Cuando se planifican eventos y reuniones corporativas, se encuentra rápidamente un mundo de posibilidades para casi todos los aspectos de su evento – lugar de celebración, decoraciones, comida, actividades y más. Tener tantas posibilidades puede provocar fácilmente una sobrecarga de información y dificultar la toma de decisiones. Para asegurarse de que todas las decisiones que tome durante el proceso de planificación del evento contribuyan a crear una reunión cohesionada para los asistentes, tener un tema puede ser un salvavidas. Establecer un tema para el evento desde el principio y ceñirse a él durante todo el proceso tiene una serie de beneficios, entre los que se incluyen:
Apoya el mensaje de su evento
Un tema puede ser una forma sorprendentemente eficaz de transmitir el mensaje del evento y lograr los objetivos de sus participantes. Por ejemplo, digamos que el evento se centra en dar el pistoletazo de salida a un objetivo a largo plazo, y el objetivo del evento es inspirar a los empleados a mirar hacia el futuro para que tomen decisiones hoy que apoyen el éxito mañana. En este caso, un evento con temática de futuro sería ideal para destacar el mensaje de forma divertida para los asistentes. Los elementos que se tejen a lo largo del día pueden mostrar el objetivo a largo plazo por el que se esfuerza la organización, a la vez que resaltan la importancia de mantener el estado futuro en la mente.
2. Crea una cohesión entre los asistentes Crea una experiencia cohesiva para los asistentes
Desde la comunicación previa al evento, pasando por el día del mismo, hasta el seguimiento posterior, un tema ayudará a establecer una marca única e identificable para su evento. El cerebro humano procesa la información organizándola en categorías, por lo que al utilizar un tema, usted proporciona una experiencia cohesiva que une todo para sus asistentes.
Cada elemento que elija que apoye el tema ayuda a unificar el evento. Elija una actividad experiencial que apoye el tema, seleccione comida que encaje con él, incluso elija un transporte que esté conectado con él de alguna manera. Por ejemplo: estás organizando una reunión de empresa con el objetivo de mejorar la productividad y la moral de muchos departamentos. Ha seleccionado un tema acuático. Para crear esa cohesión:
- El lugar de celebración está en el océano o en una gran masa de agua
- Tiene bebidas y platos inspirados en el océano
- Su combinación de colores es una mezcla de azules que se utiliza en todas las comunicaciones previas al evento, el sitio web del evento, los folletos y los materiales del día del evento
- Se ha programado un barco para llevar a los asistentes desde el aeropuerto hasta el lugar de celebración
- La actividad experiencial que ha seleccionado para transmitir el mensaje comparte el tema acuático y apoya los objetivos que desea alcanzar
Dado que se ha establecido un tema, todos estos componentes podrían seleccionarse a lo largo del proceso de planificación para contribuir a una experiencia cohesiva para los asistentes. Ya sea que el tema que elija sea caprichoso o serio, lo une todo y hace que el evento sea memorable.
Contribuye al compromiso y la emoción
El tema del evento es una gran manera de generar emoción antes del evento, y mantenerlos comprometidos mientras están allí. Puede proporcionar progresivamente pistas a los asistentes sobre el tema mediante la comunicación previa al evento, para que se entusiasmen con lo que les espera. Así, pasarán el día buscando esos elementos y pequeños detalles que se relacionan con el tema, convirtiéndolo en una experiencia atractiva y digna de ser compartida.
La gamificación no es sólo una forma de hacer más divertida la agenda de su evento corporativo, sino que puede ser una manera única de transmitir los mensajes clave y crear habilidades útiles entre sus asistentes. Cuando se hace de forma eficaz, la gamificación ayuda a los asistentes a sentirse totalmente inmersos en la experiencia del evento, a la vez que se transmiten las tácticas habituales que los asistentes esperan, como oradores, rompehielos, magos o cómicos. Si está pensando en añadir la gamificación a un próximo evento corporativo, tómese el tiempo necesario para considerar los componentes de este artículo, de modo que pueda elaborar un plan para gamificar su evento de forma efectiva y exitosa.
Ideas de temas divertidos para reuniones
Ahora que hemos establecido por qué tener un tema para reuniones es importante, aquí hay varios temas divertidos para reuniones que son comúnmente utilizados por los profesionales de eventos y que gustan a los asistentes para ayudarle a empezar:
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Conclusión
Inventar el tema adecuado que se ajuste a los objetivos del evento puede ser muy divertido, y una vez tomada la decisión inicial, es mucho más fácil decidir sobre todo tipo de componentes de su evento. Tener un tema sólido que se vincule con los objetivos del evento no sólo le facilita la vida, sino que también da lugar a un evento que es divertido y atractivo para los asistentes, a la vez que logra eficazmente los objetivos de las partes interesadas.
