El llenado del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, requiere la recopilación de información personal sobre los empleados. Los empleadores deben tener esto en cuenta a la hora de determinar cómo retener y almacenar el Formulario I-9 completado y cualquier documentación correspondiente para que la información personal no caiga en manos equivocadas. Debe almacenar el Formulario I-9 completado y cualquier documentación correspondiente, como las copias de los documentos, de una manera que se adapte a las necesidades de su empresa y al requisito de que el Formulario I-9 esté disponible para su inspección. No envíe por correo los Formularios I-9 al USCIS o al Servicio de Inmigración y Aduanas de los Estados Unidos.
Cómo almacenar el Formulario I-9:
- En el sitio o en una instalación de almacenamiento fuera del sitio
- En un solo formato o una combinación de formatos, tales como:
- papel
- microfilm o microficha
- electrónico
Los funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional, los empleados de la Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados (IER) del Departamento de Justicia y los empleados del Departamento de Trabajo pueden solicitar la inspección de estos formularios.
Independientemente de cómo decida almacenar sus formularios I-9, debe poder presentarlos a los funcionarios del gobierno para que los inspeccionen en un plazo de 3 días hábiles a partir de la fecha en que se solicitaron los formularios.
El formulario I-9 contiene información personal sobre los empleados. Al almacenar estos formularios (independientemente del formato que elija), USCIS recomienda que los empleadores proporcionen las salvaguardias adecuadas para proteger la información de los empleados.
Guardar el Formulario I-9 original en papel
Los empleadores que decidan guardar copias en papel de los documentos que presentan sus empleados pueden almacenarlos con el Formulario I-9 del empleado o con los registros de los empleados. Sin embargo, USCIS recomienda que los empleadores mantengan el Formulario I-9 separado de los registros del personal para facilitar una solicitud de inspección.
Guardar el Formulario I-9 en microfilm o microficha
Los empleadores pueden guardar copias del Formulario I-9 original y firmado en microfilm o microficha. Seleccione una película que conserve la imagen y permita su acceso y uso durante todo el período de conservación.
El microfilme o la microficha deben:
- Mostrar un alto grado de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestra en un lector (visor) o se reproduce en papel; e
- Incluir un índice detallado de todos los datos para poder acceder inmediatamente a cualquier registro en particular.
Si un oficial notifica a un empleador de una inspección, el empleador debe proporcionar el microfilm o microficha y un lector-impresor que:
- Ofrece características de seguridad;
- Está en condiciones limpias, debidamente mantenido y en buen estado de funcionamiento; y
- Es capaz de mostrar e imprimir una página completa de información.
Una vez que los empleadores hayan conservado un Formulario I-9 en microfilm o microficha, pueden destruir los originales en papel.
Almacenamiento electrónico del Formulario I-9
Los empleadores pueden utilizar un sistema en papel, un sistema electrónico o una combinación de sistemas en papel y electrónicos para almacenar el Formulario I-9. Un sistema de almacenamiento electrónico debe:
- Incluir controles para garantizar la integridad, exactitud y fiabilidad del sistema de almacenamiento de generación electrónica.
- Incluir controles para detectar y prevenir la creación no autorizada o accidental, la adición, la alteración, la eliminación o el deterioro de un Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluyendo la firma electrónica, si se utiliza.
- Incluir controles que garanticen una pista de auditoría para que cualquier alteración o cambio en el formulario desde su creación se almacene electrónicamente y pueda acceder a él una agencia gubernamental adecuada que inspeccione los formularios.
- Incluir un programa de inspección y garantía de calidad que evalúe regularmente el sistema de generación o almacenamiento electrónico, e incluya comprobaciones periódicas del formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza.
- Incluir un índice detallado de todos los datos para poder acceder inmediatamente a cualquier registro concreto.
- Producir un alto grado de legibilidad y facilidad de lectura cuando se visualice en un terminal de visualización de vídeo o se reproduzca en papel.
