Gestión de la calidad de los proyectos – Guía rápida

Cuando se gestiona un proyecto, la triple restricción es siempre lo más importante. ¿Cómo puede controlar el alcance, el calendario y el coste del proyecto?

Pero hay una cuarta preocupación que es igual de importante y que a veces se olvida en la vorágine de la gestión de proyectos, y es la calidad.

No importa que tenga las mejores herramientas de gestión de proyectos, que haya cumplido todos los hitos y que haya completado el proyecto por debajo del presupuesto si el producto final no cumple los estándares de calidad. Por eso es tan importante la gestión de la calidad de los proyectos.

¿Qué es la gestión de la calidad de los proyectos?

La gestión de la calidad de los proyectos abarca los procesos y las actividades que se utilizan para averiguar y lograr la calidad de los entregables de un proyecto. Sin embargo, la calidad puede ser una palabra esquiva.

¿Qué es la calidad? Aunque podríamos seguir hablando eternamente sobre el «verdadero» significado de la calidad y utilizar el método socrático para dialogar sobre sus muchos significados posibles, para la gestión de proyectos la respuesta es más definida.

La calidad es simplemente lo que el cliente o las partes interesadas necesitan de los entregables del proyecto. Al mantener la definición ligada al cliente o a la parte interesada, la gestión de la calidad puede tener un enfoque más estrecho, lo que significa que es más probable que logre sus objetivos.

Conceptos de gestión de la calidad del proyecto

Los gestores de proyectos supervisan la implementación de un plan de gestión de la calidad del proyecto. La idea principal, de nuevo, es entregar un producto o servicio según las especificaciones del cliente o de las partes interesadas. Hacerlo requiere conocer los conceptos de gestión de la calidad.

Satisfacción del cliente

Sin satisfacción del cliente no puede haber calidad. Incluso si un entregable cumple con todos los aspectos de lo que el cliente o la parte interesada ha requerido, pero lo hace cuando el proceso en sí no fue satisfactorio, entonces hay un problema.

Por supuesto, el entregable debe cumplir con los requisitos acordados o de lo contrario el proyecto ha fracasado porque el producto del proyecto y la gestión del proyecto no cumplieron con las expectativas del cliente o de la parte interesada.

Relación: ¿Qué es la teoría de las partes interesadas?

Por eso, implementar el control de calidad significa gestionar tanto el proceso como las personas. Reúnase con su cliente o parte interesada con regularidad para mantenerlos al tanto del progreso del proyecto. Obtenga sus comentarios y asegúrese de ser totalmente transparente con ellos para evitar que surjan problemas más adelante.

Prevención sobre la inspección

La calidad no es gratuita. El coste de la calidad (COQ) es el dinero que se gasta en solucionar los problemas durante el proyecto y, después, en arreglar los fallos. Se dividen en dos categorías: coste de conformidad y coste de no conformidad.

El coste de conformidad puede considerarse un coste preventivo. Estos costes están relacionados principalmente con la formación, el proceso de documentación, el equipo necesario y el tiempo requerido para conseguir la calidad. Otros costes relacionados con esto pueden incluir las pruebas, la pérdida de pruebas destructivas y las inspecciones.

El coste de la no conformidad se refiere a los costes de los fallos internos. Estos consisten en tener que rehacer algo o incluso desecharlo por completo. Otros costes pueden provenir de las responsabilidades, el trabajo de garantía y la pérdida de negocio.

Mejora continua

Este concepto de gestión de proyectos de calidad puede encontrarse en Six Sigma y en la Gestión de la Calidad Total (TQM) y aparece de forma dominante en el concepto de Prevención sobre Inspección.

Este concepto es, como se explica en su título, un esfuerzo continuo para abordar las mejoras de los entregables a lo largo del tiempo. Ya sea a través de pequeños cambios incrementales o a través de grandes cambios, la oportunidad de identificar y abordar el cambio está siempre presente.

Aplicar este concepto también significa monitorear y documentar constantemente cualquier problema que surja, para luego poder utilizar las lecciones aprendidas al gestionar futuros proyectos. De este modo, se ejecuta un proyecto más eficiente y es probable que no se repitan los errores.

Relación: Plantilla de Lecciones Aprendidas

Cómo implementar la gestión de proyectos de calidad

Una vez que tenga una idea de los diferentes conceptos, el siguiente paso es implementar un plan de gestión de calidad del proyecto. Para ello, siga estos tres pasos.

Planificar la calidad

Primero identifique los requisitos de calidad del entregable y cómo debe gestionarse el proyecto. Acuerde cómo se documentará este proceso y cómo se entregará esa información. ¿Tendrá reuniones periódicas, correos electrónicos, etc.?

El plan incluirá estos detalles, así como métricas para medir la calidad mientras se gestiona el proyecto. Debería incluir una lista de comprobación de la calidad para recopilar y organizar las marcas que debe alcanzar durante el proyecto.

Aseguramiento de la calidad

El aseguramiento de la calidad, según la Sociedad Americana para la Calidad (ASQ), es «las actividades planificadas y sistémicas implementadas en un sistema de calidad para que se cumplan los requisitos de calidad de un producto o servicio».

Utilice el aseguramiento de la calidad para asegurarse de que sus procesos funcionan realmente para que los resultados del proyecto cumplan los requisitos de calidad. Dos formas de lograrlo son el uso de una lista de comprobación de procesos y una auditoría del proyecto.

Control de calidad

Todo proceso necesita un policía, por así decirlo, que se asegure de que se están siguiendo las reglas y de que se está cumpliendo la calidad esperada. Algunas formas de asegurar que la calidad requerida de los entregables se está logrando es a través de las revisiones y pruebas de los compañeros.

Es esencial comprobar la calidad de los entregables durante el proceso de gestión del proyecto con el fin de ajustar los entregables si no están cumpliendo con las normas que se han establecido. Esto puede hacerse al final del proyecto, pero no es tan eficiente rehacerlo en lugar de reajustarlo.

El proceso de gestión de la calidad del proyecto

Gestionar el proceso de la calidad del proyecto implica muchas cosas, como establecer los objetivos de calidad que debe cumplir su equipo, definir cómo medir esos objetivos de calidad e informar sobre ellos. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser útiles en este sentido.

Using ProjectManager.com to Manage Quality

ProjectManager.com viene con un panel de control, que es una pantalla donde se pueden ver las métricas de cada aspecto del proyecto. Los datos suelen mostrarse en tablas y gráficos fáciles de leer, que pueden compartirse o imprimirse para realizar presentaciones.

Los datos de nuestro cuadro de mando se actualizan en tiempo real y proporcionan la medición más precisa del progreso del proyecto. Esto hace que la respuesta a los problemas de calidad sea más oportuna, y es menos probable que dichos problemas se conviertan en problemas que puedan desviar el proyecto.

Diagramas de Gantt en línea para los planes de gestión de la calidad

Los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación y el seguimiento de las tareas relacionadas con la gestión de la calidad sean sencillos. Con ProjectManager.com, puede cargar una lista de tareas o una hoja de cálculo, que se rellena al instante en una línea de tiempo.

Todo lo que tiene que hacer es añadir la duración de cada tarea y asignarla. Por supuesto, también puede utilizar nuestro software de diagrama de Gantt para construir rápidamente su proyecto desde cero.

Nuestro diagrama de Gantt en línea también puede proporcionar una gran plataforma de colaboración para su equipo. Cada tarea suele poder enlazar con documentos de apoyo, imágenes y otros archivos, además de ofrecer un diálogo en el que los miembros del equipo pueden hablar sobre la tarea y resolver cualquier problema que surja.

En lugar de tener que microgestionar todo, al dar a los equipos la autonomía para colaborar, detectarán el problema primero. Al fin y al cabo, son ellos los que están en primera línea del proyecto. Luego pueden responder o informarle a usted. Además, con las listas de tareas y los tableros kanban, su equipo puede trabajar en sus tareas de la forma que considere oportuna.

Gracias al variado conjunto de funciones de ProjectManager.com, la calidad del entregable puede abordarse antes de que se aleje demasiado de su objetivo. La calidad siempre está a punto de deteriorarse, por lo que contar con herramientas en línea que se actualicen inmediatamente puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido.

La calidad es importante en cualquier proyecto, y para garantizarla se necesitan las herramientas adecuadas para supervisar la gestión de la calidad. ProjectManager.com es un software basado en la nube con un panel de control en tiempo real y un diagrama de Gantt en línea que facilita el seguimiento y la elaboración de informes sobre la calidad. Compruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.