Wie man in 5 Schritten einen Tagesplan erstellt, der einem nicht den Tag versaut

Wenn es darum geht, einen Tagesplan zu erstellen, fallen die meisten Menschen in eines von zwei Lagern:

• Die Überplaner: Ihre Kalender sehen aus wie die Fingermalerei eines Kindergartenkindes. Besprechungen überschneiden sich mit Besprechungen, während Erinnerungen an Veranstaltungen, Pausen, Aufgaben und weitere Besprechungen auftauchen, als wäre es Silvester. Ihre Tage sind vom Aufwachen bis zur Abendroutine festgelegt.
• Der Minimalist: Auch bekannt als „Der Träumer“. Sie haben ein oder zwei wiederkehrende Ereignisse, aber eine ganze Menge Freiraum, so dass sie (zumindest auf dem Papier) für lange Strecken der Arbeit „frei“ sind.

Das Problem ist, dass beide Ansätze aus ihren eigenen Gründen schrecklich sind.

Wenn man zu viel Zeit einplant, bleibt keine Zeit für die unvermeidlichen „dringenden“ Aufgaben, die auftauchen. Eine Aufgabe dauert länger als angenommen (dank des Planungsfehlers) und der ganze Tag gerät ins Chaos.

Und der Minimalist? Sie haben ihren Zeitplan einfach in ein anderes Format verlagert – höchstwahrscheinlich eine Aufgabenliste, eine Planungs-App oder eine Reihe verärgerter E-Mails mit der Frage „Wo ist das?“

Die Wahrheit ist, dass ein guter Tagesplan eine Blaupause für ein erfolgreiches Leben ist. Wenn man weiß, was man wann zu tun hat, bekommt man ein Gefühl von Sinn, Bedeutung und Konzentration. Es hilft Ihnen, Zaudern zu vermeiden, motiviert zu bleiben und Ihre Zeit richtig einzuteilen.

Leider haben nur wenige von uns die totale Kontrolle über ihre Tage. Stattdessen brauchen Sie etwas Flexibles. Sie brauchen eine Vorlage für einen Tagesplan.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die erfolgreichsten Gründer, Kreativen und Vordenker ihren Tag nach einer Vorlage gestalten, um konzentriert, organisiert und produktiv zu bleiben (und wie Sie das Gleiche mit Ihrem Tag machen können!)

Wie Sie einen effektiven Tagesplan in 5 Schritten erstellen

1. beginnen Sie Ihren Tag mit Ihrer wichtigsten Arbeit
2. entwerfen Sie Ihren perfekten Tagesplan entsprechend Ihrer persönlichen „Produktivitätskurve“
3. Nutzen Sie das „Time Blocking“, um von reaktiv auf kontrolliert zu schalten
4. Setzen Sie Ihre Verfügbarkeit auf ein Minimum (10-15 Minuten)
5. Folgen Sie Ihrem Fluss (sowohl von Aufgaben als auch von Energie)
6. BONUS: Führen Sie regelmäßig ein Kalender-Audit durch, um tote Zeit zu beseitigen

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen? RescueTime ist das weltweit leistungsstärkste Tool für Zeiterfassung und Produktivität. Finden Sie heraus, wie es Ihnen helfen kann, und melden Sie sich noch heute kostenlos an!

beginnen Sie Ihren Tag mit Ihrer wichtigsten Arbeit

Die erfolgreichsten Menschen erledigen ihre wichtigste Arbeit immer zuerst.

Das kann bedeuten, „einen Frosch zu schlucken“ (d.h. die schwierigste Aufgabe aus dem Weg zu räumen) oder sich Zeit für sinnvolle Arbeit vor allem anderen zu nehmen. Was sie nicht tun, ist, den Tag mit Ablenkungen, emotionalen Auslösern und Stress zu beginnen (z. B. E-Mail, soziale Medien und Slack).

Wie der Gründer von Farnam Street, Shane Parrish, erklärt:

„Wenn ich morgens aufstehe und als Erstes meine E-Mails checke, lasse ich zu, dass andere meine Prioritäten für den Tag diktieren.“

Es gibt eine Menge großartiger Beispiele dafür, aber eines meiner Lieblingsbeispiele stammt vom Gründer und Akademiker Kevin Taylor, der täglich wiederkehrende Zeitblöcke für das Schreiben am Morgen einrichtet:

Wie Taylor erklärt:

„Wenn Sie wie die meisten sind, planen Sie zuerst das, was andere von Ihnen verlangen, und suchen erst später nach leeren Plätzen im Kalender, in die Sie das, was Ihnen wichtig ist, ‚hineinstecken‘ können. (

„Kehren Sie stattdessen das Paradigma um, indem Sie zuerst das einplanen, was Ihnen wichtig ist.“

Wenn Sie sich morgens als Erstes eine wiederkehrende Verpflichtung auferlegen, beginnen Sie Ihren Tag mit der richtigen Absicht und stellen sicher, dass Sie, egal was sonst noch passiert, etwas Sinnvolles getan haben.

Aber vielleicht noch wichtiger ist, dass dies normalerweise die effektivste Zeit des Tages ist. Bei den meisten Menschen ist die Energie am Morgen natürlich höher und es gibt weniger Ablenkungen, was bedeutet, dass man sich wirklich in die wichtige Arbeit vertiefen kann.

Alex Pang, Autor von Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

„Zwei Stunden, in denen man sich wirklich mit einem Problem befassen kann, führen zu besseren Lösungen, als wenn man 10 Stunden damit verbringt, sich durch Meetings und Slack-Kanäle abzulenken.“

So ein Fortschritt hat einen Dominoeffekt der Motivation und Produktivität, der sich durch den Rest des Tages zieht.

Wenn Sie ein Tool suchen, das Ihnen dabei hilft, diese Zeit einzuhalten, probieren Sie die RescueTime Kalenderintegration aus. Fügen Sie einfach #focustime zum Titel Ihres morgendlichen Blocks in Ihrer Tagesplanvorlage hinzu, und alle ablenkenden Websites (wie soziale Medien, Nachrichten und Unterhaltung) werden für die Dauer des Blocks blockiert.

Letzen Endes müssen Sie nicht immer genau wissen, was Sie in dieser Zeit tun werden. Es reicht, wenn du deine besten Stunden für eine sinnvolle Arbeit einsetzt.

Gestalten Sie Ihren perfekten Tagesablauf entsprechend Ihrer persönlichen „Produktivitätskurve“

Der Grund, warum die meisten erfolgreichen Menschen ihre ersten Stunden des Tages einer sinnvollen Arbeit widmen, liegt darin, dass ihr Energielevel zu diesem Zeitpunkt am höchsten ist. Mit ein wenig Arbeit können Sie aber auch den Rest Ihres Tagesablaufs an Ihr Energieniveau anpassen.

Wir alle durchlaufen im Laufe des Tages ein Auf und Ab der Energie, was auf unseren zirkadianen Rhythmus zurückzuführen ist. Dies ist eine innere Uhr, die unseren Geist und Körper durch Momente der Wachsamkeit und Schläfrigkeit schickt.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Tagesplan liegt darin, das Energieniveau an die Art der Arbeit anzupassen, die man verrichtet.

Wenn wir wenig Energie haben, sind wir weniger kreativ, haben es schwerer, Entscheidungen zu treffen, und geraten leichter in Stress und Überforderung. Andererseits zeigen Studien, dass wir bis zu 500 % produktiver sind, wenn unsere Energie hoch ist und wir in einen Zustand des „Flow“ geraten können.

Wie finden Sie also heraus, wann Ihr Energielevel im Laufe des Tages natürlich höher und niedriger ist?

Experimentieren Sie mit Ihrem zirkadianen Rhythmus

Die meisten Menschen folgen über den Tag hinweg einem ähnlichen zirkadianen Rhythmus.

Nach dem Aufwachen und dem Ausbruch aus der Schlafträgheit steigt unser Energielevel auf natürliche Weise an. Gegen 10 Uhr morgens haben wir unser höchstes Konzentrationsniveau erreicht, das bis zu einem natürlichen Energietief nach dem Mittagessen zwischen 1 und 3 Uhr nachmittags anhält.

Am Nachmittag steigt unser Energieniveau wieder an, bis es irgendwann zwischen 21 und 23 Uhr, wenn die meisten von uns zu Bett gehen, wieder abfällt.

So könnten Sie zum Beispiel eine Tagesplanvorlage erstellen, die diesem Muster folgt:

• Energiereiche Arbeit bis etwa mittags
• Anrufe, Besprechungen und E-Mails von 1-3
• Freie Zeit für dringende Aufgaben oder weitere Besprechungen bis zum Ende des Tages

Das ist ein ziemlich guter Anfang, aber was, wenn es für Sie nicht funktioniert oder Sie genauer sein wollen?

Nutzen Sie Ihre persönlichen Produktivitätsdaten, um Ihre „Produktivitätskurve“

Anstatt sich auf Selbstauskünfte oder Stimmungsmessungen zu verlassen, ist es viel einfacher (und genauer), ein Zeiterfassungstool wie RescueTime zu verwenden, um automatisch Daten für Sie zu sammeln.

Nach dem Sammeln einiger Daten zeigt Ihnen Ihr RescueTime-Dashboard, mit welchen Apps, Tools, Websites und Projekten Sie Zeit verbringen, wann Sie produktiv sind (oder abgelenkt werden), sowie Trends bei Ihren Aktivitäten und vieles mehr.

In unserem Anwendungsfall zeigt der Bericht „Produktivitätstrends über eine Woche“, wann Sie an einem bestimmten Tag am ehesten produktiv sind und wann Sie eher abgelenkt werden. Dies finden Sie unter Berichte > Produktivität > Tageszeit.

Anhand dieses Berichts erhalten wir einen klaren täglichen Trend von Produktivität und Ablenkung, so dass wir eine passende Tagesplanvorlage erstellen können:

• Konzentrierte, konzentrierte Zeit während der Spitzenzeiten
• Besprechungen, Anrufe und E-Mails, wenn das Energieniveau niedrig ist
• Pausen, in denen Sie am ehesten in ein Tief fallen

Im Wesentlichen planen Sie Ihren Tag nicht mehr nach der Zeit, sondern nach Ihrer Energie.

(Lesen Sie hier unseren vollständigen Leitfaden, wie Sie Ihre produktivsten Stunden finden!)

Nutzen Sie die „Zeitblockierung“, um von einer reaktiven zu einer kontrollierten Zeitplanung überzugehen

Ihre Produktivitätskurve ist eine Karte, die zeigt, wie Sie einen ganzen Tag in Ihrer Tagesplanvorlage ausfüllen können.

Dies ist nicht dasselbe wie der Tagesplan des Überplaners, der seine Tage mit den Prioritäten anderer Leute füllt. Stattdessen ist dies eine Vorlage dafür, wann Sie am besten geeignet sind, bestimmte Arten von Arbeit zu erledigen.

Ein Beispiel für diese Art von Tagesplan-Vorlage in der Praxis ist das, was die Designerin Jessica Hische ihren „Ultraschedule“ nennt:

Diese Tagesplan-Vorlage ist wie ein Skelett, auf dem Sie Ihre Woche aufbauen. Und wenn Sie es mit Ihrer täglichen Produktivitätskurve abgleichen, wissen Sie, dass Sie so produktiv wie möglich mit Ihrer Zeit umgehen.

Für Hische bedeutete dies, dass er den Montag als „Admin-Tag“ für regelmäßige Anrufe und Besprechungen beibehielt, während er mittwochs und freitags Zeit für „analoge Arbeit“ reservierte:

„Es gibt geplante Zeiten, in denen ich mich ganz auf E-Mails konzentrieren kann, und für den Rest des Tages zwinge ich mich, sie zu ignorieren. Vor allem aber gibt es geplante Zeitblöcke, in denen mein WLAN ausgeschaltet ist.“

Einer der besten Aspekte dieses Ansatzes ist, dass er Ihnen hilft, Ihren idealen Arbeitstag zu visualisieren – eine wichtige Fähigkeit, die laut dem Autor Ryan Holiday nur wenige von uns praktizieren:

„So viele Menschen haben große Ziele für die Zukunft. Ich denke, es ist besser, wenn Sie wissen, wie Ihr perfekter Tag aussieht. Dann können Sie sich bei jeder Gelegenheit und jeder Entscheidung fragen: Bringt mich das näher oder weiter weg?“

Die Wirkung besteht nicht nur darin, dass Sie wissen, was Sie tun sollten, sondern auch darin, dass es Ihnen hilft, zu den Dingen Nein zu sagen, die Sie von Ihrem idealen Tag abhalten. Wie der Designer Brad Frost erklärt:

„Wenn ich eine Einladung zu einer Besprechung annehme, muss ich mir Zeit für etwas anderes nehmen, und das ist jetzt tatsächlich visualisiert.“

Sie können eine Technik namens Time Blocking verwenden, um Ihre eigene Tagesplanvorlage wie diese zu erstellen. Schauen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hier an.

Setzen Sie Ihre Verfügbarkeit auf ein Minimum (10-15 Minuten)

Mit Ihrer sinnvollen Morgen- und Tagesplanvorlage, die auf Ihre Produktivitätskurve abgestimmt ist, stellt sich nun die Frage: Wie bringen Sie die unvermeidlichen Aufgaben, Termine, Besprechungen und Verantwortlichkeiten unter, die sich einschleichen und Ihren Tagesplan aus dem Gleichgewicht bringen?

Ein idealer Tagesplan schützt Ihre Zeit. Für Fidji Simo, VP of Product bei Facebook, bedeutet dies, die Standardzeit für Besprechungen auf ein Minimum zu beschränken:

„Viele Leute schauen nicht nach, wie viel Zeit sie realistischerweise für etwas einplanen sollten. Sie nehmen einfach 30 Minuten für ein kleines Gespräch und 60 Minuten für ein größeres Gespräch an. Das trägt dazu bei, dass die Kalender wie Schweizer Käse aussehen.“

Stattdessen setzt Simo die Mindestzeit für Besprechungen auf 10-15 Minuten fest (Elon Musk unterteilt bekanntlich seinen gesamten Tag in 5-Minuten-Abschnitte). Auf diese Weise bleibt es der Person, die die Besprechung bucht, überlassen, mehr Zeit anzufordern, wenn sie das Gefühl hat, dass sie sie braucht.

Damit sind sowohl Sie als auch der Organisator der Besprechung dafür verantwortlich, zu entscheiden, wie viel Zeit Sie wirklich brauchen. (

Simo empfiehlt außerdem, Puffer für Ihre Besprechungszeiten einzuplanen und absichtlich freie Zeitfenster für Überraschungen in letzter Minute einzuplanen. Auf diese Weise gehen Sie nicht naiv mit den Ablenkungen um, mit denen Sie zwangsläufig konfrontiert werden.

In Google Kalender (und vielen anderen Kalender-Apps) können Sie sogar die Standarddauer von Besprechungen ändern und automatische Puffer einfügen.

Ein effektiver Tag wird nicht von der Tyrannei der 60-minütigen Besprechung beherrscht. Wie Simo erklärt:

„Ich bin am fokussiertesten, wenn ich meine eigene Agenda festlege, und nicht, wenn ich zulasse, dass andere meine Agenda festlegen.“

Folgen Sie Ihrem Fluss (sowohl bei den Aufgaben als auch bei der Energie)

Wenn Sie es richtig anstellen, sollte Ihr Tagesplan Ihnen Schwung geben und ihn nicht wegnehmen.

Wir vergessen jedoch oft, an unseren Geisteszustand zu denken, wenn wir Sitzungen, Ereignisse oder Aufgaben planen. Denken Sie jedoch an den kognitiven Sprung, den es braucht, um von einer tiefgreifenden Denkübung wie dem Programmieren einer neuen Funktion zu einem täglichen Auffrischungsanruf zu wechseln.

Nach Angaben der American Psychology Association kann die Erholung von solchen Aufgabenverschiebungen fast 40 % unserer produktiven Zeit in Anspruch nehmen.

Während wir bereits darüber gesprochen haben, wie wichtig es ist, Ihren Energiefluss zu schützen (und die richtigen Aufgaben auf Ihr Energieniveau abzustimmen), müssen Sie sich auch Ihres Aufgabenflusses bewusst sein.

Unsere Gehirne brauchen Zeit, um in den Fluss einer Aufgabe zu kommen. Aber wenn es erst einmal aufgewärmt ist, ist es leichter, weiterzumachen und motiviert zu bleiben.

Für den Autor Paul Jarvis bedeutet das, dass er seinen Tag nach Aktivitäten aufteilt. So kann ein Nachmittag dem Schreiben gewidmet sein, während ein Vormittag der Kundenbetreuung gewidmet ist.

„Je länger man sich auf eine einzige Art von Aufgabe konzentrieren kann, desto schneller kann man sie erledigen. Wenn ich also alle Schreibarbeiten, die ich zu erledigen habe, an einem Vormittag zusammenfasse, kann ich 5-6 Artikel auf einen Schlag schreiben.“

Das ist auch das, was Paul Graham von Y Combinator als „Maker Time“ bezeichnet – die langen Zeitspannen, die für kognitiv anspruchsvolle Aufgaben wie Schreiben oder Programmieren benötigt werden (im Gegensatz zur Manager Time, die in kurze Abschnitte unterteilt ist).

Wenn Sie Ihre Tagesplanvorlage mit Ihren Aufgaben und To-Dos ausfüllen, versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. Und wenn es an der Zeit ist, die Arbeit tatsächlich zu erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie konzentriert und frei von Ablenkungen sind.

Es gibt viele Hilfsmittel, die Ihren Aufgabenfluss unterstützen können. Der Autor der Vier-Stunden-Woche, Tim Ferriss, schaltet sein Telefon zu 80 % der Zeit in den Flugmodus. Die FocusTime-Funktion von RescueTime kann ablenkende Websites und Benachrichtigungen blockieren, damit Sie nicht abgelenkt werden.

Persönlich verwende ich FocusTime gerne für Pomodoro-Sitzungen, bei denen ich 25-30 Minuten lang intensiv arbeite und dann eine kurze Pause mache.

BONUS: Führen Sie regelmäßig einen Kalender-Audit durch, um tote Zeit zu beseitigen

Schließlich bedeutet diese Vorlage für einen Tagesplan nichts, wenn Ihr Kalender bereits voller wiederkehrender Sitzungen und Aufgaben ist.

Die meisten Menschen nutzen ihren Kalender als ein nach vorne gerichtetes Werkzeug, um zu planen, was ansteht. Aber er ist auch ein großartiges Werkzeug zur Reflexion. Ein Kalenderaudit ist eine einfache Übung, bei der man vergangene Verpflichtungen durchgeht und überprüft.

Alle drei Monate führt Fidji Simo, Vizepräsidentin der Produktabteilung von Facebook, eine Kalenderprüfung durch, um herauszufinden:

• Wie viel Zeit sie für die einzelnen Projekte aufgewendet hat
• Wie sie ihre Zeit aufgeteilt hat, indem sie sich mit einzelnen Führungskräften getroffen hat und wie viel Zeit sie in großen Besprechungen verbracht hat
• Wie viel Zeit sie für die Rekrutierung aufgewendet hat und wie viel Zeit sie für die Verwaltung und den Aufbau von Projekten aufgewendet hat

Mit diesen Daten kann sie sehen, ob die aufgewendete Zeit mit ihren Absichten übereinstimmt. Und wenn nicht, passt sie sich an.

„Alle anderen Dinge in meinem Kalender waren weniger wichtig, nahmen aber aus alten Gründen mehr Zeit in Anspruch.

„Es gab wiederkehrende Besprechungen, an denen ich nicht mehr teilnehmen musste, Besprechungen, um Entscheidungen zu weniger wichtigen Themen zu treffen, usw…“

Die RescueTime-Kalenderintegration gibt Ihnen einen schnellen Einblick in die tägliche Arbeitszeit, die Gesamtdauer der Besprechungen, Ihre durchschnittliche Produktivität und ob Sie Ihre Tagesziele erreicht haben oder nicht.

Schauen Sie sich jetzt Ihren Wochen- oder Monatsplan an. Wie viele dieser wiederkehrenden Termine könnten gekürzt oder gestrichen werden?

Stimmen Ihre zeitlichen Verpflichtungen mit Ihren Zielen überein?

Wenn nicht, ist es an der Zeit, diese Stunden zurückzunehmen.

Letzen Endes sollten Sie alle Ihre zeitlichen Verpflichtungen an einem Ort aufbewahren

Es scheint vielleicht eine gute Idee zu sein, Ihre privaten und beruflichen Kalender zu trennen, aber das führt nur zu Problemen, wenn sich Verpflichtungen überschneiden. Verwenden Sie stattdessen eine Farbcodierung, um zwischen den Aktivitäten zu unterscheiden, oder erstellen Sie einen anderen „Vorlagen“-Kalender, um Ordnung zu schaffen.

Sie können sich Ihren Kalender wie ein großes leeres Glas vorstellen. Jede Aufgabe, die Sie hinzufügen – ob privat oder beruflich – füllt den Platz. Und während Sie den Aufgaben vielleicht verschiedene Wichtigkeitsstufen zuweisen, tut Ihr Kalender das nicht.

Eine Stunde ist eine Stunde, egal womit Sie sie verbringen.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen? RescueTime ist das weltweit leistungsstärkste Tool für Zeiterfassung und Produktivität. Finden Sie heraus, wie es Ihnen helfen kann, und melden Sie sich noch heute kostenlos an!