¿Utilizas carpetas en el trabajo, en casa o en la escuela para almacenar papeles e información?
¿Estás buscando algo de ayuda cuando se trata de mantener la información organizada para un fácil acceso?
En este post, te ofrezco un par de maneras para que puedas organizar una carpeta de hojas sueltas.
Antes de empezar, necesitarás una carpeta con el tamaño de anillas que elijas, fundas de plástico transparentes para carpetas, separadores para carpetas, carpetas de bolsillo, hojas sueltas u otro tipo de papel y una perforadora de tres agujeros.
- Piensa en el uso que le darás a la carpeta.
- Cree secciones.
- Seleccione un método de organización de carpetas.
- El método de «archivar sobre la marcha».
- El método de «Sección y trabajo».
- Escriba siempre la fecha en la parte superior de una hoja de papel suelta.
- Mantenga los documentos importantes o de uso frecuente hacia la parte delantera de la carpeta.
- Asegúrese de ajustar cuidadosamente los papeles en la parte posterior de la carpeta antes de cerrarla.
Piensa en el uso que le darás a la carpeta.
¿Dónde vas a usar tu carpeta?
¿La vas a usar en la escuela, en casa o en el trabajo?
¿Se transportará de un lugar a otro, o se quedará en un sitio y tendrá un lugar de almacenamiento permanente?
Es importante tener en cuenta esta información, ya que dictará cómo interactuará y utilizará la información de la carpeta.
Además, querrá encontrar la mejor técnica para consultar el contenido de la carpeta.
Por ejemplo, si va a escribir y editar papeles con frecuencia, tiene sentido guardar los papeles directamente en la propia carpeta.
Por otro lado, si sólo va a consultar los papeles con frecuencia y no va a escribir en ellos, puede tener más sentido colocar los papeles en fundas de plástico transparentes para carpetas.
Cree secciones.
Ahora es el momento de desarrollar las diferentes secciones para su carpeta. Tómate un par de minutos para hacer una lluvia de ideas sobre las diferentes secciones de tu carpeta. Utiliza un trozo de papel y anota tus ideas. No sientas que tienes que ceñirte a la primera lista de secciones que crees.
Siéntete libre de editar la lista añadiendo, eliminando o editando secciones, y organizándolas de una manera que funcione bien para tus necesidades.
¿Tienes problemas para empezar con tus secciones? Puede organizarlas por clase o curso, por proyecto, por hora del día, por fecha, por orden alfabético, por asignatura, por persona, etc.
Cuando termine de compilar su lista, escriba claramente el nombre de cada sección en un nuevo separador de carpeta; puede utilizar un bolígrafo o un rotulador permanente para el trabajo, o incluso puede imprimir etiquetas si lo desea.
Si ya tiene una pila de papeles para archivar, tómese unos minutos para separar todo en sus respectivas secciones y archivar detrás del divisor.
Entonces, puede colocar toda la pila en la sección de la carpeta (asegurándose de perforar con tres agujeros los papeles que no tengan agujeros) de una sola vez.
Si todavía no tiene papeles para colocar en sus carpetas, simplemente vaya al siguiente paso.
Seleccione un método de organización de carpetas.
Las carpetas de hojas sueltas a menudo tienen mala reputación como trampas de papel desorganizado. Después de todo, hay tanto papel con el que lidiar, ¿cómo mantener esos papeles sin numerar en orden, especialmente cuando necesita almacenar notas, y mantener las páginas en blanco disponibles?
Aquí hay dos métodos que puede probar:
El método de «archivar sobre la marcha».
Prepare separadores para su carpeta según sea necesario. Coloque una pila de hojas sueltas en blanco detrás de la última carpeta. Retire las hojas a medida que las necesite y archívelas cuando haya terminado su clase/curso/trabajo. Puede archivar los papeles en una sección divisoria, de más reciente a menos reciente, o viceversa.
El método de «Sección y trabajo».
Prepare los divisores para su carpeta. Coloque cantidades iguales de hojas sueltas en blanco en cada una de las secciones de los separadores. Siempre que necesite trabajar en una sección concreta de la carpeta, simplemente diríjase a esa sección y saque un papel. Cuando termine de tomar notas, archive los papeles hacia la parte posterior de los separadores, según su elección, de más reciente a menos reciente, o viceversa.
Aquí tiene otros consejos importantes para la carpeta que debe tener en cuenta:
Escriba siempre la fecha en la parte superior de una hoja de papel suelta.
Si tiene una serie de hojas sueltas, escriba la fecha en cada una, seguida del número de hojas de la serie, como 1/5, 2/5, 3/5 y así sucesivamente. Esto facilita el seguimiento de los artículos, en caso de que las hojas sueltas se separen.
Mantenga los documentos importantes o de uso frecuente hacia la parte delantera de la carpeta.
Puede guardar las tareas que se van a entregar en el bolsillo delantero de una carpeta, y guardar cosas como los programas de estudios o el material de referencia en un bolsillo de plástico transparente.
Asegúrese de ajustar cuidadosamente los papeles en la parte posterior de la carpeta antes de cerrarla.
Esto asegura que los papeles no se pellizquen, se rompan o se desprendan de alguna manera al abrir y cerrar la carpeta.
