¿Qué es la gestión de eventos?

En todas las áreas de negocio, hay algunos términos de los que nunca se está seguro de conocer la definición. Sin embargo, cuando se trata de la gestión de eventos, la definición es fácil. En esencia, la gestión de eventos es el proceso de planificación de un evento. Se trata de cualquier tipo de evento, ya sea presencial, virtual o híbrido. Es sinónimo de planificación de eventos y planificación de reuniones. Al igual que esos otros términos, el alcance de cada proyecto y los detalles de fondo varían según el sector, el tamaño de la empresa, etc. Entonces, ¿qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos es la planificación de eventos

La planificación de eventos recibe muchos nombres diferentes. Algunos planificadores de eventos se llaman asistentes administrativos, otros se llaman coordinadores de eventos y otros se llaman tecnólogos de eventos. Qué tienen en común todos estos títulos? Que todos ellos participan en la planificación de un evento. Ya sean eventos internos o externos, grandes o pequeños, presenciales o virtuales, todos tienen que ser planificados.

Gestión de eventos virtuales

En el nuevo entorno actual, hemos tenido que aprender a gestionar no sólo nuestros eventos presenciales sino también nuestros programas virtuales. La gestión de eventos virtuales requiere los mismos pasos que la gestión de su evento en persona, pero con el reto añadido de asegurarse de que su contenido es el doble de cautivador. Mientras que los eventos presenciales tienen la ventaja añadida de los viajes, la creación de redes y la comida gratuita, un evento virtual depende en gran medida de su contenido para mantener la participación de los asistentes. Al gestionar un evento virtual, asegúrese de que sus ponentes están preparados para presentar su contenido de forma virtual, y de que su contenido es interesante y sucinto.

Diferentes aspectos de la gestión de eventos

Construir el evento perfecto

Empieza de forma sencilla. Un tema. Un plan. Un objetivo. Su evento tiene un propósito desde el principio, que impulsará el contenido, los oradores y el lugar de celebración. A continuación, es el momento de establecer lo básico. Tienes que crear un sitio web de eventos con tu marca que atraiga a los visitantes para que asistan a tu evento. Hoy en día, es más fácil que nunca construir un sitio web bellamente diseñado, simplemente entendiendo los fundamentos del sitio web del evento. Luego, necesitará un procesamiento de pago seguro para que los asistentes puedan pagar por los eventos fácilmente.

Promoción a través de canales con automatización

Si nadie sabe de su evento, ¿cómo se registrarán? Por eso la promoción es tan importante. Consulte Las mejores formas de promocionar su evento para inspirarse. El marketing por correo electrónico dirigido es una gran manera de promocionar tus eventos cuando tienes una amplia base de datos. ¿Otras formas de promoción? Las redes sociales siguen siendo uno de los mejores canales de promoción gratuitos.

Gestión de la información y la comunicación con los asistentes

El propósito del evento es siempre hacer conexiones. La gestión de eventos no sólo implica elegir la mantelería o el proveedor de tecnología virtual adecuado, sino también gestionar los contactos lo mejor posible. Durante el evento, recopilarás contactos que irán a parar a ventas. Estos clientes potenciales serán fundamentales a la hora de demostrar el ROI de su evento.

Medir su éxito para demostrar el ROI del evento

La gestión de eventos no termina cuando se realiza el evento. A lo largo de todo el evento, es importante probar el éxito e identificar las áreas de mejora. Los datos obtenidos a lo largo del proceso le ayudarán a hacerlo. Las encuestas en directo son una buena forma de averiguar qué opinan los asistentes sobre el evento.

Hay tecnología para eso

La gestión de eventos consiste en organizar una experiencia increíble, facilitar las conexiones, añadir clientes potenciales a la cartera de ventas y demostrar el éxito. Es un trabajo difícil que implica hacer girar un sinfín de platos y trabajar sin descanso para crear un momento inolvidable para los asistentes. Y es un trabajo que puede ser más fácil si se aprovecha la tecnología, especialmente cuando se trata de planificar un evento virtual o un evento híbrido. Aunque muchos planificadores confían en las notas adhesivas y las hojas de cálculo, existe tecnología que permite ahorrar horas y llevar los eventos al siguiente nivel. Descubra qué tecnología para eventos puede ayudarle a tener éxito en Cómo seleccionar la tecnología adecuada para la gestión de eventos.