Guía completa para la comprobación de referencias laborales

La comprobación de referencias profesionales es una parte habitual del proceso de contratación. Una comprobación de referencias se lleva a cabo para verificar las credenciales de un candidato a un puesto de trabajo y averiguar más información sobre él, como su estilo de trabajo y sus valores. Muchas empresas consideran que la comprobación de las referencias laborales es una etapa esencial en su proceso de contratación, aunque en la actualidad las comprobaciones de referencias se consideran a menudo una formalidad larga y frustrante y algunas empresas sólo realizan una comprobación de referencias para los puestos superiores, o no la realizan en absoluto.

Las comprobaciones de referencias a menudo pueden parecer una conversación mantenida sobre usted a puerta cerrada. Por eso hemos creado esta guía completa de comprobaciones de referencias para aclarar el proceso. Encontrará respuestas a preguntas como: «¿Qué significa cuando un reclutador pide comprobar las referencias de un candidato?», «¿Cuál es la forma correcta de comprobar las referencias?» y «¿Quién puede proporcionar una referencia?»

En Zinc, creemos que el proceso de comprobación de las referencias de empleo puede ser mucho mejor. Queremos ayudarle a sacar el máximo provecho de las comprobaciones de referencias, tanto si es un director de contratación como un reclutador, un candidato o un árbitro. Además de proporcionar orientación para su comprobación de referencias, Zinc también ofrece un servicio automatizado de comprobación de referencias que hace que las comprobaciones de referencias pasen de ser la parte más dolorosa de su proceso de contratación, a ser la más impresionante.

Contenido

• Referencias: Lo básico

• Referenciación para directores de contratación y reclutadores

• Referenciación para candidatos

• Referenciación para árbitros

• Conclusión

Referenciación: Lo básico

La comprobación de las referencias profesionales forma parte desde hace tiempo del proceso de contratación. El tipo de información que se recoge y el grado de profundidad de las comprobaciones puede variar según las empresas, los sectores y las regiones. En esta sección se explica lo que implica una comprobación de referencias y quién puede proporcionarlas.

¿Qué significa que un reclutador pida comprobar las referencias de un candidato?

Cuando un empleador potencial pide referencias profesionales, está solicitando los datos de contacto de personas que pueden dar más información sobre los candidatos que está contratando. En el nivel más básico, los empleadores realizan una comprobación de referencias para asegurarse de que el candidato ha proporcionado información correcta sobre su trabajo o estudios anteriores, por ejemplo, su cargo o las fechas en que trabajó o el curso que realizó. A menudo, esta verificación del empleo es lo único que buscan las empresas. La verificación del empleo es la base de toda referencia, pero las prácticas de referencia varían según la empresa, el sector, la ubicación y la antigüedad del puesto. Siga leyendo para saber más.

¿Qué ocurre cuando un empleador comprueba las referencias?

Las prácticas de referenciación varían mucho entre las organizaciones según el tamaño de la empresa y el sector, algunas sólo comprueban las referencias para los puestos superiores.

Cuando se realiza una comprobación de las referencias laborales, el responsable de la contratación suele pedir los datos de las personas (árbitros) que pueden dar fe de las habilidades, la experiencia y la capacidad del candidato para realizar el trabajo. Por lo general, se pedirá a los referentes que verifiquen los detalles del trabajo del candidato y, en algunos casos, se harán más preguntas sobre el candidato.

Algunos directores de contratación reconocen que las referencias pueden ser un recurso valioso y harán preguntas más detalladas para obtener información sobre los puntos fuertes y débiles del candidato, y sobre cómo encajaría el candidato en la cultura de su empresa o cómo la aportaría.

Hemos comprobado que si se contacta con las referencias antes de la oferta, éstas pueden facilitar la toma de decisiones en el proceso de contratación mediante la extracción de información sobre las competencias. Si se contacta con los árbitros después de la oferta, la referencia es más útil si los gerentes de contratación para hacer preguntas centradas en el estilo de trabajo y la cultura para ayudar a personalizar la incorporación.

Para algunos puestos, también se realizan otras comprobaciones de antecedentes por razones de cumplimiento y seguridad, por ejemplo, comprobaciones financieras o de antecedentes penales, pero éstas no deben considerarse como referencias.

¿Quién puede proporcionar referencias?

La persona que proporciona una referencia profesional se llama árbitro. Un árbitro es alguien que puede confirmar la experiencia de un candidato. Hemos elaborado esta lista de definiciones para que te hagas una idea de los diferentes tipos de árbitros que piden las empresas y sopesamos los pros y los contras de cada tipo.

1. Referencia profesionalLas referencias profesionales son avales de alguien que puede confirmar tus cualificaciones, experiencia y aptitud general para un trabajo. Dependiendo de la empresa, una referencia profesional puede referirse a uno de los tres tipos diferentes de referencia:

   • Profesional (RRHH): Es el tipo de referencia que da el departamento de RRHH de tu anterior empresa. Este tipo de referencia verifica el cargo, las fechas y no mucho más. Para algunas empresas, este es el único tipo de referencia que darán formalmente.

   • Profesional (carácter): Los jefes u otros colegas pueden ofrecerse a dar una referencia más detallada, especialmente cuando la política de la empresa es dar sólo una referencia de RRHH. Este tipo de referencia se denomina a veces referencia personal, pero para mayor claridad nos referiremos a este tipo de referencia como referencia profesional (de carácter). A la hora de elegir una referencia profesional (de carácter), los candidatos con experiencia laboral suelen dar los datos de antiguos empleadores, jefes de línea, supervisores o colegas respetados como referencias. Los candidatos recién titulados pueden pedir a un maestro o profesor universitario que responda de sus capacidades en lugar de un compañero de trabajo. Los candidatos que hayan trabajado por cuenta propia también pueden pedir a sus clientes o proveedores que respondan por sus habilidades y experiencia.

   • Profesionales (reclutadores): los reclutadores de agencias de terceros que le han colocado en un puesto también pueden ser utilizados como referentes para proporcionar referencias de verificación de empleo. Los reclutadores pueden verificar los detalles del trabajo, pero no pueden hacer comentarios detallados sobre el rendimiento del candidato.

2. Referencias por el canal trasero:Las referencias por el canal trasero (también conocidas como backdoor) son aquellas en las que los responsables de contratación identifican conexiones mutuas y se ponen en contacto con ellas para hablar de la idoneidad del candidato para el puesto. Esto puede hacerse comprobando las redes sociales, como LinkedIn, en busca de conexiones mutuas o de un contacto común en una empresa con la que el candidato haya trabajado. Este suele ser el tipo de comprobación de referencias más informal.

3. Referencia personal:Una referencia personal proviene de un referente que conoce al candidato de manera personal, no profesional. Estas referencias pueden proporcionarse cuando el candidato no tiene experiencia laboral, por ejemplo, si se acaba de graduar de la escuela o la universidad, o si el candidato está haciendo un cambio de carrera. En algunos casos, este tipo de referencia se denomina referencia de carácter.

A menudo estos términos pueden parecer anticuados y no reflejan necesariamente el mundo laboral actual. Además, la terminología que la gente utiliza para referirse a los diferentes tipos de referencias varía entre los distintos sectores y zonas geográficas, por lo que si no está seguro del tipo de referencia que necesita, lo mejor es que lo consulte con la persona que le pide las referencias.

Hay otros casos fuera del trabajo que también requieren referencias. Por ejemplo, los propietarios pueden pedir referencias a posibles inquilinos, las universidades pueden pedir cartas de referencia para futuros estudiantes. Esta guía se centra en las referencias profesionales con fines laborales.

¿Cómo comprueba una empresa las referencias?

Hay múltiples formas de recoger una referencia. La forma de recoger una referencia depende de la empresa, el sector y la zona geográfica. Estos son los principales métodos para recopilar referencias:

Referencias escritas:

Las cartas de referencia son la forma más tradicional de comprobar las referencias, pero pueden llevar mucho tiempo y suponer un papeleo adicional para el responsable de la contratación. Cuando las referencias se hacen por correo electrónico, casi siempre se hacen a través de archivos adjuntos en PDF o Word, ya sea haciendo preguntas o enviando un formulario en línea para que el árbitro lo rellene.

Cuando se recibe una referencia escrita por correo electrónico, es mejor asegurarse de que la referencia proviene de un correo electrónico del trabajo con un dominio de la empresa para reducir la posibilidad de que la referencia pueda ser fraudulenta.

Llamada telefónica:

Esta puede ser la forma más fácil de obtener una referencia si el árbitro responde y está dispuesto a hablar. Esto puede llevar mucho tiempo y ser difícil de programar. A veces no podrás contactar con el árbitro o te pasarán a RRHH.

El árbitro puede sentir que puede hablar con más franqueza, pero como la referencia no está escrita, usted sólo podrá referirse a las notas que tome.

Tenga en cuenta que es más fácil falsificar una identidad por teléfono, por lo que puede correr el riesgo de que se produzcan fraudes en las referencias al obtenerlas por teléfono.

Software de referencias automatizadas:

En la actualidad existen soluciones tecnológicas para la comprobación de referencias en línea que automatizan el proceso desde el envío de los datos de contacto del árbitro hasta la recogida de las referencias.

Por ejemplo, la herramienta de referenciación de Zinc permite a los candidatos mantener los datos de sus árbitros en privado y almacena de forma segura la referencia, permitiendo al candidato compartirla con quien quiera y reutilizarla a lo largo de su carrera. La automatización de este proceso libera tiempo para que puedan centrarse en otras tareas.

Las referencias recogidas a través de Zinc se verifican con los correos electrónicos de la empresa y a través de una cuenta de LinkedIn. Las referencias también son a prueba de manipulaciones, ya que se registran en una cadena de bloques (blockchain).

Servicios de referenciación de terceros:

Son empresas especializadas en la práctica de la referenciación. Pueden hacer cualquiera de las cosas anteriores o pueden utilizar un software creado a tal efecto.

¿Por qué los reclutadores piden más de un árbitro?

Pedir más de un árbitro es una práctica común. Ayuda al reclutador a estar seguro de que la información que tiene sobre el candidato es verdadera. Si más de una persona verifica lo que el candidato le ha dicho, el reclutador puede estar más seguro al tomar sus decisiones de contratación. También proporciona una imagen más completa del candidato al recoger diferentes perspectivas e información sobre cómo se desempeñó en diferentes funciones.

La cantidad de referencias que pide un reclutador varía según el sector, por ejemplo, muchas instituciones financieras necesitarán comprobaciones de referencias que cubran 5 años de empleo debido a las directrices de la FCA. Algunas referencias que llegan son meras confirmaciones de fechas, por lo que el reclutador puede querer pedir a otro árbitro información más detallada.

¿Dónde puedo obtener asesoramiento jurídico en relación con las referencias?

Si cree que se ha infringido la ley en relación con una comprobación de referencias en la que ha participado, por ejemplo, si se ha dicho algo falso o engañoso en una referencia, es posible que quiera impugnarla. Puede ser aconsejable hablar primero con la persona en cuestión para ver si pueden acordar una solución. Si no puede resolver el problema hablando con ella, puede recurrir a un abogado. A continuación encontrará algunos recursos gratuitos que pueden ayudarle:

Estados Unidos de América: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Reino Unido: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australia: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

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Consejos de referencia para jefes de contratación y reclutadores

Con los avances tecnológicos en casi todos los ámbitos del mundo laboral, las prácticas de referencia tienden a estar impregnadas de política y pueden parecer arcaicas. Esta sección responde a sus preguntas y le da algunos consejos sobre cómo puede traer la referenciación al siglo XXI para que pueda sacar el máximo provecho de sus comprobaciones de referencias.

En esta sección respondemos a sus preguntas y le proporcionamos una lista de comprobación de referencias.

¿Por qué deberían los responsables de la contratación comprobar las referencias?

En el Reino Unido, la comprobación de referencias ha pasado un poco de moda. Se considera algo que las empresas creen que deben hacer, pero en realidad, a menudo se ve como una formalidad difamada, que sólo se lleva a cabo por razones de cumplimiento. Algunos directores de contratación creen que las comprobaciones de referencias no aportan información útil más allá de confirmar lo que el candidato ya les ha dicho, y eso si deciden hacer referencias. En Zinc creemos que las referencias pueden ser mejores, más abiertas y más útiles para todas las partes implicadas. Si se hacen bien las comprobaciones de referencias, se puede obtener información útil que realmente puede ayudar a tomar las decisiones de contratación correctas y alimentar más áreas del viaje de lo que podría haber pensado en un principio.

Hay nuevas prácticas y tecnologías que puede adoptar para actualizar sus prácticas de referencias y sacar el máximo provecho de las referencias, como las herramientas de referencias automatizadas y las referencias de canal inverso. Hoy en día, los candidatos son mejores que nunca a la hora de realizar entrevistas, por lo que es aún más difícil evaluar si el candidato puede cumplir con lo que dice. También hay estudios que demuestran que alrededor del 10% de los candidatos mienten en su CV, un dato preocupante para los reclutadores. Esta es una razón más para sacar el máximo partido a las comprobaciones de referencias para asegurarse de que se contrata a la persona adecuada.

¿Para qué se utilizan las comprobaciones de referencias laborales?

Comprobar las referencias puede ser una oportunidad clave para asegurarse de que está contratando a la persona adecuada. Las comprobaciones de referencias pueden contribuir a múltiples partes del proceso de contratación, como:

1. Cumplimiento. La razón más común para una comprobación de referencias es el cumplimiento y la prueba de la diligencia debida. En este caso, las referencias pueden utilizarse para verificar que el candidato es quien dice ser y no se ha involucrado en actividades corruptas.

2. Evaluación y selección adicionales. Las referencias pueden utilizarse para comprobar que las habilidades, capacidades y competencias del candidato coinciden o superan lo que el candidato ha mostrado en su CV y en la entrevista.

3. Incorporación y gestión del rendimiento. Puede preguntar a los referentes sobre los estilos de gestión, los estilos de trabajo y los valores preferidos para ayudar a personalizar los procesos de incorporación. Las referencias pueden utilizarse para ayudarle a decidir cuánta estructura dar al nuevo contratado, cuál es la mejor manera de incentivarlo e identificar los entornos en los que destacará.

¿Cuándo debo comprobar las referencias de un candidato a un puesto de trabajo?

Una comprobación de referencias no sólo le da la oportunidad de verificar la información que tiene sobre su candidato, si se hace bien, también puede darle una visión más profunda sobre el candidato en términos de sus puntos fuertes y débiles, cómo encajará en su equipo, lo que podría añadir a su equipo e incluso qué tipo de estilos de gestión el candidato sería el más adecuado. Maximizar sus comprobaciones de referencias de esta manera podría facilitar la incorporación, ayudándole a personalizar el viaje de su candidato, dándole una experiencia positiva. La forma en que desea utilizar las referencias puede dictar el momento del proceso de contratación en el que se hace la referencia. Zinc ha desarrollado diferentes tipos de herramientas de referencias específicas para estos escenarios y más.

• Pre-oferta: referencias para la evaluación.Si quiere utilizar las referencias para comprobar las competencias de un candidato, recomendamos hacer las referencias al principio del proceso, ya sea antes de la entrevista o antes de hacer una oferta. De este modo, las referencias pueden servirle para decidir entre los candidatos en función de sus capacidades. Si hace las referencias para la evaluación después de hacer una oferta y descubre que sus competencias no coinciden con su CV o con lo bien que se entrevistó, es posible que tenga que pasar por el incómodo proceso de retirar una oferta.

• Post-oferta: referencias para la incorporación.Si quiere averiguar cómo integrar mejor a su nueva contratación en su equipo, puede utilizar las comprobaciones de referencias posteriores a la oferta para la incorporación. Preguntar a los referentes sobre los estilos de trabajo, los estilos de gestión preferidos, la cultura y los valores del candidato puede ayudarle a personalizar su experiencia de incorporación y a anticiparse a cualquier posible problema. Las experiencias positivas de incorporación conducen a mayores tasas de retención, por lo que tiene sentido sacar el máximo provecho de sus comprobaciones de referencias de esta manera.

¿Qué debo buscar al comprobar las referencias de un candidato?

En primer lugar, al llevar a cabo una comprobación de referencias, debe buscar la verificación del historial de trabajo de su candidato, comprobando que los títulos de trabajo, las fechas y el tipo de trabajo que ponen en su CV son correctos. A veces esto es todo lo que querrá o necesitará comprobar.

Si necesita averiguar información más detallada sobre su candidato, la comprobación de referencias puede ser una oportunidad para obtener información relevante que sirva de base para sus decisiones de contratación.La comprobación de referencias puede ayudar a obtener información adicional en muchas áreas diferentes. Su proceso de contratación puede ayudarle a definir qué información debe obtener de las referencias. Piense en su empresa y en las necesidades y retos del equipo concreto para el que está contratando. Puede hacer preguntas que ayuden a la incorporación, por ejemplo, sobre los estilos de gestión y los entornos de trabajo. Si la cultura es un factor importante en su proceso de contratación, puede hacer preguntas adaptadas a los valores de su empresa.

Si esto parece útil, pero le preocupa que las comprobaciones de referencias puedan llevar demasiado tiempo o si no está seguro de cómo recopilar este tipo de información, hay empresas de comprobación de referencias de terceros que pueden recopilar las referencias en su nombre. Zinc ofrece un servicio de referencias automatizado con preguntas personalizables para que pueda maximizar sus comprobaciones de referencias en línea sin ninguna molestia adicional.

¿Qué preguntas debo hacer al hacer las referencias?

Las preguntas más comunes que los reclutadores hacen a los árbitros giran en torno a la verificación de la experiencia del candidato, como su función y las fechas en que trabajó. Si la comprobación de las referencias se va a utilizar para ayudar a tomar decisiones de contratación, es posible que quieras pensar en hacer preguntas más detalladas sobre sus habilidades, experiencia y estilos de trabajo. Si está interesado en fomentar la cultura de su empresa, puede hacer preguntas con esto en mente.

Echa un vistazo al generador de preguntas de referencia de Zinc para obtener algunas ideas sobre preguntas orientadas a la cultura que podrías hacer, o lee nuestro blog sobre las mejores preguntas de comprobación de referencias.

¿Qué preguntas no debo hacer al hacer referencias?

Sería una buena idea mantenerse alejado de cualquier tema que pudiera llevar a la discriminación. Evite las preguntas sobre la raza, la religión, la sexualidad, el estado civil, el sexo, la salud física o la discapacidad del candidato, ya que no deberían afectar a sus decisiones de contratación. Si decide no contratar a un candidato después de preguntar al árbitro sobre estos temas, puede estar entrando en aguas legales turbias.

También puede tener cuidado con las preguntas subjetivas y cerradas como «¿volvería a contratar a esta persona?» porque la respuesta del árbitro puede ser muy subjetiva y no reflejar necesariamente la capacidad del candidato para hacer el trabajo que está solicitando.

Damos más ejemplos de preguntas que debe evitar en nuestro blog sobre las mejores preguntas de referencia.

¿Necesito el consentimiento para recoger una referencia?

Como una referencia se clasifica como datos personales, es posible que tenga que demostrar que tiene el consentimiento del candidato para recoger la referencia. En lugar de pedirle al candidato los datos de la referencia verbalmente, intente preguntarle por correo electrónico y pregúntele explícitamente si da su consentimiento para que usted se ponga en contacto con su referencia en su nombre. Así tendrás su respuesta por escrito como prueba. Se puede considerar que los datos de referencia tienen dos propietarios: el candidato y el referente. Debe tener en cuenta a ambos propietarios cuando se asegure de que sus prácticas de referencia cumplen con las normas de protección de datos, como el GDPR.

¿Qué hago si no puedo contactar con un árbitro?

Un problema común con el que puede encontrarse al recopilar una referencia es no poder contactar con el árbitro directamente. Esto puede deberse a una de las dos razones siguientes: que se le entregue a RRHH en lugar de al referente directamente, o que el referente haya dejado la empresa.

En muchas grandes empresas, el departamento de RRHH será el responsable de proporcionar las referencias, pero como se ha mencionado anteriormente, una referencia de RRHH sólo podrá darle detalles básicos del empleo como las fechas y el cargo. Si quiere hablar directamente con el referente, intente ser persistente y puede que le transfieran a la persona adecuada. Si esto no funciona, pida al candidato que le facilite el correo electrónico personal del trabajo del referente y, si es posible, un número de teléfono directo para asegurarse de que le comunican con la persona con la que necesita hablar.

También puede ocurrir que cuando intente contactar con el referente en su lugar de trabajo, éste haya dejado la empresa. Si esto ocurre y el departamento de RRHH no puede proporcionarle los nuevos datos de contacto del referente, tendrá que volver a dirigirse a su candidato para pedirle los datos actualizados o los datos de contacto de otro referente. Esto también puede ser una señal de que su candidato no se ha puesto en contacto con ellos recientemente para preguntarles si están dispuestos a dar una referencia.

¿Cuándo comprueban la mayoría de las empresas las referencias de un candidato a un puesto de trabajo?

Cuando las empresas comprueban las referencias, lo más habitual es que la comprobación se haga después de que al candidato se le haya ofrecido condicionalmente el puesto. Muchos empleadores comprueban las referencias una vez que se ha hecho una oferta por razones de cumplimiento. Algunos jefes de contratación comprueban las referencias de un candidato antes de hacer una oferta. Esto es para que puedan utilizar las referencias para ayudar a informar sus decisiones de contratación, ya sea para decidir entre los candidatos o el diseño de las experiencias de incorporación.

Hemos descubierto que la etapa en la que los empleadores realizan los cambios de referencias afecta a la utilidad de los diferentes tipos de información de referencias. Por ejemplo, las preguntas basadas en las competencias pueden ser útiles si la referencia se ha llevado a cabo antes de la oferta, ya que puede ayudar a diferenciar entre los candidatos, sin embargo, no es tan útil una vez que se ha hecho la oferta. Las preguntas basadas en la cultura pueden ser increíblemente útiles una vez que se ha hecho una oferta, ya que esta información puede utilizarse para personalizar los viajes de incorporación para ayudar a que el nuevo empleado tenga éxito, pero no hay muchas situaciones en las que este tipo de preguntas sean útiles cuando se hacen antes de la oferta, ya que no ayudan a evaluar a un candidato por su capacidad para hacer el trabajo. Es por estas razones que Zinc ha desarrollado diferentes herramientas de referencias para que pueda sacar el máximo provecho de sus comprobaciones de referencias en línea.

¿Cómo comprueban las referencias las diferentes empresas?

Como ya sabrá, las prácticas de referencias varían de una empresa a otra en las distintas regiones y sectores. A continuación le ofrecemos una visión general de cómo suelen referenciar las empresas de diferentes tamaños.

• Las grandes empresas suelen utilizar a terceros o tienen un equipo de incorporación que se encarga de referenciar el estilo de cumplimiento.

• Las empresas de tamaño medio también utilizarán a terceros o comprobarán las referencias sólo en los puestos superiores.

• Las pequeñas empresas harán que los responsables de contratación se pongan en contacto con los referentes y recojan las referencias por teléfono o correo electrónico.

Cómo detectar una referencia falsa

Las investigaciones han demostrado que más de la mitad de los empleados del Reino Unido mienten u omiten información importante en sus currículos cuando solicitan un empleo. Aún más preocupante es el aumento de empresas que proporcionan referencias falsas a cambio de una tarifa. Esta es una noticia preocupante tanto para los reclutadores como para los gerentes de contratación que necesitan confiar en que las personas que están contratando son genuinas.

Comprobar las referencias es una forma de asegurarse de que la persona contratada es legítima. Estas son algunas medidas que puede tomar para asegurarse de que las referencias de su candidato son auténticas.

1. Si no ha oído hablar de la anterior empresa del candidato, búsquela en Internet. Busca un sitio web de la empresa, una entrada en Google Maps o un perfil de empresa en LinkedIn. Si puedes encontrar un número de teléfono al que llamar, comprueba que el código de área coincide con el lugar donde deberían estar.

2. Si no reconoce la empresa en la que el candidato dice haber trabajado, puede comprobar si está registrada legalmente. La forma de hacerlo variará en función del lugar del mundo en el que se encuentre la empresa. Por ejemplo, en Estados Unidos, las empresas se registran a nivel estatal. Debería poder encontrar información sobre las empresas estadounidenses en el sitio web de la Secretaría de Estado de cada Estado. En el Reino Unido, puede encontrar información sobre las empresas registradas a través del Registro de Sociedades.

3. Pida referencias específicas: solicite que se pongan en contacto con otros compañeros de trabajo además de los que el candidato ha incluido como referencias. Esto se clasifica como un canal de referencia posterior (véase: ¿quién puede proporcionar referencias?). También puede buscar en el sitio web de la empresa o en LinkedIn a empleados que hayan trabajado al mismo tiempo que el candidato; incluso puede encontrar una conexión mutua con la que pueda hablar.

Su lista de comprobación de referencias:

• Decida qué tipo de referencia necesita y sus objetivos generales.

• Decida cuándo quiere llevar a cabo la referencia, antes o después de hacer una oferta.

• Decida qué preguntas quiere hacer al referente.

• Pida al candidato los datos de contacto apropiados.

• Contacte a los árbitros o utilice un proveedor de referencias de terceros para recoger las referencias por usted.

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Consejos sobre referencias para candidatos

Como candidato, la comprobación de referencias puede parecer un proceso reservado en el que su posible empleador habla de usted a su antiguo empleador. Puede ser confuso saber a quién dar como referencia, cómo pedir una referencia y si puede ver su referencia. Esta sección responde a estas preguntas y a otras más.

¿A quién debo dar como referencia?

Cualquier persona que pueda dar fe de su capacidad profesional puede proporcionarle una referencia. La mejor persona para dar referencias es alguien que le haya dirigido o con quien haya trabajado estrechamente, como un supervisor o un gerente. Los amigos y la familia rara vez se consideran referencias adecuadas. Su futuro empleador querrá verificar su experiencia laboral y sus capacidades. Aunque los amigos y la familia pueden estar encantados de hablar positivamente de usted, es posible que no puedan dar la visión profesional necesaria para informar sobre su proceso de entrevista.

Vea también: ¿Quién puede dar referencias?

¿Qué pasa si no tengo referencias profesionales? (sin experiencia)

Si no tiene experiencia laboral, por ejemplo si acaba de salir de la escuela o de la universidad, es posible que no tenga un antiguo empleador al que pedir referencias. Si este es su caso, debe hablar con su posible empleador y preguntarle qué tipo de referencia aceptará. A continuación, le sugerimos algunas referencias no profesionales adecuadas.

• Si ha terminado recientemente sus estudios, puede considerar la posibilidad de pedírselo a un maestro o profesor con el que tenga una buena relación. Un referente especialmente útil sería alguien que le haya enseñado o supervisado en un proyecto, trabajo o disertación importante.

• Si ha formado parte de algún grupo juvenil, podría pedirle a un líder juvenil que le dé una referencia.

• Si has sido voluntario en algún grupo, organización benéfica o proyecto local, podrías pedirle a un supervisor o jefe de equipo de uno de estos proyectos que te dé una referencia.

• Alternativamente, si conoce a alguien de buena reputación en la comunidad, por ejemplo un concejal, puede pedirle que le dé una referencia.

¿Cómo puedo pedir referencias?

Una vez que haya identificado a algunas personas que puedan estar dispuestas a darle referencias, debe ponerse en contacto con ellas para preguntarles si están dispuestas a ser contactadas por su posible empleador. Es importante obtener su consentimiento, por lo que puede hacerlo por escrito a través de un correo electrónico. También puedes aprovechar esta oportunidad para recordarles las habilidades relevantes que demostraste o los proyectos en los que trabajaste mientras estabas con ellos. Si están de acuerdo, recuerde darles las gracias por dedicar su tiempo a ayudarle.

¿Por qué los reclutadores piden de 2 a 5 referencias?

Los reclutadores suelen pedir más de una referencia como garantía a la hora de verificar la información que un candidato les ha dado. Contratar a un nuevo miembro de la plantilla siempre conlleva cierto riesgo, por lo que si más de una persona externa confirma la información que el candidato les ha proporcionado, pueden estar más seguros de sus decisiones de contratación. También pueden pedirlo por razones de cumplimiento, ya que algunos sectores, como el financiero, exigen que las referencias se comprueben durante un determinado número de años.

¿Aceptará mi nuevo empleador una referencia escrita?

Las cartas de referencia no son lo mismo que un futuro empleador o un proveedor externo se ponga en contacto directamente con sus referencias. Es posible que el reclutador o el director de contratación quiera hacer preguntas específicas sobre el puesto para el que se le entrevista, por lo que una carta de referencia puede no ser suficiente para asegurarle el puesto. Si tienes una carta de referencia -ya sea una carta física o un documento de Word/PDF- no hay nada malo en preguntar si tu futuro empleador la aceptará. No se desanime si la rechazan, simplemente significa que tienen sus propias prácticas de referencia que desean seguir.

Además, una carta de referencia puede ser más difícil de validar que una cadena de correo electrónico verificada desde la dirección de correo electrónico de la empresa del referente o una referencia digital verificada, por lo que puede considerar uno de estos métodos en lugar de una carta.

¿Puedo ver mis referencias?

Tus referencias se clasifican como tus datos personales. Desde 2018, en el Reino Unido y en la UE, el GDPR establece que tienes derecho a acceder a tus datos personales en poder de las empresas de forma gratuita. Si quieres ver tu referencia, tienes derecho a pedir al departamento correspondiente de la empresa que te facilite la referencia o cualquier nota tomada de una llamada telefónica.

En otras zonas del mundo, puede pedir ver sus referencias, pero la empresa puede no estar obligada legalmente a mostrárselas.

Hay algunas herramientas digitales que permiten a los solicitantes de empleo recopilar, ver y reutilizar sus referencias. Por ejemplo, Zinc permite a los usuarios recopilar referencias verificadas y compartirlas con posibles empleadores. Las referencias de Zinc se almacenan en la cadena de bloques (blockchain), por lo que son imperecederas.

¿Son confidenciales las referencias para el trabajo?

Cuando se recopilan las referencias como parte del proceso de contratación, su reclutador o gerente de contratación puede necesitar compartir sus referencias con alguien más en la empresa. A menudo, muchas personas están involucradas en la decisión de contratación, por lo que compartirán información sobre todos los candidatos con las personas pertinentes dentro de su empresa.

Las referencias deben ser justas, precisas y no engañosas. Si cree que su referencia ha dicho algo falso o discriminatorio, puede pedir ver la referencia. Si cree que esta referencia le ha costado el trabajo, puede hablar con su árbitro para preguntarle por qué puso lo que puso y para que no lo haga en el futuro. Si su referencia es deliberadamente falsa o engañosa, puede impugnarla.

Si no es capaz de llegar a un acuerdo con su árbitro para que escriba una referencia más justa y precisa, puede considerar pedir a otra persona que le dé una referencia. Esta sección puede ayudarle a decidir a quién pedirlo.

¿Qué significa que RRHH llame después de una comprobación de referencias?

Hay varios escenarios que podrían estar ocurriendo aquí. El mejor escenario es que RRHH haya comprobado satisfactoriamente tus referencias y quiera hacerte una oferta. Otro escenario podría ser que no hayan podido contactar con tus referencias y quieran pedirte personas alternativas con las que puedan contactar para verificar tu historial. También existe la posibilidad de que hayan podido contactar con tus referentes y no hayan sido satisfactorios. Puede ser que en la comprobación de referencias haya surgido algo que quieran discutir contigo, o que hayan decidido no hacerte una oferta.

¿Por qué muchas empresas tienen una política contraria a dar referencias?

Algunas empresas se niegan a dar referencias normalmente para evitar cualquier responsabilidad. En algunos sectores, como el financiero, esto no está permitido y usted puede impugnar a un empleador que se niegue a dar referencias.Si su anterior empresa se ha negado a darle referencias y no pertenece a un sector en el que sea obligatorio darlas, es posible que tenga que pensar en otras personas que puedan darle referencias. La sección «¿Quién puede dar referencias?» puede ayudarle a decidir a quién sería apropiado pedirlas.

¿Puedo salirme con la mía dando referencias falsas?

Dar una referencia falsa es una actividad deshonesta que puede traerle problemas más adelante. Si te contratan después de dar una referencia falsa y tu empresa se entera, puede ser motivo de despido.

Si bien es cierto que muchas personas se han librado de dar referencias falsas, estos días están contados. Los responsables de la contratación están recurriendo a empresas de terceros que utilizan las nuevas tecnologías para verificar sus referencias. Si crees que necesitas falsificar una referencia para un trabajo concreto, quizá merezca la pena plantearse si el puesto es adecuado para ti en primer lugar.

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Consejos de referencia para árbitros

Si va a dar referencias de un antiguo colega o empleado, es posible que tenga preguntas sobre el tipo de información que puede dar en una referencia y las implicaciones legales. Esta sección responde a sus preguntas y más.

¿Qué puedo y qué no puedo decir en una referencia?

Cuando proporcione una referencia, lo que diga debe ser justo y preciso y no debe conducir a la discriminación, así que tenga esto en cuenta al dar una referencia. También hay leyes locales que puede tener que tener en cuenta.

En EE.UU., existen restricciones sobre lo que se puede y no se puede revelar a los posibles empleadores en una referencia, que varían desde los motivos de despido o separación hasta la conducta profesional. Estas leyes varían según el estado, por lo que si no está seguro, sería conveniente comprobar qué puede y qué no puede decir.

En el Reino Unido, los trabajadores pueden tener derecho a impugnar una referencia si creen que fue injusta o engañosa, sobre todo si pueden demostrar que les costó un trabajo.

Si quiere dar una referencia más detallada y positiva, incluya descripciones de cuando trabajaron juntos, proyectos en los que trabajaron y los puntos fuertes del candidato en estas situaciones. También puedes incluir críticas constructivas y consejos para sacar el máximo partido al candidato, por ejemplo, incluyendo estilos de gestión o situaciones de trabajo en las que prosperaría o no se adaptaría. Los responsables de la contratación valorarán mucho cualquier información honesta y justa que puedas dar.

¿Qué debo hacer si me piden una referencia laboral que no quiero dar?

Si puede o no negarse a dar una referencia depende del contrato que el candidato tenía con su empresa, el sector en el que opera y las leyes locales.

Si su contrato de trabajo dice que hay que dar referencias al candidato, tienes que cumplirlo. Algunos sectores también establecen que hay que dar una referencia (a veces en un plazo determinado), como el financiero o el sanitario.

Si la ley no dicta que tiene que dar una referencia, entonces puede negarse a dar una referencia. Ayudaría al candidato si pudiera decirle por qué no quiere que lo pongan como referencia, por ejemplo si cree que no conoce sus habilidades y experiencia lo suficientemente bien como para recomendarlo.

La respuesta a esto depende de su industria o área geográfica. En algunos estados de EE.UU., ciertas industrias están obligadas a proporcionar una referencia dentro de un período de tiempo específico o los candidatos tienen un plazo específico dentro del cual pueden solicitar una referencia. Debe comprobar las leyes locales para ver si está obligado a proporcionar una referencia o no. Si no quiere dar una referencia al candidato, sería útil que explicara sus razones para que puedan seleccionar un referente más apropiado.

¿Podría ser considerado responsable si doy una mala referencia?

Debe asegurarse de que lo que dice en su referencia es verdadero y justo. Podría ser considerado responsable si incluye deliberadamente algo falso o engañoso. Como siempre, las leyes varían entre países y entre estados. Si no está seguro, debe comprobar las leyes locales o buscar asesoramiento legal.

¿Cuánto tiempo necesito para proporcionar una referencia?

Dependiendo de su sector, de la política de su empresa o de las leyes locales, es posible que tenga que responder a una referencia en un plazo determinado, como, por ejemplo, en algunos estados de Estados Unidos. Las ofertas de trabajo se hacen a menudo con la condición de que las referencias del candidato sean satisfactorias, por lo que responder lo antes posible podría situar al candidato en una posición más favorable.

¿Qué pueden preguntar los reclutadores cuando comprueban las referencias?

Al recopilar referencias, la mayoría de los reclutadores preguntarán información básica sobre el candidato, como el cargo y la duración del servicio. También querrán confirmar las funciones y responsabilidades del candidato. Algunos reclutadores pueden querer indagar un poco más en las habilidades, destrezas y aptitudes del candidato para fundamentar sus decisiones de contratación o incorporación.

Tenga cuidado con las preguntas que puedan llevar a la discriminación por motivos de raza, religión, sexualidad, estado civil o género. Por ejemplo, preguntas como «¿cuántos días de baja por enfermedad ha cogido el candidato?», «¿piensa el candidato tener hijos pronto?» o «¿cómo calificaría el atractivo del candidato?» podrían dar lugar a decisiones discriminatorias. Si responde, podría ser considerado responsable, por lo que es mejor rechazar la respuesta a estas preguntas.

¿Quién debe dar su consentimiento antes de comprobar las referencias?

Para recoger una referencia, se necesita el consentimiento tanto del candidato como del referente. Se puede considerar que los datos de las referencias tienen doble propiedad, ya que aunque sean las palabras del árbitro, la referencia contiene información sobre el candidato, por lo que también se consideran sus datos. También necesitará el consentimiento de ambas partes para almacenar las referencias.

¿Puedo dar una mala referencia?

Legalmente, las referencias tienen que ser cuentas verdaderas y justas que no sean deliberadamente engañosas. En algunos casos, los empleadores pueden dar detalles como las razones del despido y las sanciones disciplinarias, que aunque no sean favorables, no suelen ser ilegales. Si no está seguro, puede buscar asesoramiento legal.

¿Cómo afecta el GDPR a la comprobación de referencias?

El GDPR es la legislación de la UE en materia de protección de datos. La forma de recopilar y almacenar referencias en la UE debe cumplir con el GDPR. Puede leer las directrices completas aquí, pero lo principal que debe tener en cuenta es el consentimiento para recopilar las referencias y almacenarlas. Las referencias se clasifican como datos personales tanto del árbitro como del candidato, lo que significa que ambos tienen derecho a pedir verlas y ambos tienen derecho a pedir que se eliminen.

Reclutadores: es su responsabilidad instruir al candidato para que pida el consentimiento del árbitro tanto para pasar los datos de contacto del árbitro como para recoger la referencia. Esto le facilitará la recogida de la referencia, ya que el árbitro esperará que usted se ponga en contacto con él.

Una ventaja de las referencias digitales que utilizan el almacenamiento descentralizado es que no tiene que preocuparse de borrar los datos de su unidad personal o de solicitar permiso para almacenar los datos, por ejemplo, como una carpeta de PDF o el seguimiento de la información en las conversaciones por correo electrónico.

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Conclusión

Las prácticas de almacenamiento varían entre empresas, sectores y países. Debido a esto, el proceso puede parecer bastante desalentador, lo que hace que algunas empresas abandonen la práctica de las referencias por completo. En Zinc, creemos que las referencias pueden ser mejores. Puede ser más transparente, sencilla y productiva para todos los implicados. Esperamos que esta guía haya ayudado a clarificar el proceso de referenciación, ya sea que esté buscando un trabajo, proporcionando una referencia o reclutando.

Si desea unirse a la revolución de las referencias, reserve una demostración para ver cómo las herramientas de referencias automatizadas de Zinc pueden ayudarle a maximizar sus comprobaciones de referencias en línea.

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