En su Encuesta de Fraude y Control de Pagos de 2015, JP Morgan informó que los cheques simples de papel de baja tecnología fueron el método de fraude de pago más utilizado en 2014.
A pesar de que el uso general de los cheques de papel sigue disminuyendo cada año, el fraude con cheques sigue siendo alto. Los cheques de papel son un objetivo fácil para los delincuentes. Dado que se pasan de mano en mano en su camino hacia el pago, pueden ser fácilmente robados, duplicados, alterados o cobrados ilegalmente.
Riesgo organizativo &cheques fraudulentos
Por si fuera poco, las organizaciones están asumiendo más riesgo de cheques fraudulentos. En 2016, la responsabilidad de un cheque sin fondos puede trasladarse rápidamente al emisor del cheque y alejarse del banco que acepta un depósito alterado. Hay varias situaciones en las que se puede impedir que las organizaciones pidan una restitución a un banco que paga un cheque fraudulento, especialmente si la organización no ejerció el «cuidado ordinario» en la emisión de cheques (consulte esta página del National Check Fraud Center para ver algunos ejemplos en los que una organización puede ser responsable de un cheque fraudulento). Esto significa que una organización no puede contar con que un banco le indemnice después de aceptar un cheque fraudulento.
Todo lo cual exige una mejor solución para atrapar los cheques fraudulentos cuando se producen.
Una de las mejores formas de proteger a su organización de los cheques alterados es implementar la tecnología Positive Pay, que está disponible en muchos paquetes de impresión de cheques de IBM i, incluido mi propio software SecureChex.
¿Qué es Positive Pay?
Positive Pay es un sistema de prevención de fraudes que ofrecen la mayoría de los bancos comerciales para protegerse de los cheques alterados, falsificados y adulterados. Comprueba la exactitud del número de cuenta, la fecha y el importe en dólares de un cheque cuando éste se presenta para su pago. El concepto es tan fácil como cerrar una puerta, e implica los siguientes pasos.
- Los clientes de los bancos envían a su banco un archivo de registro de cheques que contiene los números de cuenta, las fechas y los importes de los cheques que el cliente ha emitido.
- Cuando se presenta un cheque para su pago, el banco compara el cheque presentado con la información de cheques transmitida previamente por el cliente para esa cuenta.
- Cuando hay una discrepancia entre un cheque presentado y la información del archivo de cheques, el banco lo notifica a su cliente a través de un informe de excepciones y retiene el pago hasta que el cliente le diga al banco que acepte o rechace el cheque.
El pago positivo es una forma sencilla pero eficaz de prevenir el fraude con cheques. Impide que los delincuentes cobren cheques fraudulentos utilizando números de cuenta robados. También detecta los cheques sin fondos cuyo importe ha sido alterado o cuya fecha no es válida.
Donde el Pago Positivo no es suficiente
Aquí hay algunas cosas a las que hay que prestar atención cuando se utiliza el Pago Positivo.
Fraude en ventanilla – Algunos bancos no ofrecen la verificación en ventanilla, donde los cajeros de un establecimiento bancario minorista pueden verificar los cheques entrantes en el mostrador bancario, utilizando su archivo de cheques. Al instituir Positive Pay, asegúrese de que su banco verifica la información de los cheques en todos los escenarios de cobro de cheques, no sólo cuando se transmiten o escanean los cheques.
Verificación del beneficiario – Payee Positive Pay ofrece un mayor nivel de protección contra el fraude que Positive Pay tradicional. El Pago Positivo tradicional sólo incluye la comparación de números de cheques, fechas e importes. No incluye la verificación del beneficiario, para asegurar que el nombre del beneficiario no ha sido alterado. Muchos bancos ofrecen el Pago Positivo para el Beneficiario como una función adicional al Pago Positivo, y eso puede incluir cargos adicionales. Si necesita la verificación del beneficiario, asegúrese de que tanto su software como su banco la soportan.
Formatos de archivo – Hay varios formatos de transmisión diferentes en los que los datos de los cheques pueden ser enviados a un banco. No todos los bancos utilizan el mismo formato de transmisión. Y algunos bancos utilizan diferentes formatos en diferentes divisiones. Si su organización está programando Positive Pay como un proyecto de bricolaje de IBM i, es posible que tenga que tener en cuenta varios formatos de archivo de cheques diferentes. Mantenerse al día es más fácil si implementa Positive Pay a través de un paquete de escritura de cheques de terceros que produzca registros de cheques en el formato correcto para sus bancos.
Positive Pay no detecta todos los fraudes con cheques
Aunque Positive Pay detecta desajustes en los datos de los cheques, no identifica cuando alguien falsifica una firma en un cheque robado. Si utiliza Positive Pay estándar sin verificación del beneficiario, los cheques pueden colarse porque el banco no está verificando el nombre del beneficiario.
Positive Pay es una gran manera de instituir la protección contra el fraude con cheques, deteniendo los pagos indebidos y reduciendo la responsabilidad cuando se trata de cheques fraudulentos. Pero aunque el Pago Positivo es una forma efectiva de atrapar el fraude con cheques, no es infalible.
Lectura relacionada
Encuesta de Fraude y Control de Pagos 2015, JP Morgan
Fraude con cheques – Quién es responsable, National Check Fraud Center
