- Las firmas electrónicas son una forma rápida y eficaz de obtener firmas a través del correo electrónico u otros medios de mensajería digital.
- Las firmas electrónicas están oficialmente reconocidas por la FDIC como un método aceptable para firmar un contrato siempre que se ajusten al protocolo.
- Hay varios programas fáciles de usar en el mercado que facilitan la firma electrónica de documentos.
Las firmas electrónicas han creado un nuevo nivel de comodidad para las empresas que se ocupan de los contratos legalmente vinculantes. Lo que antes llevaba semanas -enviar un contrato al firmante, que luego lo devolvía por correo con su firma- ahora sucede al instante. También es mucho más eficiente que enviar un documento por fax para que sea devuelto con su firma, o enviar un documento por correo electrónico y escanear el papel firmado de nuevo en el ordenador.
Existen numerosas aplicaciones y servicios de firma electrónica -como DocuSign, Adobe Sign y OneSpan- que permiten enviar solicitudes y recibir firmas con fines comerciales. Los distintos programas de firma pueden recoger las firmas de diferentes maneras, como por ejemplo, si el usuario firma con su dedo en una interfaz táctil, si escribe su nombre, si introduce un código PIN designado o incluso si simplemente hace clic en una casilla de verificación. Pero, ¿tiene un contrato firmado electrónicamente el mismo peso legal que uno firmado físicamente, y cuál es la forma adecuada de implementar esta tecnología?
Historia de la firma electrónica y la ley
La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) se convirtió en ley en el año 2000, estableciendo la validez de los registros y firmas electrónicas para asuntos que afectan al comercio interestatal o extranjero, según la Corporación Federal de Seguros de Depósitos. La Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes fue una ley unilateral a nivel estatal para aceptar las firmas electrónicas que fue adoptada por la mayoría de los estados. El resto de los estados tienen sus propias leyes que aceptan la firma electrónica. A nivel internacional, la mayoría de los países industrializados tienen leyes para aceptar la firma electrónica.
Nota del editor: ¿Busca el software de gestión documental adecuado para su empresa? Rellene el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se pongan en contacto con usted sobre sus necesidades.
La firma electrónica se ha convertido en algo habitual en Internet, el comercio electrónico y el sector financiero online. Cuando se utiliza correctamente, un documento firmado electrónicamente y uno firmado con bolígrafo y tinta tienen la misma validez legal. Sin embargo, existen algunas diferencias entre ambas, con reglas que las empresas deben seguir al redactar un contrato destinado a ser firmado electrónicamente.
Requisitos de una firma electrónica
Cuando se prepara un contrato u otro documento legalmente vinculante para ser firmado electrónicamente, según Adobe Sign, estas son las reglas que debe cumplir para que la firma sea válida:
- Intención de firmar: El firmante debe mostrar una clara intención de firmar el documento. Esta intención se muestra a través de la acción de dibujar sus firmas electrónicamente, escribiendo su nombre o haciendo clic en una casilla de aceptación.
- Consentimiento para hacer negocios electrónicamente: El acuerdo debe incluir una cláusula que indique que todas las partes implicadas consienten que la transacción se realice electrónicamente.
- Conservación de registros: El acuerdo debe permanecer accesible para ambas partes y conservarse en la forma en que se firmó. Este requisito está fácilmente cubierto por la siguiente regla.
- Copias firmadas: Ambas partes deben recibir una copia del documento firmado. La mayoría de las aplicaciones de firma electrónica las envían automáticamente.
- Cláusula de exclusión: El firmante debe tener siempre la opción de rechazar la firma electrónica y, en su lugar, recibir una copia física para firmar en persona y devolverla. Las empresas deben estar preparadas para este caso.
Seguridad y privacidad con la firma electrónica
Los programas de firma electrónica fiables contienen medidas de seguridad para garantizar la legitimidad de un acuerdo y evitar el fraude. Los distintos programas ofrecen diferentes formas de autentificación para asegurarse de que el firmante es quien dice ser. Para obtener la mejor seguridad, elija un programa que permita múltiples formas de autenticación. Otra medida de seguridad habitual es la implementación de una firma digital junto con la electrónica.
«Basadas en la criptografía de clave pública/privada, las firmas digitales se utilizan en una gran variedad de aplicaciones de seguridad, negocio electrónico y comercio electrónico», afirma Rahim Kaba, vicepresidente de marketing de productos de OneSpan. «Cuando se utiliza dentro de una aplicación de firma electrónica, el cifrado de la firma digital protege los datos firmados electrónicamente. Si un documento firmado electrónicamente se modifica o manipula de alguna manera, la tecnología de firma digital lo detectará e invalidará el documento».
Mientras que las firmas digitales se utilizan para evitar la manipulación, los registros de auditoría pueden utilizarse para confirmar la legitimidad de un documento. Las pistas de auditoría son registros incrustados en los documentos con información sobre quién firmó, en qué orden, cuándo y dónde.
Opciones de software de firma electrónica
DocuSign
DocuSign es un software de firma electrónica sencillo pero eficaz con muchas aplicaciones diferentes. Los usuarios pueden introducir su firma electrónica al principio del documento y replicarla siempre que sea necesario.
El software también permite almacenar un número determinado de documentos en la nube, lo que permite acceder a todo lo que se necesite en un momento dado. Puedes enviar documentos por correo electrónico a las partes necesarias a través de DocuSign, y también tiene un complemento de Gmail para una forma fácil de enviar y recibir documentos. Puede requerir la verificación por SMS o correo electrónico para los documentos sensibles.
DocuSign es una gran solución para los contratos simples que no necesitan ser notariados o firmados en persona. Se encuentra entre el software de firma electrónica más popular del mercado, y cuenta con una interfaz limpia y potente que es ideal para diversos escenarios.
Adobe Sign
Adobe Sign hace que la firma de documentos oficiales sea rápida y sencilla. Admite dos tipos diferentes de firmas que pueden ser eficaces para distintos fines: las firmas electrónicas y las firmas digitales.
Las firmas electrónicas son más informales. Son buenas para contratos básicos y permiten una rápida verificación a través de una firma generada. Las firmas digitales se caracterizan por una mayor encriptación y requieren que el firmante pase por un proceso de autenticación de identidad. Son mejores para los documentos que necesitan un nivel adicional de seguridad.
Adobe es fácil de usar y eficaz en la generación de firmas electrónicas de confianza. La interfaz de usuario es un poco rígida en comparación con DocuSign, pero Adobe es mejor para los documentos importantes que necesitan un cuidado extra.
Las firmas digitales ahorran tiempo y están aprobadas por la ley siempre que se sigan los requisitos y las directrices de uso. Las principales marcas de firmas electrónicas le ayudarán a seguir estas normas y a mantener la seguridad de sus contratos y otros documentos.
«La seguridad de los documentos y las firmas es el núcleo de cualquier contrato o documento firmado electrónicamente», afirma Kaba.
