Las empresas de mudanzas de oficina están capacitadas para trasladar de forma rápida y segura el mobiliario, los equipos y los archivos sensibles de la empresa. La mudanza expone los equipos valiosos a pérdidas y daños, pero una empresa profesional de mudanzas comerciales le ayuda a organizar, planificar y ejecutar la mudanza de su oficina limitando los riesgos. Great Guys Moving le permite encontrar empresas de mudanzas cerca de usted que se especializan en traslados de oficinas. Tanto si se traslada a otra planta en el mismo edificio como si traslada su negocio fuera del estado, estos expertos en logística de primer nivel pueden hacer que la transición de su negocio se realice sin problemas.
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El proceso de mudanza de la oficina
Típicamente, las empresas nombran a un gerente para supervisar el proyecto de mudanza. Este líder asume el mando de todas las cuestiones relacionadas con los esfuerzos de reubicación de la oficina. Un coordinador de la empresa de mudanzas trabaja directamente con este gerente para organizar los detalles de la mudanza.
En la mayoría de los casos, un procedimiento estándar de mudanza de oficinas funciona bien:
- Presupuesto: Una vez que se ponga en contacto con Great Guys, le pondremos en contacto con empresas de mudanzas locales que pueden dar servicio a su mudanza. Estos especialistas en mudanzas de oficinas suelen proporcionar un coordinador de mudanzas para discutir sus necesidades y proporcionar una estimación de los servicios.
- Recorrido: Después de la llamada telefónica inicial o del intercambio de correos electrónicos, el coordinador de la mudanza se pondrá en contacto con su persona de contacto para programar una visita. Durante este recorrido, el coordinador inspecciona visualmente ambas ubicaciones con el gerente de su oficina. El coordinador toma nota de cualquier problema que pueda surgir durante el traslado y se asegura de que todo el mundo entienda las necesidades específicas. Por ejemplo, el coordinador anotará los detalles sobre la disponibilidad del montacargas y las restricciones de uso, el plano deseado y el calendario de la mudanza. Juntos, se asegurarán de que la logística esté bien resuelta para ayudar a minimizar la interrupción de su actividad diaria.
- Embalaje: Los empleados o las empresas de mudanzas desmontan y embalan los puestos de trabajo y los equipos. La mayoría de las empresas prefieren que los empleados empaquen el contenido de sus escritorios y pidan a la empresa de mudanzas que deje cajas previamente etiquetadas en cada cubículo u oficina para que los empleados las utilicen. Los empleados empaquetan estas cajas uno o dos días antes de la mudanza; luego, la empresa de mudanzas transfiere la caja al escritorio asignado en la nueva oficina. El día de la mudanza, los encargados de la misma comenzarán a preparar y embalar todos los muebles, cubículos, escritorios y otros equipos de oficina. Algunas empresas de mudanzas comerciales tienen incluso un equipo dedicado a embalar sus aparatos electrónicos, ordenadores y sistemas informáticos.
- Etiquetado: Las empresas de mudanzas etiquetan las cajas y los muebles con etiquetas que se corresponden con las zonas del plano de la nueva oficina. Este sistema permite la organización y una fácil clasificación y montaje en el lugar de destino.
- Mudanza: La empresa de mudanzas transporta físicamente sus cajas, muebles y equipos a su nueva oficina utilizando equipos de mudanza de última generación. La mayoría de las empresas de mudanzas de oficinas se encargarán de trasladar las cosas después de las horas de trabajo, ya sea durante la noche o durante el fin de semana, para mantener las interrupciones al mínimo.
- Desembalaje: Desde la reconstrucción de los cubículos hasta la colocación de las cajas en el escritorio de cada empleado, las empresas de mudanzas se encargan de la preparación para que sus empleados vuelvan al trabajo lo antes posible. Los equipos de mudanza especializados pueden incluso ayudar a restablecer las líneas telefónicas y la infraestructura informática.
El tiempo es fundamental para minimizar la interrupción de su negocio. Lo ideal es empezar a trabajar con una empresa de mudanzas con al menos seis meses de antelación. En la mayoría de los casos, es necesario reubicar primero los departamentos de mayor prioridad. Su departamento de TI y la oficina del gerente deben llegar antes que el resto de su personal.
Servicios de mudanza para su negocio
El tamaño de su organización y el tipo de negocio determina el nivel de los servicios de mudanza comercial que pueda necesitar.
Mudanzas locales
Si se está trasladando a una oficina más grande, mejor o más asequible, las empresas de mudanzas podrían completar un simple trabajo a través de la ciudad en tan sólo un día, dependiendo de sus circunstancias.
Mudanzas de larga distancia
¿Está trasladando la sede corporativa a otro estado? Una mudanza de larga distancia requiere más tiempo y coordinación entre sus unidades de negocio. A menudo es necesario dividir el proyecto en etapas más pequeñas.
Muebles y equipos
Las empresas de mudanzas tienen las herramientas y la experiencia necesarias para desmontar los muebles de su empresa, las mamparas y los sistemas de almacenamiento de archivos. Es más seguro transportar estos artículos en piezas y volver a montarlos en la nueva ubicación.
Embalaje y desembalaje
Dependiendo del nivel de servicio que seleccione, los empleados pueden necesitar embalar sus espacios de trabajo en cajas proporcionadas. Con un plan de mudanza de servicio completo, los transportistas empaquetarán las áreas de trabajo y su personal no dedicará tiempo de la empresa a la mudanza.
Equipos informáticos y electrónicos
Sus sistemas informáticos y de tecnología de la información son sofisticados y esenciales para las operaciones. Las empresas de mudanzas trabajan con su personal informático para organizar e instalar sus equipos en su nueva ubicación.
Reciclaje y destrucción de datos
Una mudanza de oficina genera residuos y el exceso de archivos cuesta dinero al trasladarse. Muchas empresas aprovechan para deshacerse de los documentos obsoletos. Los servicios de destrucción de datos garantizan que su información confidencial no caiga en manos equivocadas.
Almacenamiento a corto plazo
Si se traslada a una oficina más pequeña, es posible que necesite un almacenamiento temporal mientras resuelve su negocio. Asegúrese de que el almacén sea seguro y de que su equipo, inventario y archivos sigan siendo accesibles.
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Empresas profesionales de mudanzas comerciales
Una mudanza de oficina bien ejecutada limita el impacto en su negocio. Su personal puede echar una mano, pero las empresas de mudanzas profesionales ofrecen un servicio superior y beneficios adicionales:
- Con licencia y seguro: Los profesionales cualificados reducen el riesgo para los activos de su empresa.
- Experiencia: Los expertos organizan la mudanza de su empresa de la forma menos perjudicial posible.
- Equipados: Los transportistas llegan con las herramientas, los suministros y los vehículos necesarios para trasladar su oficina.
- Instalación: Su oficina vuelve a funcionar lo antes posible.
Es fácil empezar. Sólo tiene que ponerse en contacto con Great Guys (greatguysmoving.com) para encontrar una empresa de mudanzas de confianza cerca de usted y solicitar un presupuesto gratuito. Prepárese para hablar de sus plazos, ubicaciones y tamaño aproximado de la mudanza. Empiece ahora mismo.
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