Cómo hacer una agenda diaria que no te arruine el día en 5 pasos

Cuando se trata de hacer una agenda diaria, la mayoría de la gente cae en uno de los dos bandos:

• El sobreprogramador: Sus calendarios parecen la pintura de los dedos de un niño. Las reuniones se superponen y los recordatorios de eventos, descansos, tareas y más reuniones se disparan como si fuera Nochevieja. Sus días están determinados desde el momento en que se levantan hasta su rutina nocturna.
• El Minimalista: También conocido como «El soñador». Tienen uno o dos eventos recurrentes, pero un montón de espacio en blanco por lo que están «libres» (al menos sobre el papel) para largos tramos de trabajo.

El problema es que ambos enfoques son terribles por sus propias razones.

Estar sobreprogramado no deja tiempo para las inevitables tareas «urgentes» que surgen. Una tarea tarda más de lo que suponías (gracias a la falacia de la planificación) y todo tu día se convierte en un caos.

¿Y el minimalista? Simplemente han descargado su agenda en algún otro formato, probablemente una lista de tareas, una aplicación de programación o una serie de correos electrónicos enfadados preguntando «¿Dónde está esto?»

La verdad es que una buena agenda diaria es un plan para una vida exitosa. Saber lo que tienes que hacer (y cuándo) crea un sentido de propósito, significado y enfoque. Le ayuda a evitar la procrastinación, a mantenerse motivado y a gestionar adecuadamente su tiempo.

Desgraciadamente, pocos de nosotros tenemos un control total sobre nuestros días. En su lugar, necesitas algo flexible. Necesitas una plantilla de horario diario.

En esta guía, vamos a cubrir cómo los fundadores, creativos y pensadores más exitosos utilizan un enfoque de plantillas para su día para mantenerse enfocados, organizados y productivos (¡y cómo puedes hacer lo mismo con tu día!)

Cómo hacer un horario diario eficaz en 5 pasos

1. Empieza el día con tu trabajo más importante
2. Mapea tu horario diario perfecto según tu «curva de productividad» personal
3. Utiliza el «bloqueo de tiempo» para pasar de ser reactivo a tener el control de tu tiempo
4. Pon tu disponibilidad al mínimo que puedas (10-15 minutos)
5. Sigue tu flujo (tanto de tareas como de energía)
6. BONUS: Realice una auditoría periódica del calendario para eliminar el tiempo muerto

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Empiece el día con su trabajo más importante

Las personas con más éxito siempre hacen primero su trabajo más importante.

Esto puede significar «tragarse una rana» (es decir, quitarse de encima la tarea más difícil) o bloquear el tiempo para el trabajo significativo antes que cualquier otra cosa. Lo que no hacen, es empezar el día con distracciones, desencadenantes emocionales y estrés (es decir, el correo electrónico, las redes sociales y Slack).

Como explica el fundador de Farnam Street, Shane Parrish:

«Si me levantara por la mañana y lo primero que hiciera fuera consultar el correo electrónico, estaría permitiendo que otros dictaran mis prioridades para el día.»

Hay una tonelada de grandes ejemplos de esto en la práctica, pero uno de mis favoritos viene del fundador y académico Kevin Taylor, que establece bloques de tiempo diarios recurrentes para escribir por la mañana:

Como explica Taylor:

«Si eres como la mayoría, primero programas lo que los demás te exigen y sólo después buscas huecos vacíos en el calendario donde puedas ‘encajar’ lo que es importante para ti. (Buena suerte para encontrar tiempo para concentrarse en ese tipo de calendario «diseñado de forma reactiva».)

«En lugar de eso, invierte el paradigma programando primero lo que es importante para ti.»

Establecer un compromiso recurrente contigo mismo a primera hora de la mañana comienza tu día con la intención correcta y garantiza que, independientemente de lo que ocurra, habrás hecho algo significativo.

Pero lo más importante es que suele ser el momento más efectivo del día. Para la mayoría de las personas, su energía es naturalmente mayor por la mañana y hay menos distracciones, lo que significa que puedes realmente profundizar en el trabajo importante.

Según Alex Pang, autor de Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

«Dos horas en las que realmente puedes adentrarte en el problema dan lugar a soluciones que van a ser mejores que si pasas 10 horas repartidas entre reuniones y rebotando en los canales de Slack»

Progresar así tiene un efecto dominó de motivación y productividad que te arrastra durante el resto del día.

Si quieres una herramienta que te ayude a comprometerte con este tiempo, prueba la integración de RescueTime Calendar. Solo tienes que añadir #focustime al título de tu bloque matutino en la plantilla de tu agenda diaria y todos los sitios web que te distraigan (como las redes sociales, las noticias y el entretenimiento) se bloquearán durante su duración.

Por último, no siempre tienes que saber exactamente lo que vas a hacer durante este tiempo. Basta con que dediques tus mejores horas a un trabajo significativo.

Mapea tu horario diario perfecto según tu «curva de productividad» personal

La razón por la que la mayoría de las personas con éxito dedican sus primeras horas del día al trabajo significativo es porque es cuando sus niveles de energía son más altos. Sin embargo, con un poco de trabajo, puedes utilizar ese mismo enfoque para adaptar el resto de tu plantilla de horarios diarios a tus niveles de energía.

Todos pasamos por flujos y reflujos de energía a lo largo del día gracias a algo llamado nuestro Ritmo Circadiano. Se trata de un reloj interno que hace que nuestra mente y nuestro cuerpo pasen por momentos de alerta y de somnolencia.

La clave de un modelo de horario diario exitoso es hacer coincidir tus niveles de energía con el tipo de trabajo que estás haciendo.

Cuando nuestra energía es baja, somos menos creativos, nos cuesta más tomar decisiones y nos estresamos y abrumamos más fácilmente. Por otro lado, los estudios demuestran que somos hasta un 500% más productivos cuando nuestra energía es alta y podemos entrar en un estado de flujo.

Entonces, ¿cómo descubrir cuándo tus niveles de energía son naturalmente más altos y más bajos a lo largo del día?

Experimenta con tu Ritmo Circadiano

La mayoría de las personas siguen un Ritmo Circadiano similar a lo largo del día.

Después de despertarnos y salir de la inercia del sueño nuestros niveles de energía empiezan a subir de forma natural. Alrededor de las 10 de la mañana hemos alcanzado nuestros niveles máximos de concentración que se prolongan hasta una caída natural de energía después del almuerzo entre las 1-3 de la tarde.

Por la tarde, nuestros niveles de energía vuelven a subir hasta caer de nuevo en algún momento entre las 9-11 de la noche, cuando la mayoría de nosotros se va a la cama.

Así que, por ejemplo, podrías crear una plantilla de horario diario que siga este patrón:

• Trabajo de alta energía hasta cerca del mediodía
• Llamadas, reuniones y correos electrónicos de 1 a 3
• Tiempo libre para tareas urgentes o más reuniones hasta el final del día

Este es un comienzo bastante bueno, pero ¿qué pasa si no te funciona o quieres ser más preciso?

Utiliza tus datos de productividad personal para trazar tu «Curva de Productividad»

En lugar de confiar en el autoinforme o en el seguimiento del estado de ánimo, es mucho más fácil (y más preciso) utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo como RescueTime para recopilar datos automáticamente por ti.

Después de recopilar un poco de datos, tu panel de RescueTime te mostrará a qué aplicaciones, herramientas, sitios web y proyectos dedicas tu tiempo, cuándo estás siendo productivo (o distraído), así como las tendencias de tus actividades, y mucho más.

Para nuestro caso de uso, el informe de tendencias de productividad a lo largo de una semana mostrará cuándo es más probable que seas productivo o te distraigas en un día determinado. Esto está en Informes > Productividad > Hora del día.

Mirando este informe, obtenemos una clara tendencia diaria de productividad y distracción para poder crear una plantilla de horario diario acorde:

• Tiempo concentrado y con la cabeza baja durante las horas punta
• Reuniones, llamadas y correo electrónico cuando los niveles de energía son bajos
• Pausas cuando es más probable que estés de bajón

En esencia, estás pasando de programar tu día en torno al tiempo a programarlo en torno a tu energía.

(¡Echa un vistazo a nuestra guía completa sobre cómo encontrar tus horas más productivas aquí!)

Usa el «bloqueo de tiempo» para pasar de ser reactivo a tener el control de tu tiempo

Tu curva de productividad es un mapa de cómo puedes llenar un día completo en tu plantilla de programación diaria.

Esto no es lo mismo que el horario diario de The Overscheduler que llena sus días con las prioridades de otras personas. En su lugar, se trata de una plantilla de cuándo eres más adecuado para hacer ciertos tipos de trabajo.

Un ejemplo de este tipo de plantilla de horario diario en la práctica es lo que la diseñadora Jessica Hische llama su «Ultraschedule»:

Esta plantilla de horario diario es como un esqueleto sobre el que construyes tu semana. Y si lo haces coincidir con tu curva de productividad diaria, sabrás que estás siendo lo más productivo posible con tu tiempo.

Para Hische, esto significaba mantener el lunes como «Día de la Administración» para las llamadas y reuniones habituales, mientras que reservaba tiempo los miércoles y los viernes para el «Trabajo Analógico»:

«Hay momentos programados durante los cuales puedo estar totalmente inmerso en el correo electrónico y durante el resto del día me obligo a ignorarlo. Sobre todo, hay bloques de tiempo programados en los que mi wifi estará apagado».

Una de las mejores partes de este enfoque es que te ayuda a visualizar tu día de trabajo ideal, una habilidad importante que pocos practicamos, según el autor Ryan Holiday:

«Mucha gente tiene grandes objetivos para el futuro. Creo que es mejor saber cómo es tu día perfecto. Entonces puedes preguntarte con cada oportunidad y elección: ¿Esto me acerca o me aleja?»

El impacto no es sólo que sepas lo que deberías hacer, sino que te ayuda a decir no a las cosas que te alejan de tu día ideal. Como explica el diseñador Brad Frost:

«Aceptar una invitación a una reunión requiere que le quite tiempo a otra cosa, y ahora eso está realmente visualizado»

Puedes utilizar una técnica llamada Time Blocking para crear tu propia plantilla de programación diaria como esta. Consulta nuestra guía paso a paso aquí.

Establezca su disponibilidad al mínimo que pueda (10-15 minutos)

Con su plantilla de horario matutino y diario significativa y ajustada a su curva de productividad, la siguiente pregunta es: ¿Cómo encaja las inevitables tareas, citas, reuniones y responsabilidades que se arrastran y desordenan su horario diario?

Un horario diario ideal protege su tiempo. Para el vicepresidente de producto de Facebook, Fidji Simo, esto significa cambiar el tiempo por defecto de las reuniones al mínimo posible:

«Mucha gente no comprueba cuánto tiempo debería asignarse de forma realista a algo. Se limitan a establecer 30 minutos para una pequeña conversación y 60 minutos para una conversación más amplia. Esto contribuye a que los calendarios parezcan un queso suizo».

En su lugar, Simo establece el tiempo mínimo para las reuniones en 10-15 minutos (Elon Musk es famoso por dividir todo su día en trozos de 5 minutos). De este modo, la persona que reserva la reunión puede solicitar más tiempo si cree que lo necesita.

Esto hace que tanto tú como el organizador de la reunión seáis responsables de decidir cuánto tiempo necesitáis realmente. (Lo cual es un buen punto de partida para solucionar nuestra obsesión por las reuniones).

Simo también recomienda establecer topes en torno a las horas de las reuniones, así como reservar huecos intencionadamente abiertos en tu día para las sorpresas de última hora. De este modo, no serás ingenuo respecto a las distracciones a las que te enfrentarás.

En Google Calendar (así como en muchas otras aplicaciones de Calendario) puedes incluso cambiar la duración por defecto de las reuniones y añadir topes automáticos.

Un día eficaz no se rige por la tiranía de la reunión de 60 minutos. Como explica Simo:

«Estoy más concentrado cuando establezco mi propia agenda que cuando dejo que otros establezcan la mía»

Sigue tu flujo (tanto de tareas como de energía)

Cuando se hace correctamente, tu agenda diaria debería darte impulso, no quitártelo.

Sin embargo, a menudo nos olvidamos de pensar en nuestro estado de ánimo cuando programamos reuniones, eventos o tareas. Sin embargo, piense en el salto cognitivo que supone pasar de un ejercicio de pensamiento profundo como la codificación de una nueva función a una llamada diaria para ponerse al día.

Según la Asociación Americana de Psicología, recuperarse de tareas cambiantes como ésta puede ocupar casi el 40% de nuestro tiempo productivo.

Aunque ya hemos hablado de la importancia de proteger su flujo de energía (y de adecuar las tareas adecuadas a sus niveles de energía), también debe ser consciente de su flujo de tareas.

Nuestros cerebros tardan en entrar en el flujo de una tarea. Pero una vez que han entrado en calor, es más fácil seguir adelante y mantener la motivación.

Para el autor Paul Jarvis, esto significa «fragmentar» su día por actividades. Una tarde puede dedicarse sólo a escribir, mientras que una mañana puede ser de atención al cliente.

«Cuanto más tiempo puedas concentrarte en un solo tipo de tarea, más rápido podrás realizarla. Así que agrupar toda la escritura que tengo que hacer en una mañana significa que puedo escribir 5 o 6 artículos de una sola vez».

Esto es también lo que Paul Graham de Y Combinator llama «Tiempo del Hacedor»: los largos tramos de tiempo necesarios para trabajar en tareas cognitivamente exigentes como la escritura o la codificación (frente al Tiempo del Gestor, que se divide en segmentos cortos).

Cuando rellenes tu plantilla de programación diaria con tus tareas y deberes, intenta agrupar tareas similares. Y cuando llegue el momento de hacer el trabajo, asegúrate de estar concentrado y libre de distracciones.

Hay un montón de herramientas que pueden ayudar a su flujo de tareas. El autor de Four Hour Work Week, Tim Ferriss, tiene su teléfono en modo avión el 80% del tiempo. Mientras que la función FocusTime de RescueTime puede bloquear los sitios de distracción y las notificaciones para que no te descarrilen.

Personalmente, me gusta usar FocusTime para las sesiones Pomodoro en las que trabajo intensamente durante 25-30 minutos y luego me tomo un breve descanso.

BONUS: Haz una auditoría periódica del calendario para despejar el tiempo muerto

Por último, esta plantilla de programación diaria no significa nada si tu calendario ya está lleno de reuniones y tareas recurrentes.

La mayoría de la gente utiliza su calendario como una herramienta de cara al futuro para planificar lo que viene. Pero también es una gran herramienta de reflexión. Una auditoría del calendario es un ejercicio sencillo en el que se repasa y audita las obligaciones pasadas.

Cada tres meses, la vicepresidenta de producto de Facebook, Fidji Simo, realiza una auditoría del calendario para averiguar:

• El tiempo que dedicó a cada proyecto
• Cómo se dividió su tiempo reuniéndose con líderes individuales frente a las grandes reuniones
• El porcentaje de tiempo que dedicó a la contratación frente a la gestión y la construcción

Con estos datos en la mano, puede ver si el tiempo invertido coincide con sus intenciones. Y si no es así, se ajusta.

«Todas las demás cosas de mi calendario eran menos importantes pero estaban ocupando más tiempo por razones de legado.

«Había reuniones recurrentes que ya no requerían mi asistencia, reuniones para tomar decisiones sobre temas menos importantes, etc…»

La integración con el calendario de RescueTime le ofrece una visión rápida de cuánto tiempo pasa trabajando cada día, el tiempo total de las reuniones, su productividad media y si alcanza sus objetivos diarios o no.

Mire ahora mismo su agenda semanal o mensual. Cuántas de esas reuniones recurrentes podrían acortarse o desecharse?

¿Sus compromisos de tiempo coinciden con sus objetivos?

Si no es así, es hora de recuperar esas horas.

Por último, mantenga todos sus compromisos de tiempo en un solo lugar

Puede parecer una buena idea separar sus calendarios personales y profesionales, pero esto sólo busca problemas cuando los compromisos se solapan. En su lugar, utilice un código de colores para diferenciar las actividades o cree un calendario de «plantilla» diferente para mantener las cosas limpias.

Puedes pensar en tu calendario como un gran tarro vacío. Cada tarea que añades -ya sea personal o profesional- llena el espacio. Y mientras que usted puede asignar diferentes niveles de importancia a las tareas, su calendario no lo hace.

Una hora es una hora sin importar en qué la gastes.

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