Adquisición 101Requisición de compra vs. Orden de compra

Para alguien nuevo o que no esté familiarizado con las adquisiciones y los pedidos empresariales, los términos «órdenes de compra» y «requisiciones» (también llamados a veces «requisiciones de compra» o «requisiciones de pedido») pueden resultar un poco confusos al principio. Ambos son términos que pueden significar que una empresa necesita adquirir bienes o servicios. También son una parte integral del proceso de compra para pagar (también conocido como P2P), que se ocupa de la identificación de los requisitos, la aprobación y la colocación de las órdenes de compra, y, finalmente, la conciliación de las entregas recibidas y las facturas facturadas a través de una coincidencia de 3 vías.

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Si las solicitudes y las órdenes de compra tienen tanto en común, ¿cuál es la diferencia?

En pocas palabras, las solicitudes acaban convirtiéndose en órdenes de compra una vez aprobadas. Las órdenes de compra se envían a los proveedores, no las requisiciones.

Las requisiciones son una indicación de que ciertos bienes o servicios necesitan ser comprados dentro de una empresa. Son utilizadas por los empleados de la empresa para comunicar las cosas que necesitan comprar a quienes están a cargo de las adquisiciones. Las requisiciones son órdenes internas, lo que significa que nunca salen de la empresa.

Las órdenes de compra se envían a los proveedores o vendedores para indicar la intención de comprar bienes o servicios. Independientemente del tamaño o la especialización de una empresa, las órdenes de compra suelen requerir la verificación de un gerente antes de ser enviadas a un proveedor, de forma similar a las requisiciones. La principal diferencia es que las requisiciones, cuando se reciben de los empleados, son utilizadas internamente por los departamentos de compras para hacer un seguimiento de los bienes y servicios que necesitan comprar, mientras que las órdenes de compra son herramientas para actuar sobre esas necesidades haciendo esas compras a los proveedores designados.

Como ejemplo de una cadena básica de acontecimientos que conducen al envío de una orden de compra, digamos que una planta de fabricación se está quedando sin un determinado componente necesario para fabricar sus productos, como los pernos metálicos:

1. Un empleado se da cuenta de ello y, al no ser el responsable de realizar las órdenes de compra, indica que es necesario comprar más pernos metálicos presentando una solicitud de compra al jefe de almacén.
2. Una vez aprobada, el jefe de almacén presenta la solicitud de compra al departamento de compras para la segunda ronda de aprobaciones.
3. Después de verificar el gasto, el jefe de compras rellena la orden de compra aprobada con la cantidad necesaria de pernos metálicos especificada en la orden de solicitud. (A veces este paso se sustituye por la presentación de una petición de oferta o una solicitud de oferta si el comprador planea negociar con el proveedor.)
4. En las empresas más grandes, la orden de compra puede incluso ser revisada y aprobada una o más veces antes de que la orden de compra finalizada se envíe a un proveedor.

¿Pero qué importancia tienen las requisiciones al crear un proceso de compra?

¿Por qué son necesarias las requisiciones de compra?

¿Por qué no crear órdenes de compra inmediatamente cuando se necesitan bienes y servicios?

Estas son buenas preguntas, y las respuestas pueden variar de una empresa a otra.

Una de las razones universales es que las órdenes de requisición pueden ser un factor importante para optimizar la reducción de los costos generales de compra. En el caso de algunas empresas y agencias gubernamentales, las cotizaciones de compra múltiples de diferentes proveedores son un requisito en las órdenes de requisición, antes de la creación de una orden de compra, para asegurar que se obtengan los mejores productos y precios de calidad de cada orden.

Sin embargo, este no fue siempre el caso. Algunas empresas solían evitar el uso de requisiciones y órdenes de compra por completo. Pero, ¿por qué?

En el pasado, cuando los pedidos implicaban pequeñas cantidades de dinero, renunciar tanto a las órdenes de requisición como a las órdenes de compra en favor de realizar una compra directamente con una tarjeta de crédito de la empresa era un método popular utilizado en aras de ahorrar tiempo.

Sin embargo, con la introducción de la contratación electrónica y el software de órdenes de compra en línea, junto con la capacidad de registrar retroactivamente los gastos, incluso los pequeños pedidos y compras pueden ahora documentarse con facilidad.

«Los días de los gastos inconducentes están contados, ya que las empresas adoptan formas nuevas y más fáciles de seguir y centralizar las compras realizadas por todos los empleados de su empresa.» – Majdi Sleimen

A medida que aumentan los importes monetarios de las órdenes de compra, disponer de un sistema para filtrar las órdenes de pedido iniciales y aprobar las órdenes de compra finalizadas antes de enviarlas empieza a ser esencial para la documentación, especialmente en el caso de los gastos más importantes. Para las empresas que realizan un gran número de órdenes de compra cada mes, poder controlar el gasto sin obstaculizar el flujo de trabajo también es una necesidad.

Para seguir ahorrando tiempo mientras se mantienen las ventajas de estos sistemas, los sistemas de aprovisionamiento electrónico y de órdenes de compra en línea se han convertido en un enfoque popular para manejar todos los pasos del proceso de órdenes de compra, especialmente en las empresas más grandes.

Otra gran interacción entre las requisiciones y las órdenes de compra en un entorno de software es la capacidad de rellenar órdenes de compra únicas a partir de múltiples requisiciones – una característica extremadamente práctica para las empresas que manejan grandes volúmenes de órdenes de requisición.

¿Quieres sacar el máximo provecho de las órdenes de compra y las requisiciones? Pruebe a hacerlo en línea.

Hoy en día, la mayoría de los negocios se hacen en línea. ¿Por qué no lo hace su proceso de compras?

¿Cansado de estar atado a su escritorio, de que le cambien los detalles de la compra sin que quede constancia de ello, de intentar hacer un seguimiento de docenas de pedidos de requisición, de enviar hojas de papel por la oficina para que las firmen físicamente y de intentar hacer un seguimiento manual del estado de cada pedido de compra? ¿Por qué no agilizar el proceso con una plataforma de compras en línea? Cuando se gestionan de forma digital, las solicitudes y las órdenes de compra pueden ahorrar tanto tiempo como si se tratara de una tarjeta de crédito de la empresa, a la vez que le permiten aprovechar las ventajas de las cadenas de aprobación estructuradas, la documentación y la flexibilidad para acceder a ellas en cualquier lugar.

Antes de entrar en el proceso de compra y pago, merece la pena conocer la diferencia:

Las solicitudes son órdenes internas, utilizadas por los miembros de la empresa para indicar una necesidad de productos o servicios dentro de la misma.

Las órdenes de compra son pedidos externos enviados a los proveedores o vendedores para expresar o confirmar un compromiso de compra de esos productos y servicios.

Aunque son similares, ambos términos desempeñan un papel crucial en el proceso de compra a pago utilizado por la mayoría de los departamentos de compras, y ambos son características esenciales en las plataformas modernas de gestión de compras y pedidos en línea.

La reducción media de los costes de compra después de implementar una solución de aprovisionamiento es de alrededor del 15%, y el tiempo que se tarda en completar las órdenes de requisición hasta un 75%.

Ahora que conoce la diferencia entre las órdenes de compra y las requisiciones, ¡intente manejar ambas cómodamente con una plataforma de aprovisionamiento online!

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