Casi una de las herramientas más útiles dentro de SharePoint es el historial de versiones. Le ofrece una lista actualizada de los cambios que se han producido en sus archivos a lo largo de su vida. En concreto, el historial de versiones le da acceso a las copias antiguas de sus archivos y le muestra el número de cada versión, el tamaño de cada versión, así como quién creó cada versión y cuándo.
¿Quizás piense que la herramienta de copia de seguridad que su organización utiliza en sus unidades compartidas ya es suficientemente buena? ¿Que nunca necesitará algo diferente? Piénsalo de nuevo. A continuación, me adentraré en ejemplos muy reales de cuándo muchas copias de seguridad de unidades compartidas no satisfacen sus necesidades, causando potencialmente horas de reajuste que, de otro modo, nunca tendría que hacer si -lo ha adivinado- utilizara SharePoint desde el principio.
El historial de versiones se utiliza generalmente de dos maneras:
- Planificar el historial de versiones antiguas: Obtención de alegría cizallamiento de tener versiones antiguas de sus archivos guardados y almacenados en SharePoint para que pueda comparar la versión actual a las copias anteriores (grande para obtener el contexto de los cambios o el estado actual), realizar un seguimiento de quién hizo qué cambios (o que ha estado en su archivo), y / o para restaurar las versiones antiguas si el actual es malo, jodido, o simplemente demasiado lamentable. Básicamente, es un sistema de copia de seguridad y auditoría agradable, sencillo y fácil de usar. Y no requiere la ayuda de TI para usarlo.
- Un robusto sistema de publicación: El historial de versiones le permite publicar sus documentos de una manera no muy diferente a cómo se libera el software. El número de versión significa algo, el acceso a los diferentes tipos de borradores está limitado y sus documentos están fuertemente controlados. Este sistema es extremadamente útil en un ambiente corporativo, pero también es más complejo de configurar y mantener.
En este post sólo voy a hablar de los usos corrientes del historial de versiones -el punto 1 anterior-. En un próximo post, hablaré de cómo utilizar el sistema de liberación de versiones en tu organización. Y si quieres entender estos conceptos en formato de vídeo (ya sabes, el camino del futuro), echa un vistazo a continuación.
Si tu organización utiliza unidades compartidas como método principal de almacenamiento y compartición de archivos, te habrás dado cuenta – potencialmente en un ataque de puro pánico – de que no hay una manera realmente fácil de conseguir una versión antigua de tu archivo si algo va mal. Estás a merced del temporizador de la copia de seguridad, que probablemente hace un trabajo diario a, digamos, medianoche, para almacenar y hacer una copia de seguridad de tus archivos.
Si tienes mucha suerte, tu departamento de TI hace copias de seguridad con más frecuencia. Un antiguo empleador mío realmente hizo una copia de seguridad de las unidades compartidas cada hora en punto y guardó esos archivos durante un día. Luego guardaba una copia de seguridad diaria (digamos, cada noche a medianoche) durante una semana, y una copia de seguridad semanal (digamos, del domingo por la noche) durante un mes. Pero la mayoría de los sitios no hacen esto. Es enorme en recursos, tanto de personas como de espacio.
Tampoco es tan útil como parece. Si usted tiene una opción de copia de seguridad por hora, y usted hace un montón de trabajo en un archivo en esa hora, a continuación, guardar por error sobre su archivo, usted está atascado con lo que fue respaldado en la última marca de una hora, independientemente de la cantidad de veces que guardó el archivo durante esa hora. Podría estar perdiendo una tonelada de productividad con un clic erróneo.
Así que, aunque las copias de seguridad de su unidad compartida ofrecen valor, es arbitrario y se basa en el momento en que su departamento de TI configuró sus sistemas para realizar copias de seguridad automáticas. Usted no sabe cuánto duran esas copias de seguridad, puede que no esté documentado cuándo se producen realmente -a la hora, a la media hora, a la medianoche, ¿cuándo? – y puede que tenga que poner un ticket de problemas para incluso obtener acceso. Suena poco fiable.
SharePoint ofrece un historial de versiones, que crea una nueva versión de un archivo 1) cada vez que se guarda el archivo, 2) cada vez que se registra un archivo, 3) se sobrescribe un archivo existente, o 4) si se es coautor, cada media hora después de que alguien empiece a editar un archivo.
¿Por qué es mejor? Las versiones se crean cuando usted cree que deben ser. No hay más dependencia en el sistema para hacer una copia de seguridad para usted. Y usted puede saltar hacia atrás y ver cualquier versión histórica que le gustaría. Incluso puedes restaurar una versión antigua, sobrescribiendo completamente la actual. (Y, si te arrepientes de haber tomado esa decisión, ¡restauras la última versión sobre la restauración! Así que meta!)
El historial de versiones te da el control sobre la vida útil de tus archivos, te permite ver quién ha estado en ellos y te da la oportunidad de corregir errores.
- Asegúrate de que está activado primero
- Cuando se crean las versiones
- Cuántas versiones se guardan
- Acceder a las versiones de un archivo
- El panel del historial de versiones
- Actuar sobre una versión antigua
- Cuidado con el comprador
- SharePoint 2013, 2016 y Online
- SharePoint 2010
- SharePoint 2007
- Más sobre el historial de versiones
Asegúrate de que está activado primero
Asegúrate de que el historial de versiones está activado en tu biblioteca de documentos. Desafortunadamente, el historial de versiones está desactivado por defecto en una biblioteca de documentos completamente nueva en SharePoint 2013. A partir de finales de 2015, una nueva biblioteca de documentos en SharePoint Online, afortunadamente, tiene el historial de versiones habilitado.
Dicho esto, es su responsabilidad comprobar que el historial de versiones está habilitado en su biblioteca de documentos. No se limite a suponerlo. He aquí cómo: si ves las opciones del Historial de versiones que se muestran a continuación, está activado.
Cuando se crean las versiones
Las versiones se harán siempre que realices una de las siguientes acciones:
- Guardar el archivo (aplicación cliente): Cuando abra un archivo en la aplicación cliente -por tanto, no en Office Web Apps (OWA) ni en Office Online (OO), que están en el navegador- y pulse el botón «Guardar» en esa aplicación, se creará una nueva versión.
- A modo de ejemplo, si abre un documento de Word en la app completa de Word, se creará una nueva versión cada vez que pulse el botón «Guardar» en Word.
- Editar durante treinta minutos (app navegador): Cada treinta minutos después de empezar a editar un archivo de Office en OWA/OO, se creará una nueva versión. Como no hay un botón de «Guardar» en OWA/OO, no hay una forma intuitiva de forzar la creación de una versión. Si quieres forzar la creación de una versión, deberás cerrar OWA/OO (no te preocupes, tus cambios se guardan automáticamente, sólo que aún no están en una nueva versión), sacar el archivo y volver a entrar inmediatamente.
- Sobrescribir un archivo: Cuando se carga un archivo con el mismo nombre que un archivo ya existente en la biblioteca de documentos. En lugar de sobrescribir completamente el archivo, crea una nueva versión del mismo.
- Por ejemplo, si sube un archivo llamado «Película1.mp4» y su biblioteca ya tiene un archivo con ese nombre, SharePoint le preguntará si desea reemplazar el archivo. Si indica que sí, creará una nueva versión de ese archivo, aunque sea un archivo completamente diferente.
- Check in a file: Al registrar un archivo después de haberlo sacado, se creará una nueva versión; incluso si no realiza ningún cambio, se le dará la opción de crear una nueva versión.
Cuántas versiones se guardan
El número de versiones que se guardarán depende del sistema que esté utilizando y de la configuración de la biblioteca en la que esté guardando.
Según Microsoft, SharePoint 2013 y SharePoint Online (Office 365) tienen los siguientes límites:
- Versiones mayores: Microsoft sugiere no guardar más de 400.000 versiones. Después de eso, abrir, guardar, eliminar o ver el historial de versiones puede no funcionar. (Léase: «Pruébelo bajo su propio riesgo»). Que Dios le ayude si alguna vez se ve en la necesidad de guardar 400.000. Si ese es el caso, será que hay un abogado involucrado de alguna manera.
- Versiones menores: Se permiten hasta 511 versiones menores. Eso es un límite duro y no se puede ir más allá.
Dicho esto, cuando se habilita el historial de versiones en una biblioteca on-premises (así, SharePoint 2013), no se introduce un límite numérico, por lo que es esencialmente infinito. Una biblioteca en SharePoint Online, en cambio, introduce automáticamente un límite de 500 versiones principales para empezar. En ambos sistemas, este valor puede ser cambiado por el propietario del sitio.
Estoy seguro de que la razón por la que no hay límites en on-prem es porque a Microsoft no le importa cuánto espacio usas en tu propio sistema; pero no quieren que te vuelvas absolutamente loco en su sistema, «desperdiciando» su espacio. Al menos eso es lo que tiene sentido para mí. Y teniendo en cuenta que el límite de versiones era de 100 cuando yo usaba SharePoint 2007, el hecho de que empiecen con 500 está bastante bien.
(SharePoint 2010 también admite 400.000 versiones principales; no se sabe nada de los límites de las versiones menores. Una fuente similar para SharePoint 2007 no indica límites en el historial de versiones.)
Ahora, sólo porque estos números son todos tan altos no significa que usted debe comenzar a hacer versiones a voluntad. El propietario de su sitio podría – por razones muy legítimas o, a veces, por razones completamente arbitrarias, incluyendo el no saber nada mejor – cambiar el número máximo de versiones a un valor algo bajo. Así que siempre debes preguntar al propietario del sitio cuál es la política del historial de versiones en tu biblioteca de documentos, no sea que te encuentres con la desagradable sorpresa de que faltan las primeras versiones de tus archivos.
Acceder a las versiones de un archivo
Las tres formas más habituales de acceder al historial de versiones de un archivo son:
- Hacer clic con el botón derecho del ratón en el nombre del archivo y hacer clic en «Historial de versiones».
Esto sólo funciona en SharePoint Online y SharePoint 2016. - Marque la casilla junto al nombre del archivo, haga clic en la pestaña «Archivo» de la cinta de opciones y haga clic en «Historial de versiones».
Esto funciona en SharePoint 2013, 2016 y SharePoint Online. - Haga clic en las elipses (…) a la derecha del nombre del archivo, a continuación, haga clic en las elipses (…) que aparecen en el panel de desplazamiento, y luego haga clic en «Historial de versiones».
Esto funciona en SharePoint 2010, 2013, 2016 y SharePoint Online.
El panel del historial de versiones
Una vez que siga los pasos anteriores, aparecerá el panel del historial de versiones, que le mostrará las versiones actuales y anteriores de su archivo. Verá la información mostrada en un formato tabular que enumera 1) el número de versión (en orden descendente), 2) un sello de fecha y hora vinculado que muestra cuándo se creó la versión, 3) quién hizo el cambio, 4) el tamaño del archivo en el momento en que se hizo el cambio, y 5) cualquier comentario hecho por el editor.
También se indicará en la lista cualquier metadato que se haya cambiado. Puede ordenar las columnas en orden alfanumérico haciendo clic en el encabezado de la columna (por ejemplo, «No.», «Modificado», «Modificado por», etc.). Esto es útil si está buscando todos los cambios realizados por una persona en particular o cuando el tamaño del archivo se mantuvo más o menos igual indicando cambios mínimos entre versiones.
Como ejemplo, vea la captura de pantalla de abajo. Se trata de una hoja de cálculo de Excel que tiene ocho versiones. Todos ellos han sido creados por mí y se puede ver los cambios de tamaño implica contenido fue añadido o eliminado con estas versiones. Cambié el campo Título del archivo cuando creé la versión 4.0 para que el archivo tuviera un nombre más descriptivo (y apareciera más arriba en los resultados de búsqueda). SharePoint muestra ese cambio con la versión 4.0.
Todavía no he hecho uso del campo comentarios. El campo de comentarios es útil para proporcionar un breve resumen de los cambios realizados, pero es fácil olvidarse de incluir información aquí porque sólo se le pregunta si desea incluir un comentario si comprueba el archivo de salida y luego de entrada.
Debido a que rara vez uso el check in/out, casi nunca dejo comentarios. Pero puede ser muy útil para ti y tus compañeros. Si no requieres el check in/out en tu biblioteca, puedes igualmente sacar el archivo, editarlo y luego ingresarlo. Se le pedirá un comentario al registrar el archivo.
El panel de versiones también le da la opción de borrar todas las versiones. Si después de borrar todas las versiones decide que se arrepiente de esa decisión, puede restaurar algunas o todas las versiones yendo a la papelera del sitio y restaurando las versiones desde allí. (Más detalles sobre la restauración de versiones eliminadas más adelante.)
Actuar sobre una versión antigua
Desde el panel del historial de versiones, puede ver, restaurar o eliminar versiones antiguas de sus archivos. Haga clic en el menú desplegable que aparece al pasar el ratón por encima de la marca de tiempo de la versión que le interesa.
- Haga clic en la marca de tiempo: Esto descargará el archivo tal y como existía cuando esa era la versión más actual. Esto le da la oportunidad de abrir la versión actual y la versión descargada y comparar las dos si es necesario. O si necesita obtener información/datos de una versión antigua, así es como lo haría.
- Ver: Esto abrirá los metadatos al archivo. No abre el archivo en un estado de sólo lectura, aunque eso es lo que usted podría asumir que hace. Muestra el nombre del archivo, el título y cualquier otro metadato que pueda tener asociado a la biblioteca de documentos.
- Restaurar: Al elegir esta opción, está tomando esa versión y convirtiéndola en la «nueva» versión actual. La antigua versión actual se convierte en la versión más reciente. Esto es útil si quiere ignorar completamente los cambios realizados por un colega, o si la versión más reciente del archivo se corrompió.
- Eliminar: Al hacer clic en eliminar, esta versión del archivo se moverá a la papelera de reciclaje de su sitio. Esto puede ser útil si hay información obsoleta que podría ser perjudicial para el trabajo de otros si tropiezan con esa versión del archivo. También puede ser útil si una versión corrupta del archivo le está dando problemas. Simplemente deshazte de ella. Nota: Puedes restaurar una versión eliminada accediendo a tu papelera de reciclaje, marcando la casilla junto al nombre del archivo (con el número de versión entre paréntesis al lado) y haciendo clic en «Restaurar selección». La versión se restaurará con el número de versión correcto y conservando los metadatos exactos.
- Enlaza directamente con cualquier versión: Puede enlazar con una versión haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la marca de tiempo de la versión en cuestión y haciendo clic en «copiar dirección de enlace». Cuando introduzca la URL copiada en una barra de direcciones, se descargará el archivo inmediatamente, como si hubiera hecho clic en la marca de tiempo, tal y como se describe en el primer punto de esta lista.
Cuidado con el comprador
El historial de versiones tiene sus limitaciones. Y debes ser consciente de cuáles son. Familiarízate con mi post «Buyer Beware» sobre el historial de versiones. Puede que se arrepienta si no lo hace.
- ¿Cómo funciona el versionado en una lista o biblioteca?
- Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca (propietarios de sitios)
- Ver el historial de versiones de un elemento o archivo en una lista o biblioteca
- Habilitar y configurar el historial de versiones para una biblioteca (propietarios de sitios)
- Ver el historial de versiones de un elemento o archivo
- Habilitar y configurar el historial de versiones (propietarios de sitios)
Nota: El historial de versiones es un aspecto muy valioso de las listas y los elementos de las listas, pero para el usuario medio, el historial de versiones en las bibliotecas de documentos es significativamente más útil y relevante. El historial de versiones en las listas se discutirá en un futuro post.
Más sobre el historial de versiones
Esta es una serie sobre el historial de versiones. Consulte los otros posts sobre este tema.
Básicos | Cuidado con el comprador | ¿Me quedaré sin espacio? | Historial de versiones vs. Seguimiento de cambios
