Los cuatro estados financieros básicos son la cuenta de resultados, el estado de ganancias acumuladas, el balance y el estado de flujos de efectivo. Debido a la complejidad del estado de flujos de efectivo, puede encontrar información sobre ese estado en un post separado. Nuestro propósito aquí es obtener una idea básica de lo que va en cada uno de los estados y el propósito de cada estado.
Lo primero que debe hacer al comenzar cualquier estado es el título. El encabezamiento indica al lector lo que está viendo. El encabezamiento de todos los extractos es el siguiente:
Nombre de la empresa
Nombre del extracto
Fecha
La fecha puede ser un poco complicada pero lo discutiremos en el contexto de cada uno de los extractos.
Debe preparar los estados financieros en un orden particular:
- Estado de resultados
- Estado de ganancias retenidas
- Balance
- Flujo de caja
La razón de esto es porque necesitará información del estado anterior para completar el siguiente. Verá el flujo de información mientras completamos un ejemplo. Es importante tener en cuenta que sólo utilizará cada número del balance de comprobación una vez. Una vez que se ha utilizado un número, no se volverá a utilizar. Observe que no he escrito que una vez que se utiliza una cuenta, no se volverá a utilizar. Hay una cuenta que se utilizará en dos estados de cuenta diferentes. ¿Puedes adivinar cuál?
La cuenta de resultados
Por el nombre, deberías ser capaz de decir que la cuenta tiene algo que ver con los ingresos. Los ingresos me hacen pensar en la renta, pero cuando trabajamos con empresas, la mayoría de nosotros pensamos en los ingresos en términos de beneficios. Los ingresos están bien, pero a fin de cuentas, los propietarios de pequeñas empresas no nos llevamos a casa nuestros ingresos porque tenemos que pagar los gastos. Otro nombre para la cuenta de resultados es la cuenta de pérdidas y ganancias. El formato básico de la cuenta de resultados es ingresos – gastos = ingresos netos.
La cuenta de resultados es como una película que nos cuenta todo lo ocurrido en el negocio durante el año. Incluye todos los ingresos generados y todos los gastos incurridos. Podemos saber si la empresa pidió dinero prestado en algún momento del año buscando los gastos por intereses. Podemos saber si la empresa es propietaria o alquila el espacio que ocupa buscando los gastos de alquiler. ¿Tiene la empresa empleados? Busque los gastos salariales. La cuenta de resultados abarca todo el periodo, ya sea un mes, un trimestre o un año. Por lo tanto, al completar la cuenta de resultados, la fecha del encabezamiento debe ser Para el (mes/trimestre/año) terminado (fecha). En el caso de los estados financieros generados para un período de tiempo de un año que termina el 31 de diciembre de 2013, la fecha de la cuenta de resultados sería Para el año terminado el 31 de diciembre de 2013.
¿De dónde sacamos la información para la cuenta de resultados? Del balance de comprobación. Me gusta pensar que el balance de comprobación es la cartilla para la preparación de los estados financieros. Aquí está el balance de sumas y saldos utilizado en el post que habla de ellos.
El balance de sumas y saldos está organizado para ayudarnos a preparar los estados financieros. Observe que los ingresos y los gastos se enumeran juntos para facilitar la preparación de la cuenta de resultados.
Observe que en nuestro estado, enumeramos los ingresos en la parte superior. Si hubiera varias cuentas de ingresos, las enumeraríamos todas y luego obtendríamos el total de ingresos como hicimos con los gastos. Luego usamos nuestra fórmula, ingresos – gastos = ingresos netos para completar el estado de cuenta.
Recuerde que este es un estado de cuenta de ingresos básico. Hay formatos más complicados para el estado de resultados, pero esta es la base de todos los estados de resultados.
El estado de ganancias retenidas
El estado de ganancias retenidas nos ayuda a actualizar el saldo de la cuenta de ganancias retenidas. Notará que no hemos completado un solo asiento en el diario de ganancias retenidas a través de este proceso. Utilizaremos las ganancias retenidas en los asientos cuando hablemos de los asientos de cierre. Como no hemos introducido ningún asiento en las cuentas de ganancias acumuladas, el saldo actual de la cuenta es el del año pasado. Todavía no se ha actualizado para reflejar el cambio de este año. El estado de ganancias retenidas es el primer paso para actualizar ese saldo.
Las ganancias retenidas son la cantidad de ganancias que la empresa ha conservado (retenido) durante los años que la empresa ha estado en el negocio. Cada año la empresa genera beneficios, también llamados ingresos netos. Una parte de estos beneficios puede pagarse a los propietarios en forma de dividendos o distribuciones. La diferencia entre los ingresos netos y las distribuciones a los propietarios es la cantidad que se añade al saldo anterior de ganancias retenidas. Por lo tanto, el formato del estado de utilidades retenidas es:
Saldo inicial, utilidades retenidas (del balance de comprobación ajustado)
Más: utilidad neta
Menos: Dividendos o Distribuciones
Es igual a: Saldo Final, Ganancias Retenidas
Los ingresos netos se toman de la cuenta de resultados y los dividendos o distribuciones se toman del balance de comprobación.
Nota que en nuestro balance de comprobación, las partidas que necesitamos están resaltadas en azul. Miramos la cuenta de resultados que nos dice que nuestro ingreso neto es de 29.800 dólares. Tenemos todo lo que necesitamos para completar el estado.
Nota: Para la fecha en el estado de utilidades retenidas, usamos «Para el año terminado el 31 de diciembre de 2013» porque el estado de resultados está involucrado en el estado. El estado de utilidades retenidas cubre todos los cambios en las utilidades retenidas en el transcurso del año, al igual que el estado de resultados.
El balance de comprobación
Si observa el balance de comprobación, notará que las únicas cuentas que no hemos utilizado son las de activo, pasivo y patrimonio. Esperemos que esto te haga pensar en la ecuación contable, que dice que Activo = Pasivo + Patrimonio. Sabemos que esta ecuación siempre tiene que cuadrar. El balance es esencialmente la representación de la ecuación contable. Estamos mostrando en un estado que los activos son efectivamente iguales a los pasivos y al patrimonio neto.
A diferencia de la cuenta de resultados y el estado de ganancias retenidas, que nos cuentan la historia del año, el balance es una instantánea de los saldos en el último día del año. Es más bien una fotografía que una película. El balance no nos muestra todas las fluctuaciones de los saldos a lo largo del año. Ni siquiera nos muestra los saldos máximos y mínimos del año. Literalmente, sólo nos muestra el saldo del último día. Por lo tanto, al escribir la fecha de la rúbrica, sólo ponemos el último día. Para el ejemplo que hemos estado utilizando, escribiríamos «31 de diciembre de 2013». Eso es todo. Aquí no hay «Por el año terminado» porque no es por todo el año, es sólo por el 31 de diciembre.
Al principio del post, he dicho que cada declaración necesitaría algo de la declaración anterior. ¿Qué necesitamos del estado de ganancias retenidas? ¿Qué tipo de cuenta es la de ganancias retenidas? Es una cuenta de patrimonio, lo que significa que tiene que ir en el balance. En la primera sección pregunté si podías adivinar qué cuenta se utiliza en múltiples estados. La respuesta es Ganancias retenidas, que aparece en el estado de ganancias retenidas y en el balance. No tome el saldo de las ganancias retenidas del balance de comprobación. Utilice el saldo final del estado de ganancias retenidas.
Aquí está nuestro balance básico:
Note que la ecuación sí cuadra. El importe de las ganancias retenidas es el importe del estado de ganancias retenidas y no del balance de comprobación. Este es un balance básico, no clasificado. Hay algunos balances que muestran los activos a corto y largo plazo, los pasivos a corto y largo plazo y una sección separada de patrimonio. Formas más complejas de los estados se discutirán en futuros posts.
Nota: Si su balance no se equilibra, aquí hay algunas cosas para comprobar:
- ¿Sólo utilizó ingresos y gastos en su cuenta de resultados? Recuerde que puede trazar una línea por encima de su primera cuenta de ingresos y todo lo que esté por debajo de esa línea debe ir en la cuenta de resultados. Sólo las partidas por debajo de la línea deben ir en la cuenta de resultados.
- ¿Redujo los Dividendos/Distribuciones en el estado de ganancias retenidas?
- ¿Utilizó el saldo final de Ganancias Retenidas en su balance?
Otros consejos rápidos para tener en cuenta al preparar sus estados.
- Los Gastos Pagados por Adelantado son un activo, no un gasto. Va en el balance!
- La depreciación acumulada es un contra activo, no un pasivo. Se resta de los activos.
- Los ingresos no devengados son un pasivo, no un ingreso. Va en el balance!
Usa tu balance de comprobación como guía. Sepa dónde separar las cuentas y será mucho menos probable que cometa un error.
