La guía no oficial de las licencias pagadas y no pagadas

Actualizado el 27/9/20 5:09pm PT:

Como gerente de una oficina, el proceso de averiguar cómo pagar a sus empleados por el tiempo libre puede parecer un poco complejo. ¿Qué hay que hacer cuando se trata de vacaciones, bajas por enfermedad y otras formas de permiso remunerado? ¿Existe algún tipo de zona gris dudosa cuando se trata de ausencias de larga duración de los empleados, como el embarazo o la baja por enfermedad? ¿Qué tipo de adaptaciones razonables debería hacer su oficina en este tipo de situaciones?

Por suerte, lo hemos desglosado todo para usted: Lo que se requiere legalmente, lo que es su elección, y lo que está en el medio. En definitiva, esta guía no oficial sobre las licencias pagadas y no pagadas responderá a todas sus preguntas más apremiantes y le ayudará a tomar fácilmente las políticas correctas para su práctica.

Licencias pagadas: ¿Qué es lo que realmente se requiere?

En su consultorio, probablemente hay ciertos tipos de permisos que están predeterminados como pagados. Desde las vacaciones hasta la baja por enfermedad, pasando por los días festivos pagados y otras formas de permiso, siempre hay ciertos requisitos que acompañan a los permisos pagados. Para averiguar las licencias pagadas, primero debe entender lo que se requiere.

Tiempo de vacaciones

La mayoría de la gente está familiarizada con las licencias pagadas en forma de tiempo libre pagado, o PTO. Para ganar PTO, los empleados acumulan días libres a lo largo de su tiempo de trabajo que luego pueden utilizar para las vacaciones. Aunque no existe un mandato federal en relación con las vacaciones pagadas (o incluso con las vacaciones no pagadas), se trata de una prestación popular que la gran mayoría de las empresas deciden ofrecer. La cantidad de tiempo de vacaciones pagadas suele acumularse para los empleados en función de la cantidad de tiempo que han estado trabajando para su práctica, así como el nivel que tienen dentro de la oficina. En pocas palabras, para ganar tiempo de vacaciones, los empleados elegibles sólo tienen que presentarse a trabajar.

Lectura recomendada: Evalúe sus políticas de beneficios de PTO &Haga que los recursos humanos de su consultorio sean más productivos – Parte 1

Baja por enfermedad

Aunque no lo crea, no existen leyes federales que obliguen a los empleadores a pagar las bajas por enfermedad de sus empleados. Sin embargo, muchos estados, ciudades y municipios tienen mandatos que requieren que los empleadores locales proporcionen días de enfermedad pagados. Por supuesto, esto nos lleva a una de las mayores cuestiones en torno a la licencia por enfermedad pagada obligatoria: las notas del médico.

En resumen, un gerente de la oficina no está autorizado a solicitar una nota del médico para cualquier día que caiga bajo la licencia por enfermedad pagada obligatoria del empleado. Se trata de un permiso protegido y debe concederse sin preguntas, en la mayoría de los casos. Exigir una nota del médico infringiría esa licencia obligatoria por enfermedad pagada, y la ley de licencia obligatoria por enfermedad pagada -como todas las leyes- no queda a la discreción del empleador. Es un mandato que el empleador debe seguir.

Sin embargo, una vez que la licencia por enfermedad pagada obligatoria de un empleado se ha agotado, un gerente de oficina tiene la flexibilidad para negar o aprobar las ausencias adicionales o pedir notas del médico para aprobar la ausencia. Hay que tener en cuenta que, incluso con una nota del médico, no se puede hacer un seguimiento con el médico. Esto infringiría los derechos HIPAA de su empleado. La nota sólo puede decir el nombre del médico y la fecha/hora en que su empleado fue visto. Además, si va a solicitar una nota del médico para la ausencia de un empleado, debe asegurarse de que tiene una política establecida (como solicitar una nota después del tercer día de enfermedad no remunerado) que se aplica por igual a todos los empleados en la práctica.

Para cualquier otra pregunta, asegúrese de programar una consulta con HR for Health para asegurarse de que conoce las leyes relacionadas con las notas del médico y la licencia por enfermedad pagada obligatoria.

Lectura recomendada: Es hora de evaluar sus políticas de beneficios de PTO (Parte 2 – Acumulación de beneficios)

Otros permisos pagados

Además del tiempo de vacaciones y de la licencia por enfermedad, su consultorio está legalmente obligado a hacer arreglos de permiso para ser jurado, votar, ciertos días festivos y cualquier responsabilidad militar. Aunque si se requiere que estos sean pagados o no, típicamente depende del estatus de un empleado específico (exento vs. no exento). Además, algunos empleadores optan por ofrecer una licencia por duelo pagada en el caso de la muerte de un miembro de la familia inmediata de un empleado.

Áreas grises para la licencia de los empleados

Como usted probablemente sabe, ciertas partes de la licencia de los empleados no son tan cortadas y secas. De hecho, algunas de estas áreas grises son simplemente confusas. Sin embargo, estas áreas conllevan requisitos propios, al igual que las formas de licencia pagada exploradas anteriormente. Estos requisitos sirven para ayudarle a entender mejor cómo estos permisos de ausencia son un factor en el debate de la licencia pagada frente a la no pagada.

Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA)

La Ley de Licencia Médica Familiar es un programa de mandato federal que permite a los empleados tomar una licencia por cuestiones médicas personales, cuestiones médicas familiares, o por razones militares. Si bien este mandato permite que los empleados se tomen hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo y puedan regresar al trabajo, existen algunas estipulaciones.

En primer lugar, los empleados sólo cumplen con los requisitos si han trabajado en su consultorio durante al menos un año y han trabajado al menos 1.250 horas dentro del año anterior a la licencia solicitada. En segundo lugar, este tiempo libre no está obligado a ser pagado a menos que los empleados tengan PTO existente fuera del tiempo de la FMLA. Sin embargo, una vez que el PTO del empleado se haya agotado, usted no está obligado o requerida a pagar ningún tiempo adicional bajo los requerimientos de la FMLA. Por último, los empleados sólo son elegibles para la licencia FMLA si el empleador tiene 50 o más empleados dentro de un área de 75 millas.

Licencia por maternidad y paternidad

Aunque la licencia por paternidad puede caer técnicamente bajo la FMLA en algunos casos, algunas prácticas todavía optan por ofrecer tiempo libre pagado (o no pagado) específicamente para los nuevos padres como un beneficio adicional. (Esta puede ser una opción atractiva para sus empleados nuevos y existentes, si decide ofrecerla). Además, es importante tener en cuenta que si su consultorio se encuentra en California, Rhode Island o Nueva Jersey, es posible que tenga la obligación legal de ofrecer un permiso parental, en función del tamaño de su equipo. Considere la posibilidad de ponerse en contacto con Recursos Humanos para la Salud para obtener más información sobre sus responsabilidades si se encuentra en estos estados.

Licencia por incapacidad durante el embarazo

Además de la licencia obligatoria por maternidad y paternidad en estados como California, algunos estados piden a los empleadores con un determinado número de empleados que ofrezcan una licencia por incapacidad a las empleadas embarazadas que no puedan realizar sus tareas actuales. Aunque no es obligatorio que este permiso sea remunerado, es otra zona gris en la que los directores de los despachos son libres de elegir cómo quieren configurar sus políticas específicas para que se adapten mejor a las necesidades de su consulta.

Permiso no remunerado: ¿Qué son los ajustes razonables?

En el mundo de los recursos humanos, una frase infunde temor en los corazones de los empleadores de todo el mundo: ajustes razonables. Esta frase (y los rumores y malentendidos que la rodean sobre la ley de la que procede) evoca imágenes de costosos cambios y potenciales demandas, pero la realidad es que estas adaptaciones son a menudo herramientas muy simples y muy lógicas. Una herramienta que debería -y a menudo debe- considerarse como un ajuste razonable para los empleados es la licencia no remunerada.

En virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la mayoría de los períodos de licencia temporal deben considerarse ajustes razonables si el empleado los solicita. Muchos casos legales en los que los empleadores fueron declarados responsables de la violación de la ADA implicaban su negativa a conceder permisos no remunerados. Sin embargo, la ADA no exige que se conceda un periodo de permiso no remunerado de duración indefinida. Si ni su empleado ni su proveedor médico pueden proporcionar una fecha en la que el empleado pueda volver a la oficina y realizar las tareas esenciales que la práctica necesita que realice, entonces la concesión de ese período indefinido e incierto de licencia no remunerada puede no ser necesaria.

En última instancia, el mejor enfoque para abordar la licencia no remunerada es comunicarse con el empleado sobre sus necesidades en el lugar de trabajo basándose en las recomendaciones de su médico. Esto es especialmente cierto en los casos de problemas de salud mental como el trastorno de estrés postraumático, la ansiedad o la depresión, en los que períodos cortos de licencia no remunerada pueden mejorar significativamente la salud mental y física general de su empleado y permitirle seguir trabajando tan bien como se espera de él.

Como siempre, consulte a su abogado para obtener ayuda y edúquese sobre los requisitos de la ADA para evitar violaciones involuntarias. O bien, póngase en contacto con HR for Health hoy y programe una consulta.

Aprenda más sobre la gestión de permisos de ausencia con los expertos de HR for Health. Póngase en contacto con nosotros por teléfono en el 877-779-4747 o enviando un correo electrónico a [email protected] hoy mismo.