I. Generalidades
II. Deducciones voluntarias
III. Deducciones Involuntarias
I. Generalidades
Las deducciones se restan de la remuneración bruta de un empleado sobre la base de las tarifas establecidas, así como de las solicitudes de deducciones voluntarias del empleado. A efectos de la nómina, las deducciones se dividen en dos tipos:
- Deducciones voluntarias
- Deducciones involuntarias (obligatorias): impuestos, embargos y multas
II. Deducciones voluntarias
Las deducciones voluntarias son cantidades que un empleado ha elegido que se resten del salario bruto. Algunos ejemplos son el seguro de vida colectivo, las deducciones por asistencia sanitaria y/u otras prestaciones, las deducciones de la Cooperativa de Crédito, etc. Además, las deducciones voluntarias pueden descontarse de la retribución bruta de un empleado como una deducción antes de impuestos, una deducción con impuestos diferidos o una deducción después de impuestos.
Las deducciones antes de impuestos reducen las cantidades brutas imponibles federales, estatales y FICA. Las deducciones con impuestos diferidos reducen las cantidades brutas imponibles federales y estatales. Las deducciones posteriores a los impuestos se retienen después de que se hayan calculado y retenido todos los impuestos.
Para realizar cambios (añadir, modificar o eliminar) en las deducciones voluntarias, el empleado debe ponerse en contacto con la oficina responsable de esa deducción (véase la lista más abajo). Si una deducción no aparece en la nómina de un empleado después de un tiempo suficiente para su procesamiento, el empleado debe ponerse en contacto con la oficina responsable de esa deducción.
Las deducciones voluntarias más comunes y la oficina responsable se enumeran a continuación. Las deducciones antes de impuestos se indican con un asterisco (*) y las deducciones con impuestos diferidos se destacan con un símbolo de número (#). Todas las demás deducciones se realizan después de impuestos.
| Deducción | Oficina Responsable | |
| Cargo de Facultad Auxiliar | Oficina de la Tarjeta Duke | |
| Unión de Crédito Duke | Unión de Crédito Duke | |
| Dental Centro de información de recursos humanos | ||
| Reembolso por cuidado de dependientes* | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| Gremio de DHRH | El Gremio de DHRH | |
| DRH (joyas, libros, etc.) | Auxiliares de la DHRH | |
| Tarjeta Duke Flex | Oficina de la Tarjeta Duke | |
| Tarjeta de Recreo para Empleados | Tarjeta Duke Oficina | |
| Club de la facultad | Club de la facultad | |
| Fidelidad (jubilación)# | Administración de prestaciones | |
| Regalos-Duke | Alumni &Registros de Desarrollo | |
| Unión de Crédito del Gran Piamonte | Unión de Crédito del Gran Piamonte | |
| Seguro de Salud* | Centro de información de recursos humanos | |
| Reembolso de asistencia sanitaria* | Centro de información de recursos humanos | |
| Ventas auxiliares de hospitales (joyas, libros) | Servicios auxiliares del hospital | |
| Facturas del hospital | Organización de gestión de ingresos de los pacientes | |
| Vive por la vida | Vive por la Life | |
| Long Term Care | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| LTD Enhancer | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| NC Mutual Univ. Life | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| Vestidos ópticos | Eye Care Associates (proveedor externo) | |
| Tarifas de aparcamiento (Campus & Medical Center)* | Servicios de aparcamiento | |
| Personal AD&D | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| Personal Casualty (Met Pay) | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| Seguro de Vida Post-Jubilación | Centro de Información de Recursos Humanos | |
| Scudder (Jubilación)# | Beneficios Administración | |
| Tarifas de los estudiantes | Oficina del tesorero | |
| Vida complementaria | Centro de información de recursos humanos | |
| TIAA-CREF (Jubilación)# | Administración de Beneficios | |
| Universal Life Holroyd | Centro de Información de Recursos Humanos Resource Information Center | |
| Valic (Retirement)# | Benefits Administration | |
| Vanguard (Jubilación)# | Administración de Beneficios | |
| Voluntarios LTD (Hartford) | Centro de Información de Recursos Humanos Information Center | |
| Voluntary STD (Hartford) | Human Resource Information Center |
III. Deducciones Involuntarias
Ganancias
Las ganancias representan cantidades que los Servicios Corporativos de Nómina están obligados por la ley federal o estatal a retener de la paga de un empleado para satisfacer una obligación personal del empleado. Los ejemplos incluyen: embargos de impuestos federales, estatales, del condado o de la ciudad, pagos de manutención de los hijos ordenados por el tribunal, o la bancarrota ordenada por el tribunal. Las preguntas relacionadas con los embargos deben dirigirse a la agencia que emite el documento.
Impuestos
Los impuestos de la seguridad social (FICA) se retienen de la paga de TODOS los empleados en función de los tipos impositivos y la base salarial publicados. Sólo hay dos excepciones:
- Los estudiantes de Duke actualmente inscritos y a tiempo completo, cuyas funciones principales son las de estudiante y no las de empleado, están exentos del impuesto FICA.
- Los titulares de visados F-1 y J-1 que no son residentes a efectos fiscales en EE.UU. y no han cumplido la prueba de presencia sustancial están exentos del impuesto FICA.
Los Servicios de Nómina Corporativos también están obligados a retener los impuestos federales y estatales sobre la renta de la paga de cada empleado. El importe de la retención se basa en el número de exenciones que el empleado ha reclamado en los formularios de impuestos W-4 y NC-4 y en las tablas de impuestos federales y estatales del año en curso. Los empleados deben evaluar periódicamente su situación fiscal y actualizar sus registros W-4 y NC-4 en línea utilizando Duke@Work para actualizar sus asignaciones de retención, si es necesario hacer cambios.
Los empleados pueden solicitar que se retenga una cantidad fija de impuesto sobre la renta federal y/o estatal además de su retención regular. Esta deducción fija de impuestos federales o estatales puede ser por cualquier cantidad y puede ser interrumpida en cualquier momento procesando un cambio utilizando el módulo Duke@Work.
Los empleados que necesiten ayuda para determinar los requisitos de retención deben ponerse en contacto con contadores fiscales individuales. El resto del personal de Duke no está autorizado a administrar el asesoramiento fiscal.
Si un empleado no presenta un formulario W-4 y/o NC-4, las exenciones fiscales se ajustan por defecto a la retención cero y al estado civil de «soltero».
Nota: El equipo del Servicio de Nómina Corporativa está obligado a presentar copias de los formularios W-4 y NC-4 al Servicio de Impuestos Internos y al N.C. Department of Revenue cuando se cumplen las siguientes condiciones:
- un empleado reclama más de 10 exenciones
- un empleado reclama estar «exento» de la retención de impuestos
En cada caso, los formularios W-4 y NC-4 en papel deben ser presentados al equipo de Corporate Payroll Services para su procesamiento.
