Consejos de seguridad de Google Docs
Google Docs es una gran herramienta para colaborar con compañeros de trabajo y colegas, pero puede crear algunas situaciones indeseables si la información sensible se comparte inadvertidamente de manera inapropiada. Es posible que quieras limitar las opciones de uso compartido para todo tu dominio para reducir estas situaciones. Para ello, tendrás que visitar el panel de control de G Suite.
Para acceder al panel de control (ten en cuenta que necesitarás derechos de superadministrador del dominio), haz clic en el icono del engranaje de la bandeja de entrada de Gmail y, a continuación, selecciona «Gestionar este dominio». A continuación, selecciona la pestaña «Configuración» y elige «Drive y Docs». En «Opciones de uso compartido» puedes elegir la configuración que mejor se adapte a las necesidades de tu dominio.
Explorando la configuración de uso compartido
Si no deseas limitar el uso compartido en todo el dominio, debes instruir a los usuarios sobre las diferentes opciones de uso compartido para asegurarte de que están seleccionando la configuración adecuada.
Privado
Un documento compartido de forma privada sólo es accesible por el propietario o creador de los documentos y otros no pueden buscar el elemento.
Con el dominio
Un documento compartido dentro del dominio puede ser encontrado por cualquier persona del dominio a través de la búsqueda.
Dentro del dominio con un enlace
Un documento compartido dentro del dominio con un enlace sólo permite a los usuarios con el enlace del documento acceder al mismo.
Cualquier persona con el enlace
Compartir un documento con cualquier persona con el enlace permitirá a cualquier persona a la que se le haya dado el enlace del documento la capacidad de acceder y ver el documento.
Público en la web
Un documento compartido públicamente en la web significa que cualquiera puede encontrar (a través de la búsqueda), acceder y leer el elemento. Esta es, por supuesto, la configuración de uso compartido menos segura.
Más herramientas de seguridad granular de Google Docs
Si quieres restringir la configuración de uso compartido de documentos para un determinado usuario o grupo de usuarios, necesitarás una herramienta de seguridad en la nube de terceros como BetterCloud.
