Resaltar datos clave con el formato condicional de Excel

Si entra en cualquier oficina, probablemente encontrará un usuario de Microsoft Excel. Es una herramienta de análisis empresarial muy útil si se utiliza correctamente. El problema de muchas hojas de cálculo es que todas las celdas parecen iguales. Hay que buscar la información clave. En este tutorial, mostraré cómo resaltar celdas en Excel utilizando varios métodos. (Descargar hoja de cálculo de ejemplo en la sección de Recursos.)

Rutinariamente veo este escenario. Usted recibe una hoja de cálculo de alguien con cientos de filas de datos que tienen el mismo aspecto. Todo está formateado de la misma manera aburrida. ¿Pero los datos son los mismos? ¿Hay valores de celdas que son diferentes del resto? ¿Hay algo fuera de la media? Estas son las típicas preguntas que se hacen los usuarios cuando abren las hojas de cálculo.

Formatear las celdas de Excel en función de las condiciones

En lugar de hacer que el lector escanee cada celda, puede hacer que el software haga algo de trabajo con el formato condicional. Esto permite a Excel aplicar un formato definido a las celdas que cumplen con criterios específicos. Se trata de reglas que puedes definir.

El objetivo es hacer que la información importante destaque para que puedas encontrarla más fácilmente.

Excel ya hace algo de esto por ti. Por ejemplo, al dar formato a los números, hay opciones para mostrar los números negativos en rojo. Este es un ejemplo de formato predefinido.

El programa permite incluso utilizar opciones de formato en celdas o filas individuales. El método más sencillo es hacer que Excel aplique el formato condicional si cumple ciertas condiciones o ubicaciones. Esto utiliza el método «Valor de celda es».

Algunos ejemplos de resaltado de valores de celdas incluyen:

• Aplicar un relleno rojo si el valor es inferior a 50
• Aplicar un estilo de fuente cursiva y negrita si el valor está entre 70 y 90
• Aplicar un color de fuente verde si el texto contiene «Montana.»
• Resaltar los valores que sean iguales a 15
• Aplicar un relleno amarillo a los valores duplicados
• Añadir un icono de flecha hacia arriba a los valores de las celdas superiores al 10%

Excel también permite utilizar fórmulas para el formato condicional. Una de las ventajas de las fórmulas de Excel es que puedes hacer referencia a los valores en cualquier parte de la hoja de cálculo. En el ejemplo siguiente, estoy solicitando que si el valor en B2 es mayor que el valor en C2, aplique un color de fondo verde.

Microsoft ha mejorado mucho esta función a lo largo de los años y ahora predefine ejemplos populares, por lo que no es necesario depender tanto de las fórmulas. A continuación se muestran algunos ejemplos populares.

Cómo aplicar el formato condicional de Excel

Añadir una nueva regla de formato es fácil. La parte más difícil es encontrar lo que quiere enfatizar en su hoja de cálculo. Ayuda a pensar en las necesidades de su público y en las acciones que podrían realizar.

Ejemplo 1: Resaltar celdas por encima de un número específico

Si desea seguir, este es el Ejemplo 1 de la hoja de cálculo de ejemplo. Voy a resaltar las celdas seleccionadas si la población del estado supera o es igual al 2% de la población de Estados Unidos.

1. Abra la hoja de cálculo de ejemplo state-counts-cf.xlsx y haga clic en la pestaña Ejemplo 1.
2. Haga clic en la celda F2.
3. Seleccione toda la columna pulsando Ctrl +Mayúsculas + ↓.
4. Desde la pestaña Inicio, haga clic en el botón Formato condicional.
5. Desde el menú desplegable, seleccione Resaltar reglas de celda.
6. Desde el menú lateral, seleccione Mayor que…

1. Ajuste el valor en el campo Formato de celdas que son MAYORES QUE:.

Nota: Excel rellenará previamente este campo basándose en los valores existentes de sus celdas resaltadas.

1. Introduzca el valor deseado. En nuestro caso, es el 2,0%. Excel comenzará a resaltar las celdas por usted.
2. Haga clic en el triángulo de la flecha hacia abajo del teclado para hacer su selección de color.

Nota: Puede crear un esquema diferente seleccionando un Formato personalizado…

1. Haga clic en Aceptar.

Ahora debería ver sus resultados aplicados.

Ejemplo 2: Resaltar las 10 entradas más importantes

Una petición popular es encontrar las entradas más importantes, ya sea un número establecido o un porcentaje. Este es un ejemplo de uno de los formatos preestablecidos o incorporados de Excel. En otras palabras, no necesitas introducir valores específicos como hiciste en el Ejemplo 1. Estos preajustes se construyen en torno a elementos comunes que la gente busca, como los 10 mejores o los que están por debajo de la media. La ventaja es que no tiene que hacer los cálculos.

En este ejemplo, quiero resaltar los 10 principales estados por número de escaños en la Cámara de Representantes de EE.UU. en la columna D.

1. Abra la hoja de cálculo de ejemplo state-counts-cf.xlsx hoja de cálculo de ejemplo y haga clic en la pestaña Ejemplo 2.
2. Haga clic en la celda D2.
3. Seleccione toda la columna pulsando Ctrl +Shift + ↓.
4. Desde la pestaña Inicio, haga clic en el botón Formato condicional.
5. Desde el menú desplegable Formato condicional, seleccione Reglas superior/inferior.
6. Desde el menú lateral, seleccione Top 10 Items…
7. En el cuadro de diálogo Top 10 Items, ajuste el recuento o la combinación de colores si es necesario.
8. Haga clic en Aceptar.

Ejemplo 3: Mostrar barras de datos en lugar de sombreado de color

Otra opción útil es utilizar «Barras de datos». Este es otro tipo de visualización que puede aplicar. Una diferencia clave con el formato de Barra de Datos es que se muestra en todas las celdas en lugar de cumplir una condición específica.

Por defecto, Excel mantendrá el fondo del valor del texto. Encuentro que esto puede distraer. En este ejemplo, he duplicado la columna % Cambio pero le he dicho a Excel que no ponga el valor de los datos en la Columna I. El resultado es sólo la barra de datos.

El formato de barra de datos no funciona bien con todos los tipos de datos. Este es un buen ejemplo de probar diferentes formatos para ver lo que funciona mejor para sus datos. Esto es especialmente cierto si tiene valores negativos o un rango ajustado.

1. Abra la hoja de cálculo de ejemplo state-counts-cf.xlsx y haga clic en la pestaña Ejemplo 3.
2. Haga clic en la celda I2.
3. Seleccione toda la columna pulsando Ctrl +Mayúsculas + ↓.
4. Desde la pestaña Inicio, haga clic en el botón Formato condicional.
5. Desde el menú desplegable Formato condicional, seleccione Barras de datos.
6. Desde el menú lateral, seleccione Más reglas…

1. En la sección Editar la descripción de la regla:, marque Mostrar sólo la barra.

1. Haga clic en Aceptar.

Ejemplo 4: Resaltar una fila

Resaltar las celdas atípicas es estupendo, pero a veces, si tiene una hoja de cálculo grande, es posible que no vea las celdas coloreadas porque están fuera de la pantalla. En estas situaciones, ayuda resaltar toda la fila. De este modo, independientemente de las columnas que estés viendo, sabrás qué filas son importantes. Esto funciona mejor cuando tienes 1 condicional.

Una diferencia clave aquí es que no estaremos resaltando una columna sino toda la hoja de cálculo. Así es como conseguimos el efecto fila.

1. Abra la hoja de cálculo de ejemplo state-counts-cf.xlsx y haga clic en la pestaña Ejemplo 4.
2. Haga clic en la celda I2.
3. Seleccione todas las filas pulsando Ctrl +Mayúsculas + ↓ + →.
4. Desde la pestaña Inicio, haga clic en el botón Formato condicional.
5. Seleccione Nueva regla…
6. En el módulo Editar regla de formato, seleccione Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
7. En los valores de Formato donde esta fórmula es verdadera: escriba sus criterios.

1. Haga clic en el botón Formato… para aplicar su color de resaltado.
2. Haga clic en Aceptar para aceptar su color.

En el ejemplo anterior, estoy pidiendo que se resalte cualquier fila en la que el valor de la columna F (Porcentaje total de la población de Estados Unidos) sea superior al 2%. El color de resaltado es verde. También estoy utilizando una referencia de celda mixta colocando un signo $ antes de F2 en la fórmula.

figura_resaltada Consejo: Si no estás seguro de tener la fórmula correcta, siempre puedes probarla en otra columna. Por ejemplo, podría introducir en la celda H2, esta fórmula =$F2>20%. La celda H2 se evaluaría como VERDADERO o FALSO. A continuación, podría copiar la fórmula hacia abajo en la columna para asegurarse de obtener los resultados esperados.

1. Haga clic en Aceptar.

Encontrar sus reglas de formato condicional

A veces nos dan una hoja de cálculo, y se ven las celdas o filas resaltadas. Pero… ¿dónde están las reglas condicionales, o alguien formateó manualmente estas celdas? Afortunadamente, Excel proporciona una forma de ver las reglas de formato condicional. Puede utilizar la hoja de cálculo de ejemplo para seguir o utilizar la suya propia.

1. Abra su hoja de cálculo.
2. Desde la ficha Inicio, haga clic en Formato condicional.
3. Seleccione Administrar reglas… en el menú desplegable.

1. En el Administrador de reglas de formato condicional, seleccione su hoja de trabajo.
2. Haga clic en Aceptar.

En el ejemplo anterior, puede ver la regla que he aplicado para resaltar la fila. A partir de aquí, puedes añadir una regla, editarla o eliminarla.

Consejos &Trucos

Este artículo sólo ha tocado algunas de las formas en que puedes utilizar el formato condicional. La mejor manera de aprender es experimentar con algunos datos, ya sean los tuyos propios o los de la hoja de cálculo de ejemplo. Aquí tienes otros consejos:

• Puedes tener varias reglas en la misma columna. Por ejemplo, es posible que desee tener diferentes valores de rango en diferentes colores.
• Juega con diferentes formatos para ver qué tipo funciona mejor para sus datos.
• Si obtiene resultados inesperados, compruebe si se están ejecutando múltiples condiciones y el orden. Es posible que tenga que cambiar el orden.
• Puede establecer rangos en las barras de datos. Por ejemplo, si tiene una columna de % Completo, puede querer establecer un rango de 0 a 1.
• Puede eliminar las reglas de formato condicional con la opción Borrar Reglas.
• Aplique sus reglas después de haber introducido los datos. A veces se crean reglas duplicadas al insertar filas.

El formato condicional de Excel puede hacer que sus hojas de cálculo sean más útiles si se utiliza adecuadamente. La gente no perderá el tiempo buscando cambios importantes o esa «aguja en el pajar».»

Recurso adicional

• Guía para principiantes de Excel XLOOKUP
• Cómo utilizar Excel VLOOKUP
• Cómo utilizar la función IF en Excel
• Cómo crear una tabla dinámica de Excel

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