¿Qué es una tarifa de conveniencia y puede cobrarla a sus clientes?

Dirigiendo un negocio, usted sabe que cada céntimo cuenta, especialmente en una posible recesión económica como la causada por la pandemia del COVID-19. En este momento, es probable que esté examinando todos los aspectos de sus operaciones para ver dónde puede ahorrar dinero o compensar algunos de los costes de la propiedad del negocio.

Si su negocio acepta tarjetas de crédito, entonces sabe que se le cobra una comisión por cada pago realizado con una tarjeta. No tendría que pagar estas comisiones si el cliente pagara en efectivo o con cheque, pero dado que nos dirigimos hacia una sociedad sin dinero en efectivo, es posible que se sienta obligado a aceptar pagos con tarjeta de crédito.

Hay una forma segura de que los comerciantes recuperen las comisiones de las tarjetas de crédito, y es repercutiendo el coste a los clientes, ya sea mediante recargos o comisiones de conveniencia. Ya tenemos un artículo que explica los recargos, así que este artículo se centra en las comisiones de conveniencia.

¿Qué es una comisión de conveniencia?

Una comisión de conveniencia es una cantidad que se añade al precio de la compra; el cliente paga esta comisión a cambio de poder utilizar un método de pago más cómodo. Lo importante es recordar que el cliente siempre debe tener la opción de utilizar otro método de pago estándar que no requiera la comisión de conveniencia añadida. La comisión no está técnicamente relacionada con la aceptación de tarjetas de crédito. Está pensada para ayudar al comerciante a recuperar el coste añadido por establecer un nuevo canal de pago.

Como ejemplo, los cines suelen vender las entradas en la taquilla. Los clientes pueden pagar con tarjeta de crédito y ese coste se absorbe como coste del negocio. Pero el propietario del cine puede ofrecer una forma alternativa de comprar las entradas -mediante la venta online- que requiere que los clientes paguen con tarjeta de crédito. El cine puede entonces cobrar una tarifa de conveniencia por las compras en línea, ya que aquellos que no deseen pagar la tarifa de conveniencia siempre pueden comprar en persona en la taquilla.

En la práctica, las tarifas de conveniencia parecen aplicarse más comúnmente a pagos como los servicios públicos, el alquiler, la matrícula, las tasas gubernamentales (por ejemplo, las tasas de registro de vehículos de motor) e incluso los impuestos. Todas estas tasas suelen pagarse tradicionalmente con cheque o en persona, por lo que el pago en línea con una tarjeta de crédito es, obviamente, una comodidad añadida.

Existen normas sobre cómo se puede cobrar una tasa de conveniencia, y difieren con cada tarjeta. Visa tiene la política más exhaustiva al respecto, mientras que Discover y American Express son bastante vagas y se basan en normas más amplias que se aplican a la forma en que los comerciantes aceptan los pagos con tarjeta, y punto. A continuación explicaremos estas normas y le mostraremos cómo cobrar correctamente una comisión de conveniencia.

Pero primero, aclaremos la diferencia entre las comisiones de conveniencia y los recargos.

Cargo de conveniencia VS Recargos

Como se mencionó en la introducción, añadir un recargo a la tarjeta de crédito es otra forma de compensar las comisiones de la tarjeta de crédito. Un recargo no es lo mismo que una tarifa de conveniencia, aunque a menudo se confunden el uno con el otro.

Generalmente, un recargo se añade al precio regular de un producto o servicio cuando un cliente paga con una tarjeta de crédito. Puede aplicarse a todos los pagos con tarjeta de crédito de una tarjeta específica o a categorías específicas de productos. No se necesitan canales de pago primarios o secundarios para instituir recargos, lo que simplifica un poco las cosas. Sin embargo, no todos los estados permiten los recargos. Las normas relacionadas con los recargos son complejas, así que asegúrese de hablar con la entidad adquirente de su tarjeta de crédito para cerciorarse de que cumple todas las normas antes de empezar a cobrar esta comisión.

Tenemos un buen artículo sobre los recargos -qué son y cómo aplicarlos-, así que no deje de consultarlo mientras considera sus opciones.

Cómo cobrar (correctamente) comisiones de conveniencia

Si desea cobrar una comisión de conveniencia, asegúrese de hacerlo de la manera correcta. Cada compañía de tarjetas de crédito tiene sus propias normas, y todas ellas recomiendan a los comerciantes que hablen con el adquirente de su tarjeta cuando consideren añadir una comisión de conveniencia. De hecho, parece que no se puede averiguar la cantidad exacta que se puede cobrar sin trabajar con su procesador. A continuación, repasaremos las normas aplicadas por Visa, Mastercard, Discover y American Express para que pueda tener una mejor idea de lo que podría tener que hacer para cobrar una comisión de conveniencia.

Visa

Según el sitio web de Visa:

En determinados países, por ejemplo Rusia, EE.UU. y algunos países de Asia, un comerciante está autorizado a cobrar una comisión de conveniencia al cliente. La comisión debe ser una comisión fija (no un porcentaje del importe de la transacción), estar claramente indicada y representar el pago por la comodidad de pagar a través de un canal de pago alternativo (por ejemplo, en línea) que sea diferente del canal de pago normal del comercio (por ejemplo, enviar un cheque por correo o pagar en persona).

Los detalles de las normas sobre comisiones de conveniencia de Visa pueden encontrarse en las Normas básicas de Visa y en las Normas sobre productos y servicios de Visa en el sitio web de Visa. La sección 5.6.2 aborda las tarifas de conveniencia, y fue modificada por última vez en 2020.

Si su negocio está en los Estados Unidos, estos son algunos de los principales puntos a tener en cuenta a la hora de implementar una tarifa de conveniencia para las tarjetas Visa:

• Sólo se puede cobrar en línea.
• No se puede cobrar si usted es únicamente un comerciante en línea (si lo es, entonces considere un recargo).
• Debe informar claramente y dar al titular de la tarjeta la oportunidad de cancelar el pago antes de pagar.
• La comisión debe estar incluida en el importe total de la transacción y no cobrarse por separado.
• Aplicable a todas las formas de pago aceptadas en el canal de pago.
• La comisión debe ser una cantidad plana o fija, independientemente del valor del pago adeudado.
• No se puede cobrar por transacciones recurrentes o a plazos.
• No se puede cobrar tanto una comisión de conveniencia como un recargo.

Si desea implementar una comisión de conveniencia para las tarjetas Visa, le animamos a que lea la sección 5.6.2 de las normas de Visa y a que trabaje con su procesador.

Si es una empresa de servicios y desea cobrar una comisión de servicio en lugar de una comisión de conveniencia, Visa permite dichos cargos para algunos códigos MCC. Dado que este artículo se centra únicamente en las comisiones de conveniencia, no hablaremos de las comisiones de servicio en detalle. Si desea aplicar una comisión de este tipo, asegúrese de comprobar los requisitos de las comisiones de servicio en la norma 5.6.3 y hable con su procesador.

Mastercard

Las normas de Mastercard para las comisiones de conveniencia son un poco difíciles de encontrar. Parece que Mastercard sí permite las comisiones de conveniencia, pero sólo para entidades gubernamentales y educativas. En concreto, las comisiones de conveniencia sólo se permiten en relación con estos tipos de pagos:

• Matrícula y alojamiento y comida patrocinados por la escuela para escuelas primarias, escuelas secundarias, colegios, universidades y escuelas profesionales.
• Tarifas, costes y multas del gobierno y de los tribunales, incluidos los pagos de la pensión alimenticia y la manutención de los hijos.
• Impuestos locales, estatales y federales.

Existen algunas normas adicionales en el marco del Programa de Tarifas de Conveniencia de Mastercard. Incluyen:

• Si usted cobra una tarifa de conveniencia para American Express, Discover y Visa, entonces debe tratar a Mastercard de la misma manera que trata a estas otras tarjetas.
• Hay normas adicionales de seguridad de datos electrónicos que puede tener que cumplir.
• El titular de la tarjeta debe ser notificado de la tasa de conveniencia adicional y se le debe dar la oportunidad de retractarse de pagar de esta manera.

Por último, Mastercard recomienda que la tasa de conveniencia se cobre por separado del pago real. Esto es lo contrario de lo que exige Visa. Afortunadamente, no es una norma obligatoria.

Si usted es una entidad gubernamental o educativa y desea cobrar una comisión de conveniencia por los pagos con Mastercard, póngase en contacto con su entidad adquirente y trabaje con ella en los detalles.

American Express

American Express no parece tener una política sobre las comisiones de conveniencia, pero tampoco prohíbe a sus comerciantes que las cobren (consulte la sección 3.3 de la Guía de referencia para comerciantes de American Express-Estados Unidos, actualizada por última vez en abril de 2019). Parece que puede cobrar una comisión de conveniencia siempre que:

• La comisión se ajuste a la definición de comisión de conveniencia (en contraposición a un recargo),
• No discrimine el uso de la tarjeta American Express (Sección 2.3, quinto punto), y
• Informa al titular de la tarjeta de la comisión y le da la oportunidad de retractarse.

La forma más segura de añadir American Express a su programa de comisiones de conveniencia es hablar con la entidad adquirente de su tarjeta de crédito. Pero siempre que cumpla con los requisitos de Visa, también debería satisfacer los de American Express.

Discover

Al igual que American Express, Discover no parece tener una norma sobre las comisiones de conveniencia. Hay un artículo sin fecha en el sitio web de Discover sobre el pago de impuestos con una tarjeta de crédito, y toca las tarifas de conveniencia. El artículo sugiere que usted puede pagar sus impuestos con una tarjeta Discover, pero normalmente tendrá que pagar una comisión de conveniencia en forma de porcentaje o de tarifa plana.

Debido a que no hay reglas claras y declaradas sobre las comisiones de conveniencia, la única otra consideración es la Sección 2.4 del Reglamento Operativo para Comerciantes R11.1 de Discover. Esta regla requiere que el comerciante no discrimine el uso de la tarjeta Discover, similar a la política de American Express. Si usted no cobra una tarifa de conveniencia para Visa pero cobra una para Discover, estaría violando esta regla.

Desde un punto de vista práctico, si usted utiliza las reglas de Visa y sólo agrega la tarjeta Discover como una opción de pago, debería satisfacer los requisitos de Discover para las tarifas de conveniencia. (Tenga en cuenta que no podemos encontrar el Reglamento de Operaciones Comerciales en el sitio web de Discover, por lo que no podemos verificar la actualidad de la norma. Por favor, vuelva a comprobar con su procesador para asegurar el cumplimiento.)

Pagos ACH

En el pasado hemos tenido preguntas sobre si se puede cobrar una tarifa de conveniencia para los pagos ACH. Para esta actualización, hemos dedicado algún tiempo a investigar esta cuestión pero no hemos podido encontrar una respuesta definitiva. La mayoría de los pagos ACH se realizan a través de la red ACH operada por Nacha. Pero, a diferencia de las redes de tarjetas de crédito, Nacha no ha proporcionado orientación sobre las comisiones de conveniencia. Por lo que sabemos, varias leyes estatales y federales (si estás en EE.UU.) podrían regular las comisiones de conveniencia para los pagos ACH. Esto significa que la norma podría no ser uniforme.

Si desea cobrar una tarifa de conveniencia para los pagos ACH, le recomendamos que trabaje con su procesador. Es posible que tengan sugerencias de buenas prácticas para que usted no tenga problemas con las leyes estatales.

Cómo publicar un aviso para cobrar una comisión de conveniencia por tarjeta de crédito

Como se mencionó anteriormente, Visa tiene los requisitos más detallados para las comisiones de conveniencia, por lo que seguir las reglas de Visa debería satisfacer las reglas impuestas por otras redes de tarjetas. Por lo general, cuando se permite una comisión de conveniencia (EE.UU., Asia-Pacífico), no hay ningún requisito de redacción estricta para el aviso en sí. Sin embargo, en el caso de Rusia, cuando se cobra la comisión en un terminal, Visa sugiere la siguiente redacción:

Notificación de comisión: se cobrará una comisión a los titulares de tarjetas por las transacciones realizadas en este terminal. Esta comisión se añade al importe de la transacción y se suma a las comisiones que pueda cobrar su institución financiera.

El comercio ruso también debe seguir otros requisitos además de publicar este aviso en el terminal.

Si es un comercio con sede en EE.UU., puede modificar la redacción anterior y utilizar algo como:

NOTIFICACIÓN DE LA CUOTA DE CONVENIENCIA: este método de pago en línea se le proporciona para su comodidad. Si pasa a la caja, se le cobrará una tarifa de conveniencia de . Esta tarifa se añade al cargo total de los bienes/servicios que ha comprado hoy. Si no desea pagar esta tasa, haga clic en «cancelar» para volver a la página anterior. Puede pagarnos sin incurrir en esta tarifa de conveniencia.

Tenga en cuenta, sin embargo, que como no hay ningún requisito de redacción exacta, siempre que satisfaga los requisitos de Visa en la sección 5.6.2 de las normas de Visa, entonces puede redactar su aviso de la forma que desee.

¿Son las tarifas de conveniencia la opción correcta para su negocio?

Revisemos: Aceptar pagos con tarjeta de crédito supone más costes para los comerciantes. Sin embargo, a veces se pueden trasladar las comisiones de las tarjetas de crédito al cliente en lugar de tener que absorberlas como un coste de la actividad comercial. Una de estas formas es utilizar una comisión de conveniencia, pero este método sólo puede utilizarse cuando existe otra forma «estándar» de pago para el cliente. Si desea imponer una comisión de conveniencia, póngase en contacto con su entidad adquirente de tarjetas de crédito. Ellos pueden ayudarle a cumplir todas las normas de las compañías de tarjetas de crédito y decirle cuánto puede cobrar por la comisión.

¿Pagarán los clientes un extra sólo por tener una forma no estándar de pagar los bienes y servicios? Depende. Mucha gente puede estar dispuesta a pagar un extra por saltarse la cola para renovar el carnet de conducir, pero puede no importarle el ahorro de tiempo cuando puede simplemente echar un cheque en el correo para pagar la factura de la luz. Antes de cobrar tasas de conveniencia, asegúrese de que existe una demanda de las mismas, o podría acabar con un método de pago alternativo que nadie utiliza.