El mantenimiento, aunque es una de las partes más importantes de cualquier negocio, ha evolucionado lentamente. Para la mayoría de las empresas, las órdenes de trabajo se gestionan de la misma manera que hace cincuenta años.
El 75% de las empresas todavía utilizan papel, hojas de cálculo o nada en absoluto para gestionar las tareas de mantenimiento y las órdenes de trabajo. En un panorama empresarial digital, esto puede crear un cuello de botella que conduce a clientes insatisfechos y costosos tiempos de inactividad en la producción.
Con las soluciones de software adecuadas, puede optimizar su proceso de órdenes de trabajo y eliminar los obstáculos para el mantenimiento esencial que podrían estar impidiendo que su negocio funcione de manera óptima.
En este artículo, cubriremos lo que son las órdenes de trabajo, mostraremos ejemplos reales y le mostraremos cómo transformar sus procesos para mejorar la eficiencia de su negocio.
Para navegar hasta la sección que más le interese, haga clic a continuación:
- ¿Qué es una orden de trabajo?
- ¿Quién utiliza las órdenes de trabajo?
- Cómo maneja Southern Star 2.500 órdenes de trabajo cada semana
- ¿Qué es una orden de trabajo?
- La solución anticuada: los blocs de órdenes de trabajo
- La solución moderna: el software de gestión de órdenes de trabajo
- ¿Quién utiliza las órdenes de trabajo?
- Empresas de servicios de campo
- Empresas de gestión de instalaciones
- Técnicos
- Fabricantes
- Servicios informáticos gestionados
- Contratistas generales
- Cómo gestiona Southern Star 2.500 órdenes de trabajo cada semana
- Pensamientos finales
- Preguntas sobre las órdenes de trabajo
- ¿Para qué se utilizan las órdenes de trabajo?
- ¿Cómo se escribe una orden de trabajo?
- ¿Cómo debe gestionar una orden de trabajo?
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es una solicitud para que se complete una tarea determinada que se presenta formalmente a una empresa o servicio por parte de un cliente, o que se crea internamente dentro de una organización para que se realice un trabajo. Las órdenes de trabajo se crean típicamente para los técnicos de servicio, mantenimiento o inspección, pero pueden aplicarse a cualquier tarea que deba ser completada por o dentro de una organización.
Una orden de trabajo debe ser revisada y aceptada por el proveedor para que un cliente reciba una estimación de tiempo de entrega (ETA vs ETD) y costo o tiempo.
Muchos sectores utilizan órdenes de trabajo para gestionar el mantenimiento y las reparaciones. Una orden de trabajo es a menudo el resultado de una inspección de rutina donde el inspector encuentra problemas. Es independiente de una orden de compra, que detalla el coste exacto a pagar por los servicios prestados.
La solución anticuada: los blocs de órdenes de trabajo
Antes de la revolución digital, muchas empresas gestionaban sus órdenes de trabajo utilizando un bloc de órdenes de trabajo a presión (rompible).
Algo así:
El inspector o el trabajador de mantenimiento llevaba un bloc como éste a las inspecciones y escribía una solicitud de trabajo in situ. Los gerentes obtendrían una copia para fines de contabilidad.
Pero esos días han terminado.
La solución moderna: el software de gestión de órdenes de trabajo
En lugar de un bloc físico, las empresas modernas utilizan el software de gestión de órdenes de trabajo para manejar sus flujos de trabajo de mantenimiento.
Con él, su empresa puede compartir formularios de solicitud privados con clientes externos o trabajadores internos, así como crear fácilmente nuevas órdenes de trabajo digitalmente.
(Fuente de la imagen)
A continuación, puede gestionar la orden de trabajo en línea y realizar un seguimiento de todos los proyectos en un único panel de control, lo que facilita el seguimiento de cualquier proyecto.
¿Quién utiliza las órdenes de trabajo?
Las órdenes de trabajo se utilizan en muchos sectores en los que el mantenimiento continuo o los pequeños trabajos forman parte de la relación con el cliente. Se utilizan para simplificar la accesibilidad a estos servicios y agilizar la realización de las tareas.
Empresas de servicios de campo
Las empresas de servicios de campo utilizan las solicitudes de órdenes de trabajo para mantener el control de manera eficiente a través de una amplia variedad de tareas de mantenimiento que deben realizarse para sus clientes.
Empresas de gestión de instalaciones
Las empresas de gestión de instalaciones utilizan las órdenes de trabajo para realizar un seguimiento de los gastos relacionados con el mantenimiento de los edificios de los clientes.
Técnicos
Los técnicos de campo y los equipos de mantenimiento, como los electricistas y los ingenieros de campo, utilizan las órdenes de trabajo para la gestión del mantenimiento y para realizar un seguimiento de los gastos y las horas de trabajo para proyectos específicos.
Fabricantes
Las empresas de fabricación utilizan principalmente las órdenes de trabajo para las solicitudes de servicio interno y para realizar un seguimiento del estado de las reparaciones y los gastos.
Servicios informáticos gestionados
Las empresas de servicios informáticos gestionados utilizan las órdenes de trabajo para realizar un seguimiento de los problemas de los clientes y del tiempo de inactividad, así como para gestionar sus técnicos informáticos y los gastos.
Contratistas generales
Los contratistas generales pueden utilizar las órdenes de trabajo para gestionar los gastos y el flujo de trabajo de cada parte de un proyecto de construcción.
Dentro de una empresa, las órdenes de trabajo pueden provenir externamente de los clientes o internamente de los técnicos durante una inspección.
Por ejemplo, un cliente de una empresa de gestión de edificios puede utilizar una orden de trabajo para solicitar el mantenimiento de un fregadero o un aire acondicionado estropeado.
En la industria manufacturera, un director de planta puede encontrar un brazo robótico defectuoso y enviar una orden de trabajo para garantizar que la planta siga funcionando sin problemas.
Cómo gestiona Southern Star 2.500 órdenes de trabajo cada semana
Southern Star es uno de los principales transportistas de gas natural de Estados Unidos. Sus gasoductos e instalaciones se extienden a lo largo de siete estados y más de 5.800 millas.
Cuando se trata de gas natural, incluso un solo punto de error puede significar cientos de miles (si no millones) de dólares en pérdidas de ingresos y daños.
Así que, naturalmente, Southern Star se toma el mantenimiento preventivo muy en serio.
Tan en serio que tienen un equipo de más de 250 técnicos trabajando en el mantenimiento las 24 horas del día.
Como era de esperar, la programación y el envío del equipo de Southern Star para gestionar las órdenes de trabajo de mantenimiento era un gran obstáculo operativo. Los gestores buscaban manualmente las tareas de mantenimiento preventivo e intentaban asignarlas a los técnicos disponibles.
Verificar manualmente la ubicación de cada técnico, sus habilidades y la prioridad de las tareas ralentizaba toda la empresa, y el coste de esa ralentización era alto.
Por eso eligieron OptimoRoute. Con OptimoRoute, es un proceso completamente diferente. Con las calificaciones, los horarios y las áreas de servicio establecidas a nivel de técnico, OptimoRoute ha eliminado la mayor parte del trabajo manual de la programación.
Los programadores pueden simplemente importar las órdenes de trabajo y OptimoRoute encuentra el mejor momento para que un técnico cualificado realice el trabajo.
OptimoRoute incluso tiene en cuenta la prioridad de las órdenes, y con las funciones de planificación semanal, el equipo puede planificar fácilmente hasta con cinco semanas de antelación.
Esto ayudó al equipo de técnicos y despachadores de Southern Star a manejar la friolera de un 100% más de órdenes de trabajo por día.
Con la superposición de un mapa personalizado (ya que gran parte de la zona de oleoductos de Southern Star es desértica y remota), las capacidades de optimización de rutas de OptimoRoute también ayudaron a los técnicos a llegar más rápido a sus ubicaciones de mantenimiento.
OptimoRoute tiene una robusta API que puede utilizar para integrarse con su actual sistema de gestión de órdenes de trabajo. Puede importar automáticamente miles de órdenes con toda la información necesaria (ubicación, tipo de reparación, herramientas o conocimientos necesarios, etc.
Incluso puede obtener datos en tiempo real sobre las tareas realizadas si utiliza la aplicación OptimoRoute para realizar un seguimiento del progreso.
Aprenda más sobre cómo OptimoRoute ha ayudado a Southern Star a mejorar su gestión de órdenes de trabajo y su eficiencia logística en nuestro completo desglose.
Pensamientos finales
Para una pequeña empresa con sólo unos pocos clientes, el archivo y la gestión de las órdenes de trabajo podría no ser su mayor problema a resolver.
Pero una vez que se llega a una cierta escala, cualquier empresa de servicios de campo va a luchar.
Maximizar el número de órdenes de trabajo que su equipo actual puede manejar le ayudará a mantener unos márgenes de beneficio saludables, mantener a los clientes contentos e impulsar más ingresos.
OptimoRoute está diseñado para ayudar a maximizar la productividad de su fuerza de trabajo mediante la eliminación de los cuellos de botella y la optimización de la expedición y el enrutamiento.
Para ver cómo podemos ayudar a su negocio, comience su prueba gratuita hoy.
Preguntas sobre las órdenes de trabajo
¿Para qué se utilizan las órdenes de trabajo?
Las órdenes de trabajo se utilizan para detallar los servicios requeridos por un cliente u organización y asignar la responsabilidad de la realización de las tareas.
¿Cómo se escribe una orden de trabajo?
Para escribir una orden de trabajo, es necesario comunicar una serie de información específica sobre la tarea, cuándo se completará y quién la está completando. Las órdenes de trabajo suelen contener la siguiente información:
- Nombre de la empresa
- Dirección de la empresa
- Número de orden de trabajo
- Descripción del trabajo a realizar
- Fecha de finalización
- Trabajador asignado a la tarea
¿Cómo debe gestionar una orden de trabajo?
La forma más eficiente de gestionar las órdenes de trabajo es con algún tipo de software de gestión de órdenes de trabajo. Este software automatizará la generación de órdenes de trabajo utilizando una plantilla y le permitirá ver y gestionar todas sus órdenes de trabajo pendientes y próximas desde una única vista en su tablero.
