ende der Veranstaltung. Im Verlauf der gesamten Veranstaltung ist es wichtig, den Erfolg nachzuweisen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Die während des gesamten Prozesses gewonnenen Daten werden Ihnen dabei helfen. Live-Umfragen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wie die Teilnehmer die Veranstaltung empfunden haben.

Dafür gibt es Technik

Beim Veranstaltungsmanagement geht es darum, ein unglaubliches Erlebnis zu schaffen, Verbindungen zu erleichtern, Leads in die Verkaufspipeline zu bringen und den Erfolg nachzuweisen. Es ist ein schwieriger Job, bei dem eine endlose Anzahl von Tellern gedreht wird und rund um die Uhr gearbeitet wird, um den Teilnehmern einen unvergesslichen Moment zu bereiten. Und es ist eine Aufgabe, die durch die Nutzung von Technologie ein wenig einfacher gemacht werden kann, besonders wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung oder ein hybrides Event planen möchten. Viele Planer verlassen sich auf Haftnotizen und Tabellenkalkulationen, aber es gibt auch technische Hilfsmittel, mit denen Sie Stunden sparen und Ihre Veranstaltungen auf ein neues Niveau heben können. Finden Sie heraus, welche Veranstaltungstechnologie Ihnen zum Erfolg verhelfen kann, und lesen Sie How to Select the Right Event Management Technology.