La mayoría de los escritos que encontrará en línea sobre la incorporación tienden a centrarse en las primeras etapas del proceso, incluyendo la incorporación previa y el primer día de trabajo. Si quieres información centrada en esa parte del proceso, consulta la página de la lista de comprobación de la orientación y la página de la orientación laboral en este sitio. Y si has leído alguno de los artículos de la página del blog de este sitio, sabrás que la incorporación debe considerarse un proceso de un año de duración. Esto nos lleva a preguntarnos: ¿Qué aspecto tiene la incorporación durante los 364 días posteriores al primer día de un nuevo empleado? Esta plantilla de orientación para nuevos empleados se centra en esa pieza del rompecabezas de la incorporación.
- Formación en el puesto de trabajo: Apueste por un flujo manejable
El primer punto importante de esta plantilla de orientación para nuevos empleados es la formación en el puesto de trabajo. Cuando llega el momento de comenzar la formación específica para el puesto de trabajo de un nuevo empleado, hay que encontrar un difícil equilibrio. Lo único que no debe hacer (y que un número sorprendente de empresas hace todo el tiempo) es dejarlos sueltos para que se hundan o naden por su cuenta, esperando que se den cuenta. Si nunca ha pensado realmente en cómo crear la formación adecuada para los nuevos empleados, he aquí un proceso sencillo que puede utilizar:
- Qué: Para todas las responsabilidades principales del nuevo empleado, desglose cada una en las tareas y procedimientos específicos y concretos que necesita conocer para realizar el trabajo. Intente conseguir un alto grado de precisión. Es útil que otra persona que no esté en un puesto similar lo lea para asegurarse de que está claro. Esta es la lista de temas de formación para su nuevo empleado.
- Quién: Si parte de la formación del nuevo empleado se va a realizar en persona, asegúrese de seleccionar a la mejor persona para el trabajo. No todo el mundo es bueno para mostrar a otros cómo hacer algo. Hacer la elección equivocada aquí puede dejar al nuevo empleado frustrado y resentido.
- Cuándo: El recurso más preciado de todos en el lugar de trabajo es el tiempo. Hay que asegurarse de que el nuevo empleado tenga suficiente tiempo libre en su agenda para recibir la formación que necesita. Si su agenda está demasiado llena de reuniones y otras cosas desde el principio, se corre el riesgo de que nunca reciba la formación adecuada que necesita para hacer su trabajo.
- Cómo: Parte de la capacitación puede ser manejada de manera informal y en persona como se mencionó anteriormente, pero hay muchas opciones de capacitación que puede tener disponibles en su empresa, incluyendo el aprendizaje electrónico en línea. Sea cual sea la forma que adopte la formación de los nuevos empleados, asegúrese de que haya una buena evaluación en ella. Hay que comprobar la comprensión. Si utiliza el eLearning, es probable que tenga evaluaciones de aprendizaje integradas en el curso o módulo. En el caso de la formación presencial, puede enseñarles y luego hacer que apliquen lo que han aprendido en una tarea real (pero de bajo riesgo) y ver cómo lo hacen.
Si su empresa tiene materiales de formación en una variedad de formatos y métodos de entrega, vale la pena averiguar de los nuevos empleados cómo prefieren aprender: ¿en persona? ¿Viendo vídeos de formación a su propio ritmo? ¿Leyendo sobre el tema? ¿Viendo a alguien realizar el trabajo? ¿Escuchando podcasts? ¿Practicar con las manos? La cuestión es que si puede adaptar una parte o la totalidad de la formación específica del puesto de trabajo que necesita un nuevo empleado a su estilo de aprendizaje preferido, se pondrá al día mucho más rápido.
- Establecimiento de expectativas y objetivos de rendimiento claros
La segunda parte de esta plantilla de orientación para nuevos empleados tiene que ver con los objetivos. Pocas cosas tendrán un mayor impacto en el éxito de su nuevo empleado que el establecimiento de objetivos de rendimiento claros. Sin ellos, usted corre el riesgo de simplemente no obtener lo que necesita del nuevo empleado, y ellos no sabrán que no están cumpliendo sin objetivos de desempeño claramente definidos.
El primer conjunto de objetivos de desempeño en los que debe pensar son aquellos que capturan la «esencia del trabajo». ¿Cuáles son las cosas principales que deben hacer a diario y cómo sabrá que están realizando ese trabajo?
Otro conjunto de objetivos de rendimiento podría estar relacionado con proyectos específicos. Se trata de actividades limitadas en el tiempo, con un principio y un final, que deben realizarse junto con las tareas principales del trabajo.
Un tercer conjunto de objetivos de rendimiento puede estar relacionado con el desarrollo profesional. ¿Qué tipo de aprendizaje y formación, más allá de los aspectos básicos del trabajo, podría impulsar el crecimiento profesional del nuevo empleado?
En todos los casos, estos objetivos de rendimiento deben ser realistas y alcanzables. Usted quiere que su nuevo empleado logre varios éxitos tempranos en el cumplimiento de los objetivos de desempeño para aumentar su confianza y compromiso. Más adelante, puede empezar a hacer que los objetivos sean más desafiantes, pero todavía realistas. Apoye y demuestre que confía en su capacidad para alcanzar los objetivos.
- Revisiones periódicas con los nuevos empleados a lo largo de su primer año
El tercer punto de esta plantilla de orientación para nuevos empleados se refiere a las revisiones periódicas. Hay dos tipos de revisiones que deben ocurrir a lo largo de todo el primer año de empleo para un nuevo empleado. Uno es el control del desempeño con su gerente o supervisor y el otro es específicamente con Recursos Humanos en torno al proceso de instalación.
Los nuevos empleados necesitan controles regulares y retroalimentación sobre su desempeño con su gerente. Es posible que su empresa ya tenga un programa regular para esto, como por ejemplo trimestral o mensual. Pero para un nuevo empleado, debe ser más frecuente a lo largo de su primer año, por ejemplo, semanalmente durante los primeros tres meses, cada dos semanas durante los segundos tres meses y luego quizás mensualmente durante la segunda mitad de su primer año. La crítica constructiva está bien, pero asegúrate de equilibrar las críticas y los elogios. Hay que ser positivo y alentador. No seas el jefe que exige la excelencia y luego no da ningún agradecimiento o reconocimiento por el trabajo bien hecho. La crítica constructiva es una oportunidad para corregir los malos hábitos o los puntos débiles, por lo que es muy importante realizar comprobaciones frecuentes desde el principio. Y recuerde comparar y supervisar el rendimiento con respecto a los objetivos establecidos.
El chequeo de RR.HH. consiste en ver cómo se están adaptando a su puesto y a la empresa. El primer chequeo de RRHH debería tener lugar al final de la primera semana completa del nuevo empleado, ya que es el momento en el que seguramente tendrá más preguntas relacionadas con RRHH sobre temas como los beneficios y demás. La segunda comprobación debería realizarse al final del primer mes, y luego a los 3, 6, 9 y 12 meses. Estos chequeos son para asegurarse de que el nuevo empleado se está asentando, tiene lo que necesita y entiende las políticas y procedimientos de la empresa.
- Cómo emparejarse con un mentor
La cuarta parte de esta plantilla de orientación para nuevos empleados es la tutoría. Hemos sugerido en otro lugar que cada nuevo empleado tenga un «compañero» de incorporación que le ayude a aprender lo esencial cuando llegue por primera vez, alguien a quien pueda acudir con preguntas y que tenga una visión positiva de la empresa y su cultura. La relación con el «compañero» de incorporación puede durar todo el tiempo que sea necesario, pero lo más probable es que disminuya después de unas semanas. Lo que resulta mucho más importante durante el primer mes de un nuevo empleado es ponerle en contacto con un mentor. Y si su empresa no tiene un programa de mentores, ¡ahora es el momento de crearlo!
¿Qué hace un mentor? La idea es emparejar a un empleado más veterano con el nuevo empleado para proporcionarle un lugar en el que debatir diversos temas relacionados con el lugar de trabajo, ayudarle a dar forma a su trayectoria profesional en la empresa y servirle de defensor interno. El mentor no debe ser el jefe o supervisor directo del empleado que realiza las revisiones de evaluación del rendimiento del alumno. La frecuencia de las reuniones con un mentor puede ser de una o dos veces al mes. Para obtener más información sobre los programas de tutoría, consulte los siguientes artículos en nuestros sitios relacionados:
- Masterful Mentoring at Sun Microsystems
- Selección y emparejamiento en programas de mentoring
- Mejores y peores prácticas de mentoring
- Habilidades de mentoring a través de eLearning
- Solicite la retroalimentación de los nuevos empleados a lo largo de la incorporación
El último punto de esta plantilla de orientación para nuevos empleados es recordar solicitar la retroalimentación del nuevo empleado a intervalos regulares. Todo el mundo se siente más valorado cuando sabe que su opinión se tiene en cuenta, lo que significa que también estará más comprometido con su trabajo. Pero igual de importante es la oportunidad de obtener información valiosa sobre la eficacia de sus esfuerzos de incorporación para ver dónde puede mejorar. Puede hacer coincidir esta retroalimentación de los nuevos empleados con los controles de RRHH. El feedback puede solicitarse en persona o a través de una encuesta rápida y sencilla. Lo importante es obtener sus comentarios pronto y con frecuencia.
Si sigue los cinco elementos expuestos en esta plantilla de orientación para nuevos empleados, su empresa experimentará los muchos beneficios de una formación de primera clase para los nuevos empleados.
