La automatización de los sistemas telefónicos fue una de las cosas más importantes que se creó para las empresas. Es honestamente un poco loco no aprovechar la automatización para la gestión de las llamadas de su negocio, ya que no hace más que añadir valor para usted, en todos los ámbitos.
Ahorra tiempo, ahorra mano de obra, da a la persona que llama una mejor experiencia, y le impide perder las ventas debido a las personas que llaman confundidos o frustrados. Hay una variedad de maneras en que la automatización puede permitir que su sistema telefónico funcione mejor, y aquí están algunos de esos beneficios.
- Crear un directorio de la empresa
- Dar opciones a las personas que llaman utilizando un menú de llamadas
- Cree una opción de menú sólo para el buzón de voz
- Opciones de menú que se dirigen a teléfonos de desvío específicos
- Desvío programado
- Notificaciones de correo electrónico para los mensajes
- Horas de funcionamiento
Crear un directorio de la empresa
Incluso si sólo tiene un pequeño número de empleados, la adición de un directorio de la empresa le permite dirigir profesionalmente las personas que llaman a la persona adecuada, de inmediato. Con un directorio, no hay necesidad de que hablen con un representante antes de que puedan ser transferidos a la persona adecuada, ya que puede eliminar ese paso dejando que se conecten con esa persona por sí mismos.
Cuando alguien llama, puede simplemente marcar la extensión que corresponde con la persona o departamento correcto, sin llegar a hablar con un agente en vivo. Por lo tanto, lo que se hace es añadir extensiones para cada uno de sus empleados o departamentos, que están vinculadas a los teléfonos de desvío correctos para cada uno.
Entonces, cree un mensaje de audio que contenga la lista completa y adjunte ese mensaje de audio a la opción de menú de su elección. Cuando la persona que llame seleccione, por ejemplo, «#1» (o el número que usted designe), escuchará inmediatamente el mensaje de audio del directorio de la empresa que usted creó. En cuanto escuchen la extensión que se corresponde con la persona que necesitan, podrán marcarla en cualquier momento.
Esto es especialmente eficaz y muy útil para sus interlocutores cuando tiene más de un empleado, en cuyo caso puede incluso crear un directorio de marcación por nombre para facilitar a los interlocutores la localización de la persona que buscan.
Un menú de llamadas (es decir, una operadora automática, un árbol telefónico) es una de las herramientas más útiles para la automatización y lo ha sido durante bastante tiempo. Si usted no ha utilizado esta tecnología para su negocio antes, entonces usted está perdiendo en una de las mejores maneras de gestionar de manera eficiente y la ruta de sus llamadas.
Hay una idea errónea de que un menú de llamadas es sólo para las grandes empresas con una tonelada de volumen, pero ningún negocio es demasiado pequeño para usar esto. No importa el tamaño de su negocio, un menú de llamadas puede ahorrarle un montón de problemas, y si nada más, al instante le hace sonar más profesional cuando los clientes le llaman.
Esencialmente, es una recepcionista virtual; por lo que, en realidad puede utilizar el menú para reemplazar a una persona en vivo que responda a todas sus llamadas, ya que hará automáticamente la mayor parte de lo que esa recepcionista haría.
El menú automatizado puede saludar a la persona que llama, dirigirla a la persona o departamento que necesita, o incluso permitirle seleccionar una opción sólo para escuchar información, como direcciones de conducción, horarios u otra información rápida. Lo mejor de todo es que el menú filtra las llamadas por usted, en muchos casos sin necesidad de hablar con una persona en vivo.
Cuando utilice un menú de llamadas, puede crear una opción de menú individual que la persona que llame pueda seleccionar para ser enviada directamente a un buzón de voz. Por supuesto, las opciones de menú son versátiles y se pueden utilizar para dirigir a las personas que llaman a cualquier destino que desee, y esto incluye el enrutamiento al buzón de voz.
Esto funciona como una buena adición a su menú porque elimina la necesidad de responder a una llamada de alguien que sólo necesita llegar al buzón de una persona específica. Además, como pueden pulsar un número y conectarse inmediatamente al buzón de voz, eso significa que la persona que llama no tiene que esperar a que suene durante un tiempo antes de ser transferida al buzón de voz.
Si es necesario, también puede crear múltiples opciones de menú que envíen cada una a diferentes buzones que correspondan a diferentes empleados individuales.
Casi una característica estándar de un menú de llamadas es la capacidad de desviar las llamadas, cuando alguien selecciona una opción determinada, a cualquier teléfono(s) que usted desee. Usted puede decidir qué opciones de su menú se envían a qué teléfonos, y no es necesario que todas las opciones hagan sonar todos sus teléfonos cuando la persona que llama los selecciona.
Si tiene las opciones 1 a 3 en su menú de llamadas, por ejemplo, simplemente elija qué teléfonos sonarán cuando la persona que llama presione uno de esos números en su teclado de marcación. A continuación, sólo sonarán los teléfonos que haya configurado para cada opción. Así, podría ser algo así:
Desvío programado
El desvío programado es un método extremadamente útil para que las empresas organicen una programación personalizada para la gestión de llamadas. Esta función es exclusiva del servicio telefónico virtual de Talkroute, y no encontrará una automatización tan funcional como ésta con ningún otro proveedor virtual. Básicamente, puede crear horarios de desvío de llamadas personalizados para cada uno de sus teléfonos para asegurarse de que las personas adecuadas están en el horario de llamadas en el momento correcto y evitar cualquier solapamiento.
Esto es genial para automatizar los cambios de turno dentro de su empresa, o para acomodar a varios empleados que trabajan en diferentes días de la semana. Una vez que el horario de reenvío se establece para un teléfono, ese teléfono entonces sólo sonará durante las horas y los días de la semana para los que se ha programado.
Notificaciones de correo electrónico para los mensajes
Usted puede estar pensando, «Ya tengo suficientes notificaciones en mi vida…», pero estas son las notificaciones para su negocio que usted va a querer. Las notificaciones de correo electrónico para los mensajes de la empresa son importantes porque es posible que no tengas un momento en un momento dado para revisar tus mensajes, o que se te pase un mensaje por el teléfono.
El uso principal de estas notificaciones de correo electrónico es para el correo de voz. Configure su cuenta para enviar nuevos mensajes de voz a una dirección de correo electrónico específica, seleccione cualquier dirección de correo electrónico que desee (no sólo el titular de la cuenta), y reciba un ping de su correo electrónico en el momento en que un cliente le deje un mensaje de voz.
Incluso puede configurar varios buzones en su cuenta para diferentes empleados, y luego configurar cada buzón para que se dirija al correo electrónico de esa persona. Además del buzón de voz, también puede recibir una notificación cada vez que llegue un nuevo mensaje de texto de un cliente (si utiliza la mensajería de texto empresarial).
Configure sólo una dirección de correo electrónico para recibir nuevas notificaciones de texto, o puede configurar varias direcciones de correo electrónico si es necesario, para asegurarse de que alguien de su equipo esté seguro de responder.
Horas de funcionamiento
Cuando se utiliza un sistema telefónico virtual, es bueno tener un horario de trabajo establecido para asegurarse de que sus teléfonos no puedan sonar a cualquier hora del día. Si usted establece su horario de trabajo de 8 de la mañana a 6 de la tarde, por ejemplo, entonces las llamadas sólo sonarán en sus teléfonos de desvío durante esas horas.
Eso asegurará que cualquier teléfono de desvío no estará sonando a todas las horas de la noche, a menos que, por supuesto, usted quiera estar abierto las 24 horas del día. Para ilustrar cómo funcionaría su horario de funcionamiento con un sistema telefónico virtual, compárelo con el horario comercial de cualquier tienda en un edificio de ladrillo y mortero.
De la misma manera que una tienda normal cierra sus puertas a una hora determinada, y deja de contestar los teléfonos, así es exactamente cómo funciona la función de horario de funcionamiento con su sistema virtual. Cuando la gente llama a su negocio después de su horario normal, puede establecer un mensaje de audio fuera de horario y darles la opción de dejar un mensaje de voz.
Puede que se las haya arreglado con sólo un teléfono celular, una línea fija, o un par de teléfonos de escritorio para manejar su negocio, y aunque eso puede funcionar cuando usted es un nuevo negocio, la adición de un poco de automatización con un sistema de teléfono virtual puede llevarlo a un nivel más profesional.
Puede que no sea necesario que añada todas estas características a su sistema telefónico, pero al menos, automatizar su gestión de llamadas aunque sea un poco creará una experiencia mucho mejor para sus llamantes. Y ese es el objetivo de estas automatizaciones, mejorar la experiencia de los clientes que intentan contactar con usted, así como su experiencia en la gestión de esas llamadas.
