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¿Qué es una orden de cambio en la construcción?

Según algunas estimaciones, una media del 35% de los proyectos experimentan al menos un cambio importante a lo largo de la vida del proyecto. Como contratista, las órdenes de cambio pueden hacer que se sienta atrapado entre la espada y la pared. Cuando se solicita una orden de cambio, no puedes decirle al propietario del proyecto que no y no puedes simplemente ignorar el cambio; tienes que encontrar una solución (y rápida).

En esencia, la orden de cambio es un trabajo que se añade o se elimina del alcance original del trabajo, tal y como se acordó en el contrato firmado por el cliente y el contratista antes de comenzar el trabajo. Sin embargo, a medida que el trabajo avanza, alguien (ya sea el propietario o el contratista) decide que es necesario realizar un cambio para adaptarse a factores imprevistos.

Aunque una orden de cambio puede parecer una solicitud o decisión unilateral, no lo es. De hecho, una orden de cambio es una modificación del contrato. Como explica Construction Law Today, «una orden de cambio es un acuerdo bilateral entre las partes del contrato -un propietario y un contratista principal, un contratista principal y un subcontratista, dos o más subcontratistas- para modificar el contrato. Una orden de cambio representa el consenso mutuo entre las partes sobre un cambio en el trabajo, el precio, el cronograma o algún otro término del contrato».

Como tal, una orden de cambio debe ser escrita y aprobada por todas las partes, lo que puede tomar tiempo, dinero y paciencia para completar.

¿Qué incluyen típicamente las órdenes de cambio?

Las órdenes de cambio varían dependiendo del proyecto, las partes interesadas y el cambio específico que necesitan una o ambas partes. Sin embargo, todas las órdenes de cambio deben incluir información detallada, incluyendo:

• Una descripción del cambio solicitado en comparación con el contrato o la oferta original
• Documentación detallada de los costes de cualquier subcontratista
• Un resumen por parte del contratista de los costes totales del cambio propuesto
• Una declaración de la base contractual para el cambio solicitado y su impacto en la fecha de finalización del proyecto

¿Cuándo se producen normalmente las órdenes de cambio de construcción?

En realidad, las órdenes de cambio son tan comunes que afectan a más de un tercio de los proyectos. Por lo tanto, usted puede esperar razonablemente encontrarse con muchas órdenes de cambio a lo largo de su carrera en la construcción. A pesar de ello, un número sorprendente de contratistas no las planifican, lo que constituye una de las causas más comunes de sobrecostes.

Según explica el Journal of Construction Engineering, «entre las diversas razones por las que se producen sobrecostes de construcción y sobrecostes en cualquier proyecto se encuentran los errores de diseño, el alcance inadecuado, el clima, los cambios en el proyecto y la subestimación del tiempo necesario para completarlo. Los elementos omitidos en la estimación de los proyectos por parte del ingeniero debido a errores de diseño o a un alcance inadecuado suelen dar lugar a órdenes de cambio, lo que aumenta el coste y el plazo de entrega.»

Algunas de las razones más comunes para las órdenes de cambio incluyen:

• Especificaciones inexactas en los diseños originales o en el contrato
• Dibujos ambiguos o inexactos
• Condiciones imprevistas en la obra, como obstáculos que no se pudieron planificar
• Trabajadores o materiales que no llegan o llegan tarde a la obra
• Presupuestos y calendarios defectuosos

Si bien no tendrá que lidiar con una orden de cambio en algunos proyectos, estar preparado con un enfoque racionalizado y estandarizado le asegura estar al menos preparado en caso de que surjan.

¿Cómo se prepara para las órdenes de cambio?

No importa lo que provoque una orden de cambio, si quiere asegurarse de que no conduzca a retrasos aún más costosos o incluso al fracaso de su proyecto, necesita un proceso fiable para anticipar lo peor. Lo ideal es que tú y tu cliente especifiquéis en el contrato original cómo vais a gestionar una orden de cambio. Cuando se formaliza el proceso, se reducen las posibilidades de que alguien se sorprenda o se moleste por lo que ocurra después.

Por otro lado, si decide no especificar lo que ocurre hasta el mismo momento en que se necesita el cambio, los desacuerdos resultantes pueden llevar a la mala sangre e incluso al incumplimiento del contrato. Nadie necesita (ni quiere) eso, así que haga el esfuerzo de incluir la palabrería necesaria en su contrato de aquí en adelante. Entonces, cuando necesite modificar el contrato, sabrá exactamente cómo hacerlo respetando las necesidades de todas las partes.

Cómo mejorar la gestión de las órdenes de cambio

Una gestión adecuada de las órdenes de cambio permite a los equipos mitigar los importantes costes e interrupciones del calendario en la construcción. Aun así, para muchas empresas de construcción, la gestión eficaz de las órdenes de cambio es un punto de pintura importante. Evitar que se produzcan órdenes de cambio y gestionarlas cuando se producen requiere un cambio cultural y de procedimiento.

Sin embargo, mediante el uso adecuado de la tecnología en el sector de la construcción, una buena comunicación y mejores prácticas de recopilación de datos, las empresas constructoras pueden reducir la cantidad de tiempo y dinero que se pierde en las órdenes de cambio.

Mejores diseños y visualización

La tecnología de modelado de información para la construcción (BIM) es un proceso basado en modelos que proporciona información a arquitectos, ingenieros y diseñadores cuando planifican la construcción de edificios e infraestructuras. El BIM ayuda en la fase de diseño proporcionando visualizaciones más precisas antes de que comience la fase de construcción.

Además, el BIM también puede servir de puente en el campo durante la construcción. Mientras que los cambios que se producen durante la construcción real serán significativamente más caros que en la fase de diseño, BIM puede ayudar a proporcionar un análisis más preciso del impacto total. Las herramientas integradas en BIM también proporcionan mejores datos durante la fase de construcción, lo que permite a los directores de proyecto predecir mejor cómo afectarán los cambios al proyecto global.

Mejorar las comunicaciones durante la construcción

Una buena comunicación es esencial para los grandes proyectos de construcción. En la actualidad, muchas empresas utilizan programas informáticos especializados para vincular equipos de partes inconexas y promover la colaboración a lo largo del proceso de diseño y construcción. La adopción de este tipo de software facilita una mejor comunicación en todos los ámbitos. Esto garantiza que todo el mundo esté al día de las últimas novedades. Si se produce un cambio, todos los miembros del equipo son alertados y pueden participar en el debate, evitando así los errores de comunicación o la pérdida de información que pueden provocar más retrasos en el proyecto.

El software especializado puede utilizarse para conectar a las partes implicadas en el lugar de trabajo o dondequiera que se encuentren. Esto es crucial durante la fase de construcción, cuando los distintos miembros del equipo trabajan desde diferentes lugares y entornos. Una mayor documentación del cambio también mejora la capacidad de gestionar futuros cambios y los costes consiguientes.

La gestión de documentos en la nube añade visibilidad y responsabilidad a un proyecto. La gestión de las comunicaciones electrónicas también permite a las empresas deshacerse del seguimiento manual de las órdenes de cambio a través de Excel, correo electrónico y papel. Esto garantiza que la documentación esté disponible al instante para cualquiera que la necesite y acelera la difusión de la información para garantizar la máxima eficiencia.

Potencie una mejor gestión de las órdenes de cambio con más datos

La gestión de cambios exitosa suele ser un proceso de toma de decisiones. Con más información y datos disponibles, los gestores de proyectos son más capaces de minimizar el coste y el impacto del calendario cuando se produce una orden de cambio. Como se ha mencionado, el BIM y el software de comunicaciones mejoran los esfuerzos de recopilación de datos.

La recopilación y la gestión sólidas de datos vuelven al uso de la tecnología y el software adecuados. Las empresas que utilizan múltiples aplicaciones inconexas para gestionar sus datos corren el riesgo de perder piezas importantes de información. Con toda la información disponible a través de una sola fuente de organización, los gestores de proyectos son capaces de ver la suma total de los datos disponibles y tomar decisiones informadas basadas en esa información. Para que los datos estén disponibles para los gestores de proyectos, todos deben utilizar el mismo software para compartir su información.

¿Sus procesos actuales le proporcionan los datos que necesita para capturar la información crítica del proyecto? Realice nuestra evaluación gratuita.

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Anticiparse a las órdenes de cambio en la construcción

Como ya sabe, las órdenes de cambio ocurrirán en algún momento en sus proyectos, y lo peor que podría hacer es estar mal preparado. En lugar de adoptar un enfoque defensivo, o peor aún, de ignorarlas por completo, adelántese a los posibles cambios antes de que se conviertan en un problema y prevea siempre la posibilidad de un cambio. Con un proceso racionalizado y adaptado a su empresa, reducirá la frustración de la temida orden de cambio y podrá trabajar de forma más eficiente en caso de imprevistos, haciendo que su proyecto siga avanzando como resultado.