Cada vez que dos o más personas se reúnen con el objetivo de llegar a un consenso, lo más probable es que asuman diferentes roles en el proceso. Esta interacción entre los individuos y el grupo constituye una base importante para la dinámica de grupo.
En las reuniones, el campo de juego no está nivelado. Los participantes en las reuniones suelen estar influenciados por otros miembros del grupo. Los líderes poderosos, los participantes con prejuicios personales (incluidas las diferencias culturales) y las personalidades persuasivas pueden coaccionar al individuo o al grupo y afectar al resultado de la reunión.
Los roles que se desempeñan en las reuniones
Si los miembros del grupo tienen un pensamiento cohesionado, centrado en promover los objetivos de la reunión, todo va bien. Sin embargo, no todo el mundo sigue las reglas. Como líder de la reunión, es útil conocer la gama de roles que se encuentran en las reuniones y reconocer a los actores que los desempeñan.
Roles de mantenimiento
Las acciones de los participantes de la reunión con roles de mantenimiento tienen como objetivo crear una atmósfera de apoyo, a menudo necesaria si surgen tensiones, posiblemente debido a un desacuerdo no resuelto.
- Apoyo, a menudo expresado a través de comentarios de apoyo, como «María, esa es una idea excelente», o «Veo que Marketing y Ventas están de acuerdo en al menos tres de los cuatro puntos que se están discutiendo» que pueden aliviar la tensión.
- Guardián de la puerta, alguien que puede intervenir si alguien está monopolizando la conversación, o si alguien es demasiado tímido para hablar y necesita un empujón. Es posible que haya que reafirmar las reglas básicas de la reunión, o al menos las pertinentes para el problema que se está tratando.
Roles de tarea
Las acciones de los participantes en la reunión con roles de tarea ayudan a que la reunión avance.
- Iniciador, que sugiere una acción -una tarea o un objetivo- cuando la reunión está empezando, o cuando la reunión está en un momento de calma y necesita un empujón.
- Buscador de información/opinión, que se centra en solicitar hechos, ideas u opiniones a los participantes.
- Comprobador de consensos, verificando si el grupo necesita más discusión antes de avanzar al siguiente paso.
- Aclarador, comprobando si los participantes necesitan una mayor comprensión de un determinado asunto o presentación.
- Resumidor, que resume los procedimientos hasta el momento, para asegurarse de que todos están en la misma página.
Roles obstaculizadores
Las acciones de los participantes de la reunión con roles obstaculizadores son perjudiciales para el progreso de la reunión. Todo el mundo estaría mejor sin ellos.
- Dominador, que hace demasiadas preguntas (desequilibrado con el flujo general de la reunión) y/o simplemente se alarga ante el micrófono.
- Desenfocado, que obstaculiza el proceso al no estar totalmente presente, al no participar (algo parecido a que sólo la mitad de los habitantes de un estado voten sobre un tema, lo que da lugar a una representación sesgada).
- Degradador, que ataca a otros participantes o a sus puntos de vista. Crea tensión, disolviendo la confianza y la voluntad de trabajar juntos.
- Obstinado, no coopera y detiene el movimiento hacia adelante.
- Distractor, mantiene conversaciones paralelas que no sólo interrumpen la reunión para los demás, sino que también alejan a los distraídos de la participación activa con el grupo.
Identificar los roles para equilibrar el grupo
Una excelente manera de hacerse una idea de la dinámica del grupo es asistir a una reunión en la que no se participe activamente. Quedará claro quién da un paso al frente, quién se queda atrás y quién interrumpe. Ciertos rasgos de personalidad emergerán, como la confianza y la impaciencia, desde el principio.
Al tomar nota de los tipos de participantes, así como de la trayectoria general de la discusión, se revelará rápidamente cómo una reunión de grupo puede estar influenciada por factores de personalidad que deben ser reconocidos y abordados como parte de las mejores prácticas de la reunión.
