Achat 101Demande d’achat vs bon d’achat

Pour une personne nouvelle ou peu familière avec l’achat et la commande d’entreprise, les termes  » bons d’achat  » et  » demandes d’achat  » (aussi parfois appelés  » demandes d’achat  » ou  » demandes de commande « ) peuvent paraître un peu confus au début. Ce sont deux termes qui peuvent signifier que des biens ou des services doivent être achetés par une entreprise. Ils sont également tous deux une partie intégrante du processus d’achat à payer (également appelé P2P), qui traite de l’identification des besoins, de l’approbation et de la passation des commandes, et enfin du rapprochement des livraisons reçues et des factures facturées via une correspondance à 3 voies.

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Si les demandes d’achat et les bons de commande ont tant de points communs, alors quelle est la différence ?

En termes simples, les demandes d’achat finissent par devenir des bons de commande une fois que ces demandes sont approuvées. Les bons de commande sont envoyés aux fournisseurs – pas les réquisitions.

Les réquisitions sont une indication que certains biens ou services doivent être achetés au sein d’une entreprise. Elles sont utilisées par les employés de l’entreprise pour communiquer les choses qu’ils doivent acheter à ceux qui sont en charge de l’approvisionnement. Les réquisitions sont des commandes internes, ce qui signifie qu’elles ne sortent jamais de l’entreprise.

Les bons de commande sont envoyés aux fournisseurs ou aux vendeurs pour indiquer une intention d’acheter des biens ou des services. Quelle que soit la taille ou la spécialisation d’une entreprise, les bons de commande nécessitent généralement une vérification de la part d’un responsable avant d’être envoyés à un fournisseur, comme les demandes d’achat. La principale différence est que les demandes d’achat, lorsqu’elles sont reçues des employés, sont utilisées en interne par les services d’achat pour suivre les biens et services qu’ils doivent acheter, tandis que les bons de commande sont des outils pour agir sur ces besoins en effectuant ces achats auprès des fournisseurs désignés.

À titre d’exemple d’une chaîne d’événements de base menant à l’envoi d’un bon de commande, disons qu’une usine de fabrication est à court d’un certain composant nécessaire à la fabrication de ses produits, comme des boulons en métal :

1. Un employé le remarque et, n’étant pas celui qui est responsable de faire les bons de commande, indique qu’il faut acheter plus de boulons en métal en soumettant une demande d’achat au directeur de l’entrepôt.
2. Une fois qu’elle est approuvée, le responsable de l’entrepôt soumet ensuite la demande d’achat au service des achats pour la deuxième série d’approbations.
3. Après avoir vérifié les dépenses, le responsable des achats remplit le bon de commande approuvé avec la quantité requise de boulons métalliques spécifiée dans l’ordre de demande. (Parfois, cette étape est remplacée par la soumission d’une RFQ ou d’une RFP si l’acheteur prévoit de négocier avec le fournisseur.)
4. Dans les grandes entreprises, le bon de commande peut même être examiné et approuvé une ou plusieurs fois avant que le bon de commande finalisé ne soit envoyé à un fournisseur.

Mais quelle est l’importance des demandes d’achat lors de la création d’un processus d’achat ?

Pourquoi les demandes d’achat sont-elles nécessaires ?

Pourquoi ne pas créer des bons de commande immédiatement lorsque des biens et des services sont nécessaires ?

Ce sont de bonnes questions, et les réponses peuvent varier d’une entreprise à l’autre.

L’une des raisons universelles est que les ordres de réquisition peuvent être un facteur important pour optimiser la réduction des coûts d’achat globaux. Dans le cas de certaines entreprises et agences gouvernementales, de multiples devis d’achat de différents fournisseurs sont une exigence sur les ordres de réquisition, avant la création d’un bon de commande, afin de s’assurer que les meilleurs produits de qualité et les meilleurs prix sont obtenus de chaque commande.

Cependant, cela n’a pas toujours été le cas. Certaines entreprises avaient l’habitude d’éviter complètement d’utiliser les réquisitions et les bons de commande. Mais pourquoi ?

Dans le passé, lorsque les commandes portaient sur de plus petites sommes d’argent, renoncer à la fois aux ordres de réquisition et aux bons de commande en faveur d’un achat direct avec une carte de crédit de l’entreprise était une méthode populaire utilisée dans le but de gagner du temps.

Cependant, avec l’introduction de l’approvisionnement électronique et des logiciels de bons de commande en ligne, ainsi que la possibilité de consigner rétroactivement les dépenses, même les petites commandes et les achats peuvent maintenant être documentés facilement.

« Les jours des dépenses des francs-tireurs sont comptés, car les entreprises adoptent de nouvelles façons plus faciles de suivre et de centraliser les achats effectués par tous les employés de leur entreprise. » – Majdi Sleimen

A mesure que les montants monétaires des bons de commande augmentent, disposer d’un système pour filtrer les ordres de réquisition initiaux et approuver les bons de commande finalisés avant de les envoyer commence à devenir essentiel pour la documentation, en particulier pour les dépenses plus importantes. Pour les entreprises qui effectuent un grand nombre de bons de commande chaque mois, être en mesure de contrôler les dépenses sans entraver le flux de travail est également une nécessité.

Pour continuer à gagner du temps tout en conservant les avantages de ces systèmes, les systèmes d’approvisionnement électronique et de bons de commande en ligne sont devenus une approche populaire pour traiter toutes les étapes du processus de bon de commande, en particulier dans les grandes entreprises.

Une autre grande interaction entre les réquisitions et les bons de commande dans un environnement logiciel est la possibilité de remplir des bons de commande uniques à partir de plusieurs réquisitions – une fonctionnalité extrêmement pratique pour les entreprises qui traitent de plus grands volumes de commandes de réquisitions.

Vous voulez tirer le meilleur parti des bons de commande et des réquisitions ? Essayez de passer en ligne.

De nos jours, la plupart des affaires se font en ligne. Pourquoi votre processus d’approvisionnement ne l’est-il pas ?

Fatigué d’être attaché à votre bureau, d’avoir des détails d’achat modifiés sans enregistrement, d’essayer de suivre des dizaines d’ordres de réquisition, d’envoyer des feuilles de papier autour du bureau pour des signatures physiques et d’essayer de suivre le statut de chaque commande manuellement ? Pourquoi ne pas rationaliser le processus avec une plateforme d’achat en ligne ? Lorsqu’ils sont traités numériquement, les demandes d’achat et les bons de commande peuvent être aussi rapides qu’un simple passage rapide sur la carte de crédit de l’entreprise, tout en vous permettant de bénéficier des avantages des chaînes d’approbation structurées, de la documentation et de la flexibilité d’y accéder n’importe où.

Avant de sauter dans le processus d’achat à paiement, il est utile de connaître la différence :

Les demandes d’achat sont des commandes internes, utilisées par les membres de l’entreprise pour indiquer un besoin de produits ou de services au sein de cette entreprise.

Les bons de commande sont des commandes externes envoyées aux fournisseurs ou aux vendeurs pour exprimer ou confirmer un engagement à acheter ces produits et services.

Bien que similaires, les deux termes jouent un rôle crucial dans le processus d’achat à payer utilisé par la plupart des départements d’achat, et les deux sont des caractéristiques essentielles des plateformes modernes d’achat en ligne et de gestion des commandes.

La réduction moyenne des coûts d’achat après la mise en œuvre d’une solution d’approvisionnement est d’environ 15%, et le temps nécessaire pour obtenir des ordres de réquisition remplis jusqu’à 75%.

Maintenant que vous connaissez la différence entre les bons de commande et les réquisitions, essayez de gérer les deux en tout confort avec une plateforme d’approvisionnement en ligne !

Vous voulez en savoir plus sur la différence entre les bons de commande et les réquisitions ?

La différence entre une réquisition &un bon de commande (par Forest Time)

Différence entre le bon de commande et la réquisition d’achat (par Ahmed Ashfaque)