Wie man sich in der japanischen Unternehmenskultur durchsetzt

Die Feinheiten der japanischen Unternehmenskultur zu verstehen ist kein Spaß. Dieser Artikel richtet sich an nicht-japanische Arbeitnehmer, die mit ihren japanischen Kollegen in Kontakt treten wollen. Wenn Sie als Mitglied einer „kaisha“ (Wort für „Unternehmen“ auf Japanisch) erfolgreich sein wollen, müssen Sie den sozialen und kulturellen Hintergrund der japanischen Unternehmenskultur verstehen.

Wir werden das Konzept der „japanischen Arbeitsweise“, einige der Philosophien und Kommunikationsmittel sowie einige Ratschläge für nicht-japanische Arbeitnehmer behandeln. So werden Sie am Ende dieses Artikels hoffentlich wissen, wie Sie sich in der japanischen Unternehmenskultur durchsetzen können.

Die japanische Arbeitsweise

Für einen Japaner bedeutet Arbeit nicht nur, ein Gehalt als Gegenleistung für die Erledigung von Aufgaben zu erhalten. Es ist eine echte Hingabe an das Unternehmen, für das man arbeitet und das im Gegenzug allen Mitarbeitern eine lebenslange Anstellung gewährt, zumindest war das in den 60er und 70er Jahren so.

Diese Denkweise, sein Herz und seine Seele in eine Arbeit zu stecken, um zum Wohle des Ganzen zu brillieren, stammt aus dem Shintoismus, Konfuzianismus und Buddhismus. Auch wenn sich die Dinge im Laufe der Zeit langsam ändern, kann man nicht umhin, die Auswirkungen dieses kulturellen Erbes auf die japanische Unternehmenskultur zu bemerken. Alles, von der Art und Weise, wie Beziehungen aufgebaut werden, bis zum Qualitätsniveau des Endprodukts oder der Dienstleistung und der Work-Life-Balance, ist davon betroffen.

Einige Beispiele für die japanische Arbeitsweise sind:

Kikubari

Einfühlungsvermögen, Selbstlosigkeit, Gemeinschaftssinn.

Es gibt keine direkte Übersetzung für diesen Begriff, aber die obigen Worte sollten Ihnen helfen, eine Vorstellung von der Bedeutung zu bekommen, die er vermittelt. Sich der Bedürfnisse anderer bewusst zu sein und auf sie einzugehen, bevor man sie darum bittet, ist Teil der japanischen „omotenashi“ oder Gastfreundschaft.

Spitzenqualität

Das Beste beim ersten Versuch zu erreichen, mag wie die japanische Art und Weise erscheinen (besonders, wenn Sie jemals Lehrer hier waren). Vergessen Sie nicht, dass Sie nur durch Versuch und Irrtum zur Perfektion gelangen können. Ein schrittweises Vorgehen, bei dem man aus seinen Fehlern lernt (auch wenn man sich dafür entschuldigen muss), ist in der japanischen Kultur wichtig, in der es nicht nur akzeptabel, sondern auch notwendig ist, Fehler zu machen, um sich zu verbessern.

Service Zangyou – Überstunden

Verlassen Sie das Haus erst, wenn Sie das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben und alles gegeben zu haben. Wenn du lange arbeitest, kannst du mehr lernen und Perfektion erreichen. Unter bestimmten Umständen müssen Sie jedoch keine Überstunden machen, auch wenn Sie darum gebeten werden. Da dies ein heikles und umfangreiches Thema ist, haben wir einen separaten Artikel Unbezahlte Überstunden in Japan, der sich damit befasst und in dem Sie einige nützliche Tipps finden.

Gemba

Der Begriff Gemba bedeutet „der eigentliche Ort“ oder der Ort, an dem die Arbeit getan oder ein Wert geschaffen wird. Um Antworten zu bekommen, muss man sich an den realen Ort begeben, die wirklichen Fakten erfahren, fragen und lernen. In einem Unternehmen bedeutet dies, dass Sie das Vertrauen Ihrer Vorgesetzten gewinnen können, wenn Sie „zum gemba“ gehen.

Zeigen Sie ihnen, dass Sie das Sagen haben, und gehen Sie direkt dorthin, wo das Problem am größten ist. Auf diese Weise werden Sie nicht in den Fehler verfallen, nur auf die Ergebnisse zu schauen und oberflächlich zu bewerten, was geschehen ist. Stattdessen werden Sie die Chance haben, die tatsächliche Ursache des Problems zu verstehen. Wenn Sie mehr über dieses Konzept erfahren möchten, können Sie sich diesen Artikel mit dem Titel „Was ist Gemba: Definitionen und Werkzeuge“, der beschreibt, wie „Gemba-Spaziergänge“ im Unternehmenskontext durchgeführt werden.

Wie lassen sich diese Konzepte in interne Organisationsprozesse übertragen?

5S

Dieses Kontrollsystem hilft den Mitarbeitern, sich selbst für den Erfolg aufzustellen.

Wie?

Durch die Strukturierung einer Reihe von Best Practices, um das Arbeitsumfeld kosteneffizient und effektiv zu halten, oder besser, wie eine leere Leinwand für einen reibungslosen und sicheren Entscheidungsprozess bereit zu halten.

5S steht für: „Sort“, „Set in Order“, „Shine“, „Standardize“ und „Sustain“. Damit können Unternehmen herausfinden, welche Gegenstände im Arbeitsbereich benötigt werden, wie man sie effizient lagert oder anordnet, wie man den Bereich makellos hält, Standardisierung schafft und schließlich jeden Prozess überprüft und aufrechterhält. Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, lesen Sie diesen Artikel über die Umsetzung von 5S in die Praxis.

PDCA

PDCA ist ein Akronym, das für „Plan“, „Do“, „Check“ und „Action“ steht. Sein Zweck ist es, die Prozesskontrolle zu gewährleisten und eine ständige Verbesserung zu erreichen. Seine Anwendung ist in jeder Umgebung, in jedem Unternehmen und in jeder Rolle möglich.

„Planen“ besteht darin, Ziele im Einklang mit den Interessen des Unternehmens festzulegen, einen Aktionsplan zu erstellen und einen Zeitplan für die Umsetzung dieser Aktionen zu erstellen.

„Tun“, so einfach es klingt, bedeutet, die Planung in die Tat umzusetzen und dabei die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen.

Danach erfolgt eine „Überprüfung“ der vorangegangenen Schritte.

Schließlich müssen Sie in der Phase „Aktion“ nach dem Ergebnis Ihrer Bewertung handeln.

Kaizen

Die Art, wie ein japanisches Unternehmen wächst, ist durch tägliche kleine Schritte. Eine Revolution ist nicht nötig. Stattdessen wird eine stetige und konstante Verbesserung bevorzugt, um die Kosteneffizienz zu erhöhen und eine bessere und sicherere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Dieser Ansatz wird auf jeder Ebene des Unternehmens angewandt, von einem einfachen Arbeitsplatz bis hin zu einem ganzen Prozess. Jeder ist dafür verantwortlich, vom Büroangestellten bis zum Geschäftsführer. Alle Mitarbeiter sind an der Verbesserung des Unternehmens beteiligt. Dieses Konzept wurde in vielen Bereichen angewandt, um standardisierte Prozesse zu verbessern. Einer der Aspekte, den es angeht, ist die Reduzierung von Verschwendung jeglicher Art. Dazu gehören Überproduktion, Leerlaufzeiten, übermäßige Bewegung und übermäßiger Ressourcenverbrauch.

Ein Werkzeug für die Kommunikation: Horenso

Das letzte Akronym, über das ich sprechen werde, ist wahrscheinlich das wertvollste Wissen, das man beherrschen muss, um eine Eintrittskarte für eine reibungslose Integration in die japanische Unternehmenskultur zu erhalten.

Im Gegensatz zu westlichen Unternehmen richten japanische Unternehmen keine Prozesse ein und weisen den Mitarbeitern keine spezifischen Rollen zu, durch die Informationen auf eine vorgegebene und geregelte Weise fließen. Dieses Ökosystem basiert auf gegenseitigem Vertrauen, Harmonie und freiwilliger Beteiligung. Auf diese Weise erfolgt der Informationsaustausch nahtlos über menschliche Interaktion und nicht über E-Mail oder soziale Netzwerke des Unternehmens.

Horenso ist ein Begriff, der drei in der japanischen Unternehmenskultur verwendete Kommunikationsmittel umfasst: Hokoku, Renraku und Sodan.

Hokoku

Die Mitteilung des aktuellen Stands der Aufgaben oder der jüngsten Änderungen an einem Projekt. Es ist Teil des Konzepts der gegenseitigen Hilfe und Zusammenarbeit, das ich bereits erwähnt habe. Nicht nur das, es kann auch eine gute Gelegenheit sein, wertvolle Ratschläge von Ihrem Vorgesetzten zu erhalten. Ganz zu schweigen davon, dass diese ständige mündliche und schriftliche Berichterstattung gegenseitiges Vertrauen schafft.

Renraku

Informationen einbringen, um die Lücken zu füllen. Das kann alles sein, von kleinen Wissensfetzen, die du im Gespräch mit deinen Kollegen aufschnappst, über Details einer Besprechung, an der dein Kollege nicht teilgenommen hat, bis hin zu interessanten Geschichten oder was auch immer deinen Kollegen eine Hilfe oder einen weiteren Einblick verschaffen kann. Geben Sie alle nützlichen Informationen weiter!

Sodan

Suchen Sie Rat, um ein Problem zu lösen. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, mit Ihnen ein Brainstorming zu machen, und stellen Sie sicher, dass das Problem, das Sie ansprechen wollen, für das Unternehmen genauso wichtig ist wie für Sie. Denken Sie daran, dass es immer um gegenseitige Hilfe geht!

Ratschläge für nicht-japanische Mitarbeiter

Beziehungen aufbauen

Mischen Sie sich vor und nach der Arbeit unter Ihre Kollegen.

Bindungen zu schaffen, die über das Arbeitsumfeld hinausgehen, ist von grundlegender Bedeutung, um Teil eines japanischen Unternehmens zu sein. Natürlich kann die Kommunikation vor allem am Anfang schwierig sein, da Sie vielleicht nicht sofort nach Ihrer Ankunft in Japan Japanisch sprechen können. In einem anderen Artikel in unserem Blog finden Sie einige Tipps, wie Sie Sprachbarrieren am Arbeitsplatz überwinden können. Nutzen Sie die Vorteile von Feierabendinitiativen, Abendessen und nomikai, d.h. Betriebsfeiern, um die Bindung zu Ihren Kollegen zu vertiefen.

Gewöhnen Sie sich an häufige Besprechungen

Wenn Sie anfangen, in einem japanischen Unternehmen zu arbeiten, werden Sie an mehr Besprechungen teilnehmen, als Sie erwartet haben. Auch wenn es Ihnen vielleicht wie Zeitverschwendung vorkommt, ist es ein wichtiger Moment für Ihre Kollegen, um Informationen auszutauschen. Jedes Detail wird geprüft, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen. Wenn dies geschehen ist, kann die Umsetzung schnell und reibungslos vonstatten gehen.

„Ohayou Gozaimasu“ & „Otsukare Sama Desu“

Ein lautes „Guten Morgen“ oder „Ohayou Gozaimasu“ zu sagen, ist wichtig, um den Tag zu beginnen und mit den Kollegen zu kommunizieren.

Wie sieht es aus, wenn Sie das Büro verlassen?

Nutzen Sie die folgenden Formeln, um Ihren Aufenthaltsort mitzuteilen. Wenn du vor deinen Kollegen gehst, solltest du „Osakini Shitsurei Shimasu“ sagen, was bedeutet: „Es tut mir leid, dass ich früher gehe als du“. Wenn Sie am Ende des Tages gehen, sagen Sie stattdessen einfach „Otsukare Sama Desu“, was in etwa übersetzt werden kann mit „Ich hoffe, Sie sind nicht zu müde“. In beiden Fällen werden Sie ein herzliches „Otsukare Sama“ zurückbekommen.

Entschuldigen Sie sich viel!

Es ist keine Schande, sich zu entschuldigen, ganz im Gegenteil, es ist ein Zeichen von Integrität und Mut. Versuchen Sie nicht, Ihre Fehler zu rechtfertigen, übernehmen Sie die volle Verantwortung für Ihr Projekt und Ihre Aufgaben. Du wirst den Respekt aller gewinnen.

Zuwendung zeigen

Als kollektive Gesellschaft ist die gegenseitige Hilfe für das Wohlergehen aller von grundlegender Bedeutung. „Arigatou Gozaimasu“ ist eine Möglichkeit, sich für das Karma zu bedanken, das man mit der Person, die einem geholfen hat, ausgetauscht hat. Vergessen Sie auch nicht zu erwähnen, wofür Sie dankbar sind: Hilfe, Betreuung, Freundlichkeit, lassen Sie Ihre Dankbarkeit nicht leer erscheinen. In der japanischen Kultur ist es sehr wichtig, zu sagen, wofür man dankbar ist.

Zum Schluss

Dieser kurze Leitfaden erhebt keineswegs den Anspruch auf Vollständigkeit. Vielmehr möchte ich Sie ermutigen, Ihre „Hausaufgaben“ zu machen und mehr über die japanische Unternehmenskultur zu recherchieren. Wenn Sie tiefer in die japanischen Traditionen eindringen wollen, in das alltägliche Verhalten, das von japanischen Angestellten erwartet wird, und sogar in Dialogbeispiele für alltägliche Situationen in japanischen Büros, sowohl auf Japanisch als auch auf Englisch, dann sollten Sie einen Blick auf „Winning Together at Japanese Companies“ von Takashi Kawatani werfen. Dieser kurze Leitfaden hat mir während meiner ersten Monate in einem japanischen Unternehmen sehr geholfen.

Arbeiten Sie in einem japanischen Unternehmen? Welche Erfahrungen haben Sie bisher gemacht und welche Ratschläge würden Sie anderen in der gleichen Situation geben? Lass es uns in den Kommentaren wissen.