Recursos Humanos

¿Por qué se requiere la verificación de antecedentes antes de la contratación en la Universidad de Oregón?

La universidad lleva a cabo la verificación de antecedentes relacionados con el trabajo antes de la contratación con el fin de garantizar un entorno de trabajo seguro en el que el profesorado, el personal, los estudiantes, los recursos y los activos de la universidad estén protegidos, al tiempo que se protege la integridad y la confidencialidad de la información recopilada durante la evaluación.

¿Puedo empezar a trabajar antes de que se haya completado mi verificación de antecedentes?

La verificación de antecedentes debe completarse antes del primer día de empleo o compromiso con la universidad. Cualquier excepción a esta práctica debe ser aprobada por la unidad de Adquisición de Talentos de la Oficina de Recursos Humanos.

¿Qué puestos requieren una verificación de antecedentes en la Universidad de Oregón?

La política de la Universidad y los Acuerdos de Negociación Colectiva establecen que los puestos serán designados como sujetos a verificación de antecedentes sobre la base de un análisis del acceso y las responsabilidades del puesto.

Basado en la presunción de que las siguientes categorías cumplen con una o más de las pruebas establecidas en la política, los siguientes puestos están sujetos a una verificación de antecedentes penales antes de la contratación:

• Profesorado titular y no titular, incluyendo Pro-Tempore, Clínico (Profesores de Práctica), y Profesor Visitante; Instructores, conferenciantes y bibliotecarios, y el profesorado que desempeña funciones administrativas
• Becarios y becarios posdoctorales
• Investigadores asociados/asistentes
• Empleados de postgrado
• Personal clasificado
• Oficiales de la Administración, incluidos los que ocupan puestos interinos o de duración determinada
• Ejecutivos

¿Todos los solicitantes reciben una verificación de antecedentes?

En la mayoría de los casos, la verificación de antecedentes se realizará para el finalista y sólo después de una oferta de empleo contingente. Las cartas de oferta informales emitidas antes de la finalización de la comprobación de antecedentes notificarán al finalista que la oferta está condicionada a la finalización satisfactoria de todas y cada una de las comprobaciones de antecedentes requeridas.

¿Hay alguna excepción a la exigencia de una comprobación de antecedentes penales en las categorías señaladas anteriormente?

Si las autoridades de contratación creen que un puesto concreto no cumple las pruebas establecidas en la política, pueden ponerse en contacto con Recursos Humanos para solicitar un análisis más detallado del requisito de comprobación de antecedentes para ese puesto.

¿Cómo sabré si se requiere una comprobación de antecedentes para el puesto en el que estoy interesado?

Los comités de búsqueda de puestos de profesorado titular informarán a los candidatos de los requisitos de comprobación de antecedentes de la Universidad durante el proceso de selección. Para todos los demás puestos, se incluirá una declaración que notifique a los posibles solicitantes el requisito de la(s) comprobación(es) de antecedentes adecuada(s) relacionada(s) con el puesto de trabajo.

En la página web de Carreras Profesionales (http://hr.uoregon.edu/jobs) se ofrece una declaración general sobre los procesos de comprobación de antecedentes de la universidad.

¿Qué tipos de comprobación de antecedentes se requieren en la Universidad de Oregón?

Una comprobación de antecedentes estándar incluirá una verificación del número de la Seguridad Social, una comprobación de los antecedentes penales por delitos menores y graves, y una comprobación del Registro Nacional de Delincuentes Sexuales.

Se pueden requerir verificaciones de antecedentes adicionales para puestos específicos basados en la necesidad relacionada con el trabajo, incluyendo pero no limitándose a lo siguiente:

• Verificación de título: se requiere para todos los puestos en los que se especificó un título como requisito mínimo para la contratación
• Registro de vehículos motorizados: se requiere para los puestos en los que se anticipa que una persona tendrá que conducir regularmente un vehículo en asuntos de la Universidad, ya sea un vehículo propiedad de la Universidad o de otro tipo. Nota: esto no sustituye el proceso de certificación de conductor de la Universidad, pero el empleado recién contratado puede utilizar el registro obtenido para apoyar la solicitud de certificación de conductor.
• Comprobación del historial crediticio: Se lleva a cabo sólo para los puestos con amplia autoridad para comprometer los recursos financieros de la universidad o con amplia responsabilidad fiduciaria para los recursos financieros de la universidad; o según lo requiera la ley, y según sea apropiado para los puestos con las siguientes responsabilidades:
  • Acceso amplio y extenso a la información de identificación personal de los estudiantes, el profesorado, el personal, los ex alumnos, los donantes o los sujetos de investigación;
  • Acceso directo y manejo de dinero en efectivo y equivalentes de efectivo (es decir, cheques, recibos de tarjetas de crédito, valores negociables);
  • Seguridad pública y seguridad del campus
  • Tenga en cuenta que la ley federal prohíbe la discriminación como resultado de la bancarrota personal.
• Verificaciones de empleo: tenga en cuenta que los comités de búsqueda están obligados a completar las verificaciones de referencias profesionales antes de extender una oferta contingente de empleo. Las verificaciones de empleo también pueden ser completadas según sea necesario por el proveedor de verificación de antecedentes.
• Verificación de licencias: Confirmación de que el candidato o empleado seleccionado posee todas las licencias técnicas/profesionales requeridas para el puesto y citadas por el candidato en los materiales de solicitud o en los procesos de búsqueda, incluida la verificación de la disposición de dichas licencias
• Las leyes o reglamentos estatales o federales, las asociaciones profesionales, las entidades de concesión de licencias o los socios contractuales pueden imponer requisitos adicionales de comprobación de antecedentes a determinadas personas (por ejemplo, la comprobación de la exclusión de Medicare/FACIS). En estos casos, la persona y el departamento afectados deben coordinar la necesidad de dicha comprobación con la unidad de Adquisición de Talentos.

¿Las condenas penales me impiden trabajar en la universidad?

No. La existencia de una condena penal u otro hallazgo no supondrá la descalificación automática del grupo de solicitantes. No todas las condenas penales se consideran relacionadas con el trabajo, y las decisiones sobre condenas penales y empleo se toman caso por caso. La universidad tendrá en cuenta las condenas en la medida en que se relacionen con la idoneidad del solicitante para el empleo en el puesto para el que ha presentado su solicitud, y pueden considerarse en función de los siguientes factores:

• Naturaleza y gravedad de la(s) infracción(es),
• Tiempo transcurrido desde la condena, cumplimiento de la sentencia o cualquier otra remediación, y
• Grado de relevancia para el puesto para el que se está considerando al candidato/empleado.

Es de esperar que haya puestos universitarios en los que la confianza pública y el impacto de la reputación de la universidad dependen, y la evaluación de los hallazgos incluirá necesariamente esos factores.

Los candidatos tienen derecho a acceder a la información de verificación de antecedentes crediticios y/o penales revisada por la universidad y a una descripción de la evaluación de los hallazgos; un resumen de estos derechos se incluye en la autorización y liberación de la verificación de antecedentes. Para más preguntas, invitamos a los candidatos a ponerse en contacto con la unidad de Adquisición de Talentos de Recursos Humanos en el 541-346-5512.

La libertad académica y la expresión de la libertad de expresión son críticamente importantes para la vida de la academia. Las condenas derivadas de la expresión de la libertad académica o de los derechos de la Primera Enmienda se revisarán en función de la importancia de esos valores dentro de la comunidad académica. Las demás condenas se revisarán en función de los factores definidos para evaluar todos los hallazgos (véase la pregunta 8).

¿Qué debo hacer para autorizar una verificación de antecedentes para el empleo?

Los finalistas para los puestos deben autorizar a la universidad a realizar una verificación de antecedentes. El finalista recibirá una notificación por correo electrónico del requisito de verificación de antecedentes y se le proporcionarán los formularios de autorización y divulgación.

Se pide al finalista que proporcione información de identificación, incluidos otros nombres utilizados, el número de la Seguridad Social y la fecha de nacimiento, el número del permiso de conducir, todas las direcciones de los últimos 7 años y el historial de condenas.

Si rechazo la verificación de antecedentes solicitada, ¿podré trabajar en la universidad?

Desgraciadamente, no. Los candidatos a un empleo que no participen plenamente o que proporcionen información inexacta en una verificación de antecedentes serán eliminados de la consideración para el puesto. Los candidatos pueden negarse a autorizar una comprobación de antecedentes; en tales casos, no se realizará ninguna comprobación de antecedentes, pero el candidato no será tenido en cuenta.

¿Cuánto tiempo se tarda en procesar una comprobación de antecedentes?

Las comprobaciones de antecedentes suelen completarse en tres días laborables. Algunas jurisdicciones, especialmente en la Costa Este, pueden requerir un tiempo adicional.

Los candidatos que han vivido en el extranjero pueden requerir una comprobación internacional, dependiendo de la duración y el propósito de su viaje (por ejemplo, los estudiantes que fueron a estudiar al extranjero durante un trimestre pero que nunca cambiaron su dirección permanente pueden no estar obligados a tener una comprobación internacional). Las comprobaciones internacionales tardan más tiempo en procesarse.

¿Cómo sabré si he completado con éxito la comprobación de antecedentes?

Las autoridades de contratación y los contactos departamentales de RRHH son notificados por correo electrónico cuando los finalistas han completado con éxito el proceso de comprobación de antecedentes. Puede ponerse en contacto con el contacto departamental de RRHH para obtener una actualización.

¿Quién es responsable de revisar el resultado de la comprobación de antecedentes y de tomar una decisión sobre el empleo del finalista en la universidad?

Recursos Humanos se encarga de la evaluación inicial de los hallazgos para garantizar que las decisiones sobre los mismos se tomen de forma coherente y se basen en un análisis defendible y relacionado con el trabajo, y tengan en cuenta la naturaleza y el contexto del delito.

¿Cómo se toman las decisiones cuando una verificación de antecedentes arroja hallazgos?

Si hay hallazgos, el informe de antecedentes será revisado por Recursos Humanos sobre la base de los criterios descritos en la pregunta 8. Recursos Humanos notificará al finalista de un hallazgo (notificación previa a la acción adversa), incluyendo el acceso al informe completo e informando al finalista de sus derechos bajo la FCRA. Recursos Humanos también pedirá al finalista que confirme que el informe se refiere a él e invitará al finalista a proporcionar cualquier información adicional para su consideración.

Después de este paso, Recursos Humanos hará una determinación inicial sobre si el hallazgo está lo suficientemente relacionado con el trabajo como para buscar una evaluación de siguiente nivel. Si Recursos Humanos no dispone de suficiente información sobre los requisitos del puesto para tomar esta determinación, solicitará información adicional a la unidad contratante. Si se determina que los hallazgos están sustancialmente relacionados con el trabajo, o si no hay suficiente información para tomar tal determinación, Recursos Humanos hará una recomendación con respecto a los hallazgos al Provost (para el profesorado docente titular o no titular), al VPRI (para el profesorado investigador no titular) o al Vicepresidente del área (para el personal), o a las personas designadas en estas funciones. La recomendación incluirá si se justifica la descalificación de ese trabajo específico, sobre la base de la aplicación de los criterios mencionados anteriormente.

Si se retira la oferta contingente debido a los resultados de la verificación de antecedentes penales, ¿cómo se me notificará?

Si se toma la decisión de retirar la oferta contingente de empleo, Recursos Humanos notificará al candidato que no es elegible para ocupar el puesto sobre la base de los resultados insatisfactorios de una verificación de antecedentes, y proporcionará al finalista todas las notificaciones requeridas de conformidad con la Ley de Informes Crediticios Justos y/u otra(s) ley(es) aplicable(s), incluyendo el derecho a revisar el informe y cómo ponerse en contacto con la(s) agencia(s) que proporcionó(n) los resultados de la verificación de antecedentes (notificación de acción adversa).

¿Mi verificación de antecedentes será confidencial a lo largo de mi empleo con la universidad?

La información recopilada como resultado de la investigación de antecedentes se considera sensible, y su divulgación está restringida a aquellas personas que necesitan la información para realizar sus funciones de trabajo. Los registros son mantenidos por el departamento de Recursos Humanos de la universidad de acuerdo con el calendario de retención de registros de la universidad.

¿He trabajado para la universidad durante mucho tiempo y nunca he completado una verificación de antecedentes? ¿Necesitaré completar una para mantener mi trabajo? ¿Qué pasa si solicito un nuevo puesto o acepto un ascenso?

Para los empleados actuales, los cambios de empleo iniciados por el empleado (por ejemplo, la solicitud de un concurso de contratación o la aceptación de un nuevo puesto a través de un nombramiento directo) requerirán una verificación de antecedentes si la nueva asignación está designada para requerir una verificación de antecedentes o no se realizó previamente la(s) verificación(es) requerida(s). Los cambios de empleo iniciados por la universidad, a discreción de la misma (por ejemplo, cambio en las funciones del trabajo, transferencia a nuevos puestos como adaptación, participación en un proceso de despido, nombramiento directo a través de una bolsa de reempleo) normalmente no requerirán una verificación de antecedentes a menos que el nuevo puesto desencadene los requisitos bajo los Acuerdos de Negociación Colectiva o la ley estatal o federal.

La universidad también se reserva el derecho de llevar a cabo las verificaciones de antecedentes pertinentes de los empleados actuales cuando tenga motivos razonables para hacerlo. Algunos ejemplos incluyen:

• se ha producido un incidente en el lugar de trabajo
• al revelarse uno mismo una actividad delictiva o al ser informada la universidad de dicha actividad
• al añadirse una asignación secundaria o suplementaria.

La información descubierta durante una verificación de antecedentes puede servir como base para la disciplina contra un empleado actual. La comprobación de los antecedentes de un candidato que también es un empleado actual puede afectar al empleo del empleado actual, especialmente si no se revela completamente.

Soy un empleado actual de la universidad y recientemente he completado una comprobación de antecedentes, ¿tendré que completar otra comprobación de antecedentes para mi trabajo secundario con la universidad?

Si un empleado actual se ha sometido recientemente a una verificación de antecedentes y está siendo considerado para una asignación secundaria o suplementaria designada como que requiere una verificación de antecedentes, los hallazgos de la verificación serán revisados para la relevancia de la asignación secundaria o suplementaria.