Comment faire un emploi du temps quotidien qui ne gâchera pas votre journée en 5 étapes

Lorsqu’il s’agit de faire un emploi du temps quotidien, la plupart des gens tombent dans l’un des deux camps suivants :

• L’Overscheduler : Leurs calendriers ressemblent à la peinture au doigt d’un enfant de maternelle. Les réunions se chevauchent tandis que les rappels pour les événements, les pauses, les tâches et encore les réunions se déclenchent comme si c’était le Nouvel An. Leurs journées sont déterminées du moment où ils se réveillent jusqu’à leur routine du soir.
• Le Minimaliste : Aussi connu sous le nom de « Le rêveur ». Ils ont un ou deux événements récurrents, mais beaucoup d’espace blanc, de sorte qu’ils sont « libres » (au moins sur le papier) pour de longues périodes de travail.

Le problème est que ces deux approches sont terribles pour leurs propres raisons.

Etre trop planifié ne laisse pas de temps pour les inévitables tâches « urgentes » qui surgissent. Une tâche prend plus de temps que vous ne l’aviez supposé (grâce à l’erreur de planification) et toute votre journée est jetée dans le chaos.

Et le minimaliste ? Ils ont simplement déchargé leur emploi du temps dans un autre format – très probablement une liste de tâches, une application de planification, ou une série d’e-mails furieux demandant « Où est-ce que c’est ? »

La vérité est qu’un bon emploi du temps quotidien est un plan pour une vie réussie. Savoir ce que vous êtes censé faire (et quand) crée un sentiment de but, de sens et de concentration. Il vous aide à éviter la procrastination, à rester motivé et à gérer correctement votre temps.

Malheureusement, peu d’entre nous ont le contrôle total de leurs journées. Au lieu de cela, vous avez besoin de quelque chose de flexible. Vous avez besoin d’un modèle d’horaire quotidien.

Dans ce guide, nous allons couvrir comment les fondateurs, les créatifs et les penseurs profonds qui ont le plus de succès utilisent une approche templée de leur journée pour rester concentrés, organisés et productifs (et comment vous pouvez faire de même avec votre journée !)

Comment faire un planning quotidien efficace en 5 étapes

1. Débutez votre journée par votre travail le plus important
2. Calculez votre planning quotidien parfait en fonction de votre « courbe de productivité » personnelle

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3. Utilisez le « blocage du temps » pour passer de la réactivité au contrôle de votre temps
4. Définissez votre disponibilité au minimum que vous pouvez (10-15 minutes)
5. Suivez votre flux (de tâches et d’énergie)
6. BONUS : Faites un audit régulier de votre calendrier pour dégager les temps morts

Prêt à vraiment reprendre le contrôle de votre temps ? RescueTime est l’outil de suivi du temps et de productivité le plus puissant au monde. Découvrez comment il peut vous aider et inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui !

Démarrez votre journée avec votre travail le plus important

Les personnes qui réussissent le mieux font systématiquement leur travail le plus important en premier.

Cela peut vouloir dire « avaler une grenouille » (c’est-à-dire éliminer votre tâche la plus difficile) ou bloquer du temps pour un travail significatif avant toute autre chose. Ce qu’ils ne font pas, c’est commencer la journée avec des distractions, des déclencheurs émotionnels et du stress (c’est-à-dire les e-mails, les médias sociaux et Slack).

Comme l’explique Shane Parrish, fondateur de Farnam Street :

« Si je me levais le matin et que la première chose que je faisais était de vérifier les e-mails, je permettrais aux autres de dicter mes priorités pour la journée. »

Il y a une tonne de grands exemples de cela dans la pratique, mais l’un de mes préférés vient du fondateur et universitaire Kevin Taylor, qui fixe des blocs de temps quotidiens récurrents pour écrire le matin :

Comme l’explique Taylor :

« Si vous êtes comme la plupart, vous programmez d’abord ce que les autres exigent de vous et ne cherchez que plus tard des créneaux vides dans le calendrier où vous pourriez « caser » ce qui est important pour vous. (Bonne chance pour trouver du temps de concentration dans ce type de calendrier  » conçu de manière réactive « .)

« Au lieu de cela, inversez le paradigme en programmant d’abord ce qui est important pour vous. »

S’engager de manière récurrente envers soi-même dès le matin commence votre journée avec la bonne intention et garantit que, quoi qu’il arrive d’autre, vous avez fait quelque chose de significatif.

Mais peut-être encore plus important, c’est généralement le moment le plus efficace de votre journée. Pour la plupart des gens, leur énergie est naturellement plus élevée le matin et il y a moins de distractions, ce qui signifie que vous pouvez vraiment creuser dans un travail important.

Selon Alex Pang, auteur de Rest : Why You Get More Done When You Work Less :

« Deux heures où vous pouvez vraiment vous plonger dans le problème donnent des solutions qui vont être meilleures que si vous passiez 10 heures fragmentées par des réunions et rebondissant sur des canaux Slack. »

Faire des progrès comme cela a un effet domino de motivation et de productivité qui vous porte pendant le reste de la journée.

Si vous voulez un outil pour vous aider à vous engager dans ce temps, essayez l’intégration du calendrier RescueTime. Il suffit d’ajouter #focustime au titre de votre bloc matinal sur votre modèle de calendrier quotidien et tous les sites Web distrayants (comme les médias sociaux, les nouvelles et les divertissements) seront bloqués pendant toute la durée de celui-ci.

Enfin, vous n’avez pas toujours besoin de savoir exactement ce que vous allez faire pendant ce temps. Il suffit de consacrer vos meilleures heures à un travail significatif.

Constituez votre emploi du temps quotidien parfait en fonction de votre « courbe de productivité »

La raison pour laquelle la plupart des personnes qui réussissent consacrent leurs premières heures de la journée à un travail significatif est que c’est à ce moment-là que leur niveau d’énergie est le plus élevé. Cependant, avec un peu de travail, vous pouvez utiliser cette même approche pour faire correspondre le reste de votre modèle d’horaire quotidien à vos niveaux d’énergie.

Nous passons tous par des flux et reflux d’énergie tout au long de la journée grâce à quelque chose appelé notre rythme circadien. Il s’agit d’une horloge interne qui envoie notre esprit et notre corps à travers des moments de vigilance et de somnolence.

La clé d’un modèle d’horaire quotidien réussi est de faire correspondre vos niveaux d’énergie au type de travail que vous faites.

Lorsque notre énergie est faible, nous sommes moins créatifs, nous avons plus de mal à prendre des décisions et nous sommes plus facilement stressés et débordés. D’autre part, des études montrent que nous sommes jusqu’à 500% plus productifs lorsque notre énergie est élevée et que nous pouvons nous mettre dans un état de flux.

Alors, comment découvrir quand vos niveaux d’énergie sont naturellement plus élevés et plus bas au cours de la journée ?

Expérimentez avec votre rythme circadien

La majorité des gens suivent un rythme circadien similaire tout au long de la journée.

Après le réveil et la sortie de notre inertie du sommeil, nos niveaux d’énergie commencent à augmenter naturellement. Vers 10 heures du matin, nous avons atteint nos niveaux de concentration maximums qui se prolongent jusqu’à une baisse d’énergie naturelle après le déjeuner, entre 13 et 15 heures.

Dans l’après-midi, nos niveaux d’énergie augmentent à nouveau jusqu’à ce qu’ils retombent quelque part entre 21 et 23 heures, lorsque la plupart d’entre nous vont se coucher.

Donc, par exemple, vous pourriez créer un modèle d’horaire quotidien qui suit ce modèle :

• Travail à haute énergie jusqu’à environ midi
• Appels, réunions et courriels de 1 à 3
• Temps libre pour les tâches urgentes ou plus de réunions jusqu’à la fin de la journée

C’est un assez bon début, mais que faire si cela ne fonctionne pas pour vous ou si vous voulez être plus précis ?

Utilisez vos données de productivité personnelles pour tracer votre « courbe de productivité »

Au lieu de vous fier à l’autodéclaration ou au suivi de l’humeur, il est beaucoup plus facile (et plus précis) d’utiliser un outil de suivi du temps comme RescueTime pour recueillir automatiquement des données pour vous.

Après avoir recueilli un peu de données, votre tableau de bord RescueTime vous montrera les applications, les outils, les sites Web et les projets sur lesquels vous passez du temps, les moments où vous êtes productif (ou distrait), ainsi que les tendances de vos activités, et plus encore.

Pour notre cas d’utilisation, le rapport sur les tendances de productivité sur une semaine montrera quand vous êtes le plus susceptible d’être productif vs distrait un jour donné. Cela se trouve sous Rapports > Productivité > Heure de la journée.

En regardant ce rapport, nous obtenons une tendance quotidienne claire de la productivité et de la distraction, de sorte que nous pouvons créer un modèle d’horaire quotidien qui correspond :

• Un temps concentré et tête baissée pendant les heures de pointe
• Des réunions, des appels et des courriels lorsque les niveaux d’énergie sont bas
• Des pauses lorsque vous êtes le plus susceptible de faire un creux

En substance, vous passez de la planification de votre journée en fonction du temps à la planification en fonction de votre énergie.

(Consultez notre guide complet sur la façon de trouver vos heures les plus productives ici !)

Utilisez le « blocage du temps » pour passer de la réactivité au contrôle de votre temps

Votre courbe de productivité est une carte de la façon dont vous pouvez remplir une journée complète dans votre modèle d’horaire quotidien.

Ce n’est pas la même chose que l’emploi du temps quotidien de l’Overscheduler qui remplit ses journées avec les priorités des autres. Il s’agit plutôt d’un modèle indiquant à quel moment vous êtes le plus apte à effectuer certains types de travail.

Un exemple de ce type de modèle d’emploi du temps quotidien en pratique est ce que la designer Jessica Hische appelle son « Ultraschedule » :

Ce modèle d’emploi du temps quotidien est comme un squelette sur lequel vous construisez votre semaine. Et si vous le faites correspondre à votre courbe de productivité quotidienne, vous savez que vous êtes aussi productif que possible avec votre temps.

Pour Hische, cela signifiait garder le lundi comme « jour d’administration » pour les appels et les réunions régulières, tout en réservant du temps le mercredi et le vendredi pour le « travail analogique »:

« Il y a des moments programmés pendant lesquels je peux être complètement immergé dans le courrier électronique et, pour le reste de la journée, je me force à l’ignorer. Surtout, il y a des blocs de temps programmés où mon wifi sera éteint. »

L’une des meilleures parties de cette approche est qu’elle vous aide à visualiser votre journée de travail idéale – une compétence importante que peu d’entre nous pratiquent, selon l’auteur Ryan Holiday :

« Tant de gens ont de grands objectifs pour l’avenir. Je pense qu’il est préférable de savoir à quoi ressemble votre journée parfaite. Ensuite, vous pouvez vous demander avec chaque opportunité et chaque choix : est-ce que cela me rapproche ou m’éloigne ? »

L’impact n’est pas seulement que vous savez ce que vous devriez faire, mais que cela vous aide à dire non aux choses qui vous éloignent de votre journée idéale. Comme l’explique le designer Brad Frost :

« Accepter une invitation à une réunion nécessite que je prenne du temps sur autre chose, et maintenant cela est réellement visualisé. »

Vous pouvez utiliser une technique appelée Time Blocking pour créer votre propre modèle de planning quotidien comme celui-ci. Consultez notre guide étape par étape ici.

Définissez votre disponibilité au minimum que vous pouvez (10-15 minutes)

Avec votre modèle de matinée et d’horaire quotidien significatif défini et adapté à votre courbe de productivité, la question suivante est la suivante : comment intégrer les inévitables tâches, rendez-vous, réunions et responsabilités qui se glissent et bouleversent votre horaire quotidien ?

Un horaire quotidien idéal protège votre temps. Pour le vice-président des produits de Facebook, Fidji Simo, cela signifie changer la durée par défaut des réunions au minimum possible :

« Beaucoup de gens ne vérifient pas pour savoir combien de temps devrait être alloué de manière réaliste à quelque chose. Ils se contentent par défaut de 30 minutes pour une petite conversation et de 60 minutes pour une conversation plus importante. Cela contribue à ce que les calendriers ressemblent à du gruyère. »

Au lieu de cela, Simo fixe la durée minimale des réunions à 10-15 minutes (Elon Musk divise de manière célèbre sa journée entière en morceaux de 5 minutes). De cette façon, c’est à la personne qui organise la réunion de demander plus de temps si elle estime en avoir besoin.

Ainsi, c’est à vous et à l’organisateur de la réunion de décider du temps dont vous avez réellement besoin. (Ce qui est un excellent point de départ pour réparer notre obsession des réunions).

Simo recommande également de définir des tampons autour de vos heures de réunion, ainsi que de réserver des créneaux ouverts intentionnels dans votre journée pour les surprises de dernière minute. De cette façon, vous ne faites pas preuve de naïveté face aux distractions auxquelles vous serez forcément confronté.

Dans Google Agenda (ainsi que dans de nombreuses autres applications d’agenda), vous pouvez même modifier la durée par défaut des réunions et ajouter des tampons automatisés.

Une journée efficace n’est pas régie par la tyrannie de la réunion de 60 minutes. Comme l’explique Simo :

« Je suis plus concentré lorsque je fixe mon propre ordre du jour par rapport à lorsque je laisse les autres fixer mon ordre du jour. »

Suivez votre flux (à la fois de tâches et d’énergie)

Lorsqu’il est fait correctement, votre programme quotidien devrait vous donner de l’élan, et non vous en priver.

Cependant, nous oublions souvent de penser à notre état d’esprit lorsque nous programmons des réunions, des événements ou des tâches. Pourtant, pensez au saut cognitif qu’il faut pour passer d’un exercice de réflexion profonde comme le codage d’une nouvelle fonctionnalité à des appels de rattrapage quotidiens.

Selon l’American Psychology Association, se remettre de tâches décalées comme celle-ci peut prendre près de 40 % de notre temps productif.

Alors que nous avons déjà parlé de l’importance de protéger votre flux d’énergie (et d’adapter les bonnes tâches à vos niveaux d’énergie), vous devez également être conscient de votre flux de tâches.

Nos cerveaux prennent du temps pour entrer dans le flux d’une tâche. Mais une fois qu’il est échauffé, il est plus facile de continuer et de rester motivé.

Pour l’auteur Paul Jarvis, cela signifie « découper » sa journée par activités. Un après-midi peut être consacré uniquement à l’écriture, tandis qu’une matinée peut être consacrée au support client.

« Plus vous pouvez vous concentrer sur un seul type de tâche, plus vous pouvez l’accomplir rapidement. Ainsi, regrouper toute l’écriture que je dois faire dans une matinée signifie que je peux écrire 5-6 articles d’un seul coup. »

C’est aussi ce que Y Combinator Paul Graham appelle le « Maker Time » – les longues étendues de temps nécessaires pour travailler sur des tâches cognitivement exigeantes comme l’écriture ou le codage (par opposition au Manager Time, qui est découpé en courts segments).

Alors que vous remplissez votre modèle de planning quotidien avec vos tâches et vos to-dos, essayez de regrouper les tâches similaires. Et quand vient le moment de faire réellement le travail, assurez-vous d’être concentré et libre de toute distraction.

Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à soutenir votre flux de tâches. L’auteur de Four Hour Work Week, Tim Ferriss, met son téléphone en mode avion 80 % du temps. Alors que la fonction FocusTime de RescueTime peut bloquer les sites de distraction et les notifications pour vous faire dérailler.

Personnellement, j’aime utiliser FocusTime pour les sessions Pomodoro où je travaille intensément pendant 25-30 minutes, puis je fais une courte pause.

BONUS : Faites un audit régulier de votre calendrier pour dégager les temps morts

Enfin, ce modèle de planning quotidien ne signifie rien si votre calendrier est déjà rempli de réunions et de tâches récurrentes.

La plupart des gens utilisent leur calendrier comme un outil tourné vers l’avenir pour planifier ce qui va arriver. Mais c’est aussi un excellent outil de réflexion. Un audit de calendrier est un exercice simple où vous passez en revue et vérifiez les obligations passées.

Tous les trois mois, la vice-présidente des produits de Facebook, Fidji Simo, fait un audit de son calendrier pour savoir :

• Le temps qu’elle a passé sur chaque projet
• Comment son temps a été divisé en rencontrant des leaders individuels par rapport aux grandes réunions
• Le pourcentage de temps qu’elle a passé à recruter par rapport à la gestion et à la construction

Avec ces données en main, elle peut voir si le temps passé correspond à ses intentions. Et si ce n’est pas le cas, elle ajuste.

« Toutes les autres choses sur mon calendrier étaient moins importantes mais prenaient plus de temps pour des raisons d’héritage.

« Il y avait des réunions récurrentes qui ne nécessitaient plus ma présence, des réunions pour prendre des décisions sur des sujets moins importants, etc… »

L’intégration du calendrier de RescueTime vous donne un aperçu rapide du temps que vous passez à travailler chaque jour, du temps total de réunion, de votre productivité moyenne et si vous atteignez vos objectifs quotidiens ou non.

Regardez votre planning hebdomadaire ou mensuel dès maintenant. Combien de ces réunions récurrentes pourraient être raccourcies ou supprimées ?

Vos engagements en termes de temps correspondent-ils à vos objectifs ?

Si ce n’est pas le cas, il est temps de reprendre ces heures.

Enfin, gardez tous vos engagements en termes de temps au même endroit

Cela peut sembler être une bonne idée de séparer vos calendriers personnels et professionnels, mais cela ne fait qu’attirer les problèmes lorsque les engagements se chevauchent. Au lieu de cela, utilisez un code de couleur pour différencier les activités ou créez un calendrier différent « modèle » pour garder les choses propres.

Vous pouvez considérer votre calendrier comme un grand bocal vide. Chaque tâche que vous ajoutez – qu’elle soit personnelle ou professionnelle – remplit l’espace. Et si vous pouvez attribuer différents niveaux d’importance aux tâches, votre calendrier ne le fait pas.

Une heure est une heure, peu importe à quoi vous la consacrez.

Prêt à reprendre véritablement le contrôle de votre temps ? RescueTime est l’outil de suivi du temps et de productivité le plus puissant au monde. Découvrez comment il peut vous aider et inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui !