Esta era una pregunta cuando los Grupos de Office 365 llegaron al mundo hace unos años y sigue siendo LA GRAN pregunta a día de hoy. ¿Cuándo necesitas crear sólo un sitio de SharePoint y cuándo optas por un Sitio de Grupo de Office 365 con todas las campanas y silbatos que vienen con él?
Primero, déjame explicar la diferencia entre un Sitio de SharePoint normal y un Grupo de Office 365. Luego proporcionaré algunas pautas/argumentos para cada opción. Esperemos que esto te ayude a zanjar el debate «Grupos de Office 365 o Sitios de Equipo de SharePoint».
Esto lo teníamos desde siempre en SharePoint. Hasta que salió Office 365 Groups, este era el único lugar que podíamos crear y tener para la colaboración. Los sitios se han utilizado para la gestión de documentos, pero también podías aderezarlos con otras partes web (lista de tareas, calendario, etc.). En el último año, un sitio clásico de SharePoint recibió un poco más de amor y renacimiento con una experiencia de página moderna. Así que incluso si su Intranet está llena de esos sitios clásicos, puede convertirlos fácilmente a la experiencia de las páginas modernas.
Ejemplo de una página clásica de SharePoint
Ejemplo de una página moderna de SharePoint
Grupo de Office 365
El Grupo de Office 365, como ya he documentado anteriormente es esencialmente un grupo de seguridad/membresía vinculado a varias herramientas y aplicaciones de Office 365.
Aquí está lo que obtienes como parte de un Grupo de Office 365 cuando creas uno:
- Lista de distribución de correo electrónico (Outlook)
- Calendario de grupo (Outlook)
- Nota-(OneNote)
- Herramienta de gestión de tareas (Planner)
- Herramienta de chat (MS Teams) – véase una nota más abajo
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOTA: Un MS Team (app/herramienta de chat) no se crea automáticamente al crear un Grupo de Office 365. Tienes que conectarlo/crearlo manualmente después de crear un Grupo de Office 365. Sólo se crea automáticamente cuando se crea un nuevo Equipo de MS Teams.
Así que ahora, con un Grupo de Office 365, el sitio de SharePoint es sólo una pequeña pieza de un rompecabezas. Todas estas herramientas trabajan de la mano y están bien integradas. Por ejemplo, cuando se intercambian archivos en MS Teams, se almacenan dentro de una biblioteca de documentos ubicada en SharePoint (con una carpeta creada automáticamente para cada canal dentro de un Equipo).
Así que volviendo a la pregunta, ¿cuándo se utiliza un sitio de SharePoint y cuándo un Grupo de Office 365? Mira, depende de con quién hables – no hay una respuesta correcta o incorrecta aquí. Tengo algunos clientes que sólo crean Grupos de Office 365 (para cada departamento o proyecto). Sigo pensando que los sitios «normales» (los que no están conectados a los Grupos de Office 365) también tienen su lugar. Por ejemplo, digamos que tu departamento de Recursos Humanos necesita crear un sitio de empleados para almacenar políticas, formularios, etc. Realmente no se requiere ningún componente social en este caso, como Planner o Teams, por lo que un buen sitio antiguo sería suficiente.
Por otro lado, si necesitas gestionar un proyecto, un Grupo de Office 365 podría resultar una mejor alternativa, ya que además del almacenamiento de archivos obtienes una lista de distribución de correo electrónico, herramienta de tareas, etc. – en caso de que tu proyecto los requiera.
Usa los Grupos de Office 365 si….
- Desea una colaboración rápida y sencilla
- Desea tener espacios de reunión informales
- Tener miniproyectos cortos
- No quiere agobiarse con la gestión de los sitios de equipo de SharePoint
- Sólo necesitas un lugar para compartir documentos, enlaces, imágenes y no requieres herramientas de colaboración social
Aquí tienes un vídeo que he creado también sobre el tema.
