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Qu’est-ce qu’un budget flexible?

Un budget flexible s’ajuste aux changements des niveaux de revenus réels. Les recettes réelles ou d’autres mesures d’activité sont entrées dans le budget flexible une fois qu’une période comptable est terminée, et il génère un budget spécifique aux entrées. Le budget est ensuite comparé aux dépenses réelles à des fins de contrôle. Les étapes nécessaires pour construire un budget flexible sont :

1. Identifier tous les coûts fixes et les séparer dans le modèle budgétaire.

2. Déterminer dans quelle mesure tous les coûts variables changent lorsque les mesures d’activité changent.

3. Créer le modèle budgétaire, où les coûts fixes sont « codés en dur » dans le modèle, et les coûts variables sont indiqués comme un pourcentage des mesures d’activité pertinentes ou comme un coût par unité de mesure d’activité.

4. Entrer les mesures d’activité réelles dans le modèle après la fin d’une période comptable. Cela met à jour les coûts variables dans le budget flexible.

5. Entrez le budget flexible résultant pour la période terminée dans le système comptable pour le comparer aux dépenses réelles.

Cette approche diffère du budget statique plus commun, qui ne contient rien d’autre que des montants fixes qui ne varient pas avec les niveaux de revenus réels. Les rapports budget/réel dans le cadre d’un budget flexible ont tendance à produire des écarts beaucoup plus pertinents que ceux générés dans le cadre d’un budget statique, puisque les dépenses budgétées et réelles sont basées sur la même mesure d’activité. Cela signifie que les écarts seront probablement plus petits que dans le cadre d’un budget statique, et seront également très exploitables.

On peut créer un budget flexible dont le niveau de sophistication varie. Voici plusieurs variations du concept :

• Budget flexible de base. Dans sa forme la plus simple, le budget flexible modifie les dépenses qui varient directement avec les revenus. Il y a généralement un pourcentage intégré dans le modèle qui est multiplié par les revenus réels pour arriver à ce que les dépenses devraient être à un niveau de revenu déclaré. Dans le cas du coût des marchandises vendues, un coût par unité peut être utilisé, plutôt qu’un pourcentage des ventes.

• Budget flexible intermédiaire. Certaines dépenses varient avec d’autres mesures d’activité que les recettes. Par exemple, les dépenses de téléphone peuvent varier avec l’évolution des effectifs. Si tel est le cas, on peut intégrer ces autres mesures d’activité dans le modèle de budget flexible.

• Budget flexible avancé. Les dépenses ne peuvent varier que dans certaines fourchettes de recettes ou d’autres activités ; en dehors de ces fourchettes, une proportion différente de dépenses peut s’appliquer. Un budget flexible sophistiqué modifiera les proportions de ces dépenses si les mesures sur lesquelles elles sont basées dépassent leurs fourchettes cibles.

En bref, un budget flexible donne à une entreprise un outil pour comparer les performances réelles aux performances budgétées à de nombreux niveaux d’activité.

Avantages de la budgétisation flexible

Le budget flexible est un concept attrayant. Voici plusieurs avantages :

• Utilisation dans un environnement de coûts variables. Le budget flexible est particulièrement utile dans les entreprises où les coûts sont étroitement alignés sur le niveau d’activité de l’entreprise, comme dans un environnement de vente au détail où les frais généraux peuvent être séparés et traités comme un coût fixe, tandis que le coût des marchandises est directement lié aux revenus.

• Mesure de la performance. Puisque le budget flexible se restructure en fonction des niveaux d’activité, il constitue un bon outil pour évaluer la performance des gestionnaires – le budget devrait s’aligner étroitement sur les attentes à n’importe quel nombre de niveaux d’activité.

• Efficacité de la budgétisation. La budgétisation flexible peut être utilisée pour actualiser plus facilement un budget pour lequel les recettes ou d’autres chiffres d’activité n’ont pas encore été finalisés. Selon cette approche, les gestionnaires donnent leur approbation pour toutes les dépenses fixes, ainsi que pour les dépenses variables en proportion des recettes ou d’autres mesures d’activité. Ensuite, le personnel chargé du budget complète le reste du budget, qui passe par les formules du budget flexible et modifie automatiquement les niveaux de dépenses.

Ces points font du budget flexible un modèle attrayant pour l’utilisateur de budget avancé. Toutefois, avant de décider de passer au budget flexible, il faut tenir compte des contrepoids suivants.

Inconvénients de la budgétisation flexible

Le budget flexible semble à première vue être un excellent moyen de résoudre bon nombre des difficultés inhérentes à un budget statique. Cependant, il présente également un certain nombre de problèmes sérieux, que nous abordons dans les points suivants :

• Formulation. Bien que le budget flexible soit un bon outil, il peut être difficile à formuler et à administrer. Un problème avec sa formulation est que de nombreux coûts ne sont pas entièrement variables, ayant plutôt une composante de coût fixe qui doit être calculée et incluse dans la formule du budget. En outre, beaucoup de temps peut être consacré à l’élaboration de formules de coûts, ce qui représente plus de temps que le personnel budgétaire typique a à sa disposition au milieu du processus budgétaire.

• Délai de clôture. Un budget flexible ne peut pas être préchargé dans le logiciel comptable pour être comparé aux états financiers. Au lieu de cela, le comptable doit attendre qu’une période de rapport financier soit terminée, puis saisir les recettes et d’autres mesures d’activité dans le modèle budgétaire, extraire les résultats du modèle et les charger dans le logiciel comptable. Ce n’est qu’alors qu’il est possible d’émettre des états financiers qui contiennent des informations sur le budget par rapport à la réalité, ce qui retarde l’émission des états financiers.

• Comparaison des revenus. Dans un budget flexible, il n’y a pas de comparaison entre les revenus budgétés et les revenus réels, puisque les deux chiffres sont les mêmes. Le modèle est conçu pour faire correspondre les dépenses réelles aux dépenses prévues, et non pour comparer les niveaux de revenus. Il n’y a aucun moyen de mettre en évidence si les revenus réels sont supérieurs ou inférieurs aux attentes.

• Applicabilité. Certaines entreprises ont si peu de coûts variables de toute nature qu’il n’y a guère d’intérêt à construire un budget flexible. Au lieu de cela, elles ont une quantité massive de frais généraux fixes qui ne varient pas en réponse à tout type d’activité. Prenons l’exemple d’une boutique en ligne qui télécharge des logiciels pour ses clients ; un certain montant de dépenses est nécessaire pour maintenir la boutique, et il n’y a essentiellement aucun coût des marchandises vendues, à part les frais de carte de crédit. Dans cette situation, il n’y a aucun intérêt à construire un budget flexible, puisqu’il ne variera pas d’un budget statique.

En bref, un budget flexible nécessite un temps supplémentaire pour être construit, retarde l’émission des états financiers, ne mesure pas les écarts de revenus et peut ne pas être applicable dans le cadre de certains modèles budgétaires. Ce sont des problèmes sérieux qui tendent à restreindre son utilisation.

Cours connexes

Budgétisation
Budgétisation des immobilisations

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