La gente hace las cosas de forma diferente, pero ¿sabes lo que la mayoría tenemos en común?
Hacemos primero lo más urgente, sin tener en cuenta si es lo más importante. Puede que digas que sí, que es normal porque así es como se suelen hacer las cosas.
La verdad es que te equivocas. He aquí la razón: Hay clasificaciones en todo lo que haces en la vida.
En primer lugar está la urgencia del asunto (urgente o no urgente) y en segundo lugar, por su importancia (importante o no importante).
Podemos entonces crear estos cuadrantes de gestión del tiempo:
- En primer lugar están los asuntos que son Importantes y Urgentes. Son cosas como las crisis, las emergencias o los plazos. ¿Recuerdas esa propuesta de negocios en la que trabajaste horas extras porque debía ser entregada al día siguiente? Este es un ejemplo de un asunto que debería hacerse ahora mismo. Pero fue estresante, ¿verdad? Pero, ¿recuerdas que se entregó semanas antes de la fecha límite? Esto es para señalar cómo los asuntos importantes deben ser tratados antes de que se conviertan en urgentes para evitar el estrés y los conflictos.
- El segundo son los asuntos que son Importantes pero No Urgentes. Aquí es donde debes centrarte y dedicar tu tiempo. Se trata de la planificación. Abordar estos asuntos te ayuda a realizar la tarea con mayor eficacia. Y al hacerlo, realmente se aprende más de esas tareas. Este es un cuadrante de oportunidades, de aprender, de mejorarte a ti mismo o a tu relación con la gente y de ver lo que te espera.
- En tercer lugar están los asuntos que no son importantes pero sí urgentes. Aquí es donde la mayoría de nosotros nos sentamos. Tendemos a centrarnos en los asuntos que son urgentes sin pensar si es importante. El problema de esto es que perdemos de vista los asuntos importantes. Esa llamada telefónica en medio de tu cita con tu esposa, te desvía de lo que deberías estar priorizando en ese momento. Afecta a tus prioridades sólo porque es urgente.
- Por último están los asuntos que no son importantes ni urgentes. Obviamente, estos son lo que llaman pérdidas de tiempo. Por lo tanto, se trata de asuntos a los que no deberías dedicar tanto tiempo, como el desplazamiento sin sentido por Facebook o el visionado de películas. Estos asuntos no son realmente útiles para ti, por lo que sería útil limitar tu tiempo en estas cosas.
Esta matriz de decisiones, también conocida como la matriz de los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo, es obra de Dwight Eisenhower, el condecorado general del ejército y presidente de los Estados Unidos.
Dijo que deberíamos identificarnos con varios roles. Puedes ser un marido, una madre, una hija o un hombre de negocios.
Sin embargo, estos roles pueden cambiar. Dependen de lo que consideres prioritario. Estas prioridades servirán de guía para las tareas de cada rol.
Digamos que tu prioridad en este momento es ser madre, entonces pasarás más tiempo cuidando de tus hijos.
Además, otros roles tendrán que hacer frente al cambio de prioridad. Ser consciente de cada función y de su prioridad te permite equilibrarlo todo.
Además, si quieres gestionar mejor el tiempo, considera invertir en un software de seguimiento del tiempo para ti y tu equipo. Con una aplicación que te ayude a hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas, puedes analizar qué tareas consumen la mayor parte de tus horas de trabajo, cuáles son las prioridades de tu equipo y cómo puedes reducir el tiempo dedicado a hacer las cosas.
En definitiva, el propósito de Eisenhower para la matriz del tiempo de los cuatro cuadrantes es conseguir un progreso real en la vida. La vida no es sólo ser un empleado o un jefe. Es una mezcla de todo. Asegurando la armonía entre los roles, podemos alcanzar nuestros objetivos.
