¿Qué es un presupuesto flexible?
Un presupuesto flexible se ajusta a los cambios en los niveles de ingresos reales. Los ingresos reales u otras medidas de actividad se introducen en el presupuesto flexible una vez que se ha completado un período contable, y éste genera un presupuesto específico para las entradas. A continuación, el presupuesto se compara con los gastos reales a efectos de control. Los pasos necesarios para construir un presupuesto flexible son:
-
Identificar todos los costes fijos y segregarlos en el modelo presupuestario.
-
Determinar en qué medida cambian todos los costes variables cuando cambian las medidas de actividad.
-
Crear el modelo presupuestario, en el que los costes fijos se «codifican» en el modelo, y los costes variables se establecen como un porcentaje de las medidas de actividad relevantes o como un coste por unidad de medida de actividad.
-
Introducir las medidas de actividad reales en el modelo después de que se haya completado un período contable. Esto actualiza los costes variables en el presupuesto flexible.
-
Ingrese el presupuesto flexible resultante para el período completado en el sistema contable para compararlo con los gastos reales.
Este enfoque varía del presupuesto estático más común, que no contiene más que cantidades fijas que no varían con los niveles de ingresos reales. Los informes de presupuesto versus real bajo un presupuesto flexible tienden a producir desviaciones que son mucho más relevantes que las generadas bajo un presupuesto estático, ya que tanto los gastos presupuestados como los reales se basan en la misma medida de actividad. Esto significa que las desviaciones serán probablemente más pequeñas que en un presupuesto estático, y también serán altamente procesables.
Se puede crear un presupuesto flexible que varíe en nivel de sofisticación. A continuación se presentan varias variaciones del concepto:
-
Presupuesto flexible básico. En su forma más simple, el presupuesto flexible altera aquellos gastos que varían directamente con los ingresos. Normalmente hay un porcentaje incorporado en el modelo que se multiplica por los ingresos reales para llegar a lo que deberían ser los gastos para un nivel de ingresos determinado. En el caso del coste de las mercancías vendidas, puede utilizarse un coste por unidad, en lugar de un porcentaje de las ventas.
-
Presupuesto flexible intermedio. Algunos gastos varían con otras medidas de actividad que los ingresos. Por ejemplo, los gastos de teléfono pueden variar con los cambios en la plantilla. Si es así, se pueden integrar estas otras medidas de actividad en el modelo de presupuesto flexible.
-
Presupuesto flexible avanzado. Los gastos sólo pueden variar dentro de ciertos rangos de ingresos u otras actividades; fuera de esos rangos, puede aplicarse una proporción diferente de gastos. Un presupuesto flexible sofisticado cambiará las proporciones de estos gastos si las mediciones en las que se basan superan sus rangos objetivo.
En resumen, un presupuesto flexible proporciona a una empresa una herramienta para comparar el rendimiento real con el presupuestado en muchos niveles de actividad.
Ventajas del presupuesto flexible
El presupuesto flexible es un concepto atractivo. He aquí varias ventajas:
-
Utilización en entornos de costes variables. El presupuesto flexible es especialmente útil en negocios en los que los costes están estrechamente alineados con el nivel de actividad del negocio, como un entorno de venta al por menor en el que los gastos generales pueden segregarse y tratarse como un coste fijo, mientras que el coste de la mercancía está directamente relacionado con los ingresos.
-
Medición del rendimiento. Dado que el presupuesto flexible se reestructura en función de los niveles de actividad, es una buena herramienta para evaluar el rendimiento de los gestores: el presupuesto debe ajustarse estrechamente a las expectativas en cualquier número de niveles de actividad.
-
Eficiencia presupuestaria. La presupuestación flexible puede utilizarse para actualizar más fácilmente un presupuesto cuyos ingresos u otras cifras de actividad aún no se han concretado. Con este enfoque, los directivos dan su aprobación a todos los gastos fijos, así como a los gastos variables en proporción a los ingresos u otras medidas de actividad. A continuación, el personal de presupuestación completa el resto del presupuesto, que fluye a través de las fórmulas del presupuesto flexible y altera automáticamente los niveles de gasto.
Estos puntos hacen que el presupuesto flexible sea un modelo atractivo para el usuario avanzado del presupuesto. Sin embargo, antes de decidirse a cambiar al presupuesto flexible, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones compensatorias.
Desventajas del presupuesto flexible
El presupuesto flexible parece a primera vista una forma excelente de resolver muchas de las dificultades inherentes a un presupuesto estático. Sin embargo, también presenta una serie de graves problemas, que abordamos en los siguientes puntos:
-
Formulación. Aunque el presupuesto flexible es una buena herramienta, puede ser difícil de formular y administrar. Un problema de su formulación es que muchos costes no son totalmente variables, sino que tienen un componente de coste fijo que debe calcularse e incluirse en la fórmula del presupuesto. Además, puede dedicarse mucho tiempo a la elaboración de las fórmulas de costes, lo que supone más tiempo del que dispone el personal típico de presupuestación en pleno proceso presupuestario.
-
Retraso en el cierre. Un presupuesto flexible no puede cargarse previamente en el software de contabilidad para compararlo con los estados financieros. En su lugar, el contable debe esperar hasta que se haya completado un periodo de información financiera, entonces introducir los ingresos y otras medidas de actividad en el modelo presupuestario, extraer los resultados del modelo y cargarlos en el software de contabilidad. Sólo entonces es posible emitir estados financieros que contengan información presupuestaria frente a la real, lo que retrasa la emisión de estados financieros.
-
Comparación de ingresos. En un presupuesto flexible, no hay comparación de los ingresos presupuestados con los reales, ya que ambas cifras son iguales. El modelo está diseñado para comparar los gastos reales con los previstos, no para comparar los niveles de ingresos. No hay forma de destacar si los ingresos reales están por encima o por debajo de las expectativas.
-
Aplicabilidad. Algunas empresas tienen tan pocos costes variables de cualquier tipo que no tiene mucho sentido construir un presupuesto flexible. En cambio, tienen una enorme cantidad de gastos generales fijos que no varían en respuesta a ningún tipo de actividad. Por ejemplo, consideremos una tienda web que descarga software a sus clientes; se requiere una cierta cantidad de gastos para mantener la tienda, y esencialmente no hay coste de los bienes vendidos, aparte de las comisiones de la tarjeta de crédito. En esta situación, no tiene sentido construir un presupuesto flexible, ya que no variará con respecto a un presupuesto estático.
En resumen, un presupuesto flexible requiere tiempo adicional para construir, retrasa la emisión de los estados financieros, no mide las variaciones de los ingresos, y puede no ser aplicable bajo ciertos modelos presupuestarios. Estos son problemas graves que tienden a restringir su uso.
Cursos relacionados
Presupuestación
Presupuesto de capital
