Comment gagner votre chemin dans la culture d’entreprise japonaise

Comprendre les subtilités de la culture d’entreprise japonaise n’est pas une blague. Cet article est destiné aux employés non-japonais qui veulent se connecter avec leurs collègues japonais. Si vous voulez exceller en tant que membre d’une « kaisha » (mot pour « entreprise » en japonais), vous devez comprendre le contexte social et culturel derrière la culture d’entreprise japonaise.

Nous couvrirons le concept de « la manière japonaise de travailler », certaines des philosophies et des outils de communication, ainsi que quelques conseils pour les employés non-japonais. Ainsi, nous espérons qu’à la fin de cet article, vous saurez comment gagner votre chemin dans la culture d’entreprise japonaise.

LA MANIÈRE DE TRAVAILLER JAPONAISE

Pour un Japonais, travailler ne consiste pas seulement à recevoir un salaire en échange de l’exécution de tâches. C’est un véritable dévouement envers l’entreprise pour laquelle on travaille, qui en retour accorde un emploi à vie à tous ses employés, ou du moins c’est ainsi que cela se passait dans les années 60 et 70.

Cet état d’esprit qui consiste à mettre son cœur et son âme dans un travail afin d’exceller pour le bien de toute l’entité vient du shintoïsme, du confucianisme et du bouddhisme. Même si les choses évoluent lentement avec le temps, on ne peut s’empêcher de remarquer les retombées de cet héritage culturel sur la culture d’entreprise japonaise. Tout, de la façon dont les relations sont développées au niveau de qualité du produit ou du service final et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, est affecté.

Certains exemples de la méthode de travail japonaise sont :

Kikubari

Empathie, altruisme, esprit communautaire.

Il n’y a pas de traduction directe pour ce terme, mais les mots ci-dessus devraient vous aider à avoir une idée du sens qu’il véhicule. Être conscient des besoins des gens et y répondre avant qu’ils ne le demandent fait partie de l' »omotenashi » japonais ou de l’hospitalité.

Top-Notch Quality

Réaliser le meilleur à votre première tentative peut sembler être la manière japonaise (surtout si vous avez déjà été enseignant ici). N’oubliez pas que vous ne pouvez pas atteindre la perfection sans adopter une approche par essais et erreurs. Une approche pas à pas qui vous fait apprendre de vos erreurs (même si vous devez vous excuser de les avoir faites) est importante dans la culture japonaise, où faire ces erreurs est non seulement acceptable mais nécessaire pour s’améliorer.

Service Zangyou – Travail supplémentaire

Ne partez que lorsque vous vous sentez accompli et comme si vous aviez tout donné. Rester de longues heures vous permet d’apprendre davantage et d’atteindre la perfection. Cependant, dans certaines circonstances, vous n’avez pas à faire d’heures supplémentaires, même si on vous le demande. Comme il s’agit d’un sujet délicat et vaste, nous avons un article séparé Heures supplémentaires non rémunérées au Japon, qui l’aborde, où vous pouvez trouver quelques conseils utiles.

Gemba

Le terme Gemba signifie « le lieu réel », ou le lieu où le travail est effectué ou la valeur est créée. Pour obtenir des réponses, vous devez vous rendre sur le lieu réel, obtenir les faits réels, demander et apprendre. Ce que cela signifie dans un environnement d’entreprise, c’est que vous pouvez gagner la confiance de vos supérieurs si vous « allez au gemba ».

Prouvez leur montrer que vous êtes responsable et allez directement vérifier par vous-même quel est le problème là où cela compte le plus. Ainsi, vous ne tomberez pas dans l’erreur de ne regarder que les résultats et d’évaluer superficiellement ce qui s’est passé. Au contraire, vous aurez la possibilité de comprendre la source réelle du problème. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce concept, vous pouvez consulter l’article intitulé « Qu’est-ce que le Gemba : Définitions et outils », qui décrit comment les « promenades Gemba » sont effectuées dans un contexte commercial.

Comment ces concepts se traduisent-ils dans les processus organisationnels internes ?

5S

Ce système de contrôle aide les employés à se mettre en place pour réussir.

Comment ?

En structurant une série de meilleures pratiques pour garder l’environnement de travail rentable et efficace, ou mieux, prêt, comme une toile blanche, pour un processus de prise de décision fluide et sûr.

5S signifie : « Trier », « Mettre en ordre », « Briller », « Standardiser » et « Maintenir ». Il permet aux entreprises d’identifier les éléments nécessaires dans l’espace de travail, de les stocker ou de les disposer de manière efficace, de maintenir la zone impeccable, de créer une normalisation et enfin de revoir et de maintenir chaque processus. Si vous voulez creuser le sujet, jetez un coup d’œil à cet article sur Comment mettre les 5S au travail.

PDCA

PDCA est un acronyme qui signifie « Plan », « Do », « Check » et « Action ». Son objectif est d’assurer la maîtrise des processus et de créer une amélioration constante. Son application est valable dans n’importe quel environnement, entreprise et rôle.

« Planifier » consiste à fixer des objectifs en accord avec l’intérêt de l’entreprise, créer un plan d’action et un calendrier pour agir sur ces actions.

« Faire », aussi simple que cela puisse paraître, consiste à mettre en action votre planification, tout en faisant les ajustements appropriés.

Après cela, on procède à une « Vérification » des étapes précédentes.

Enfin, au stade de l' »Action », vous devez agir sur le résultat de votre évaluation.

Kaizen

La façon dont une entreprise japonaise se développe est par de petits pas quotidiens. Pas besoin d’une révolution. On préfère plutôt une amélioration régulière et constante pour augmenter la rentabilité et créer un environnement de travail meilleur et plus sûr.

Cette approche est appliquée à tous les niveaux de l’entreprise, d’un simple poste de travail à un processus entier. Chacun en est responsable, de l’employé de bureau au PDG. Tous les employés sont engagés dans l’amélioration de l’entreprise. Ce concept a été appliqué dans de nombreux domaines pour améliorer les processus standardisés. L’un des aspects qu’il aborde est la réduction du gaspillage, quel qu’il soit. Comme, la surproduction, les temps morts, les mouvements excessifs et l’utilisation excessive des ressources.

Un outil pour la communication : Horenso

Le dernier acronyme dont je vais parler est probablement la connaissance la plus prisée que vous devez maîtriser pour obtenir un ticket d’entrée dans une intégration en douceur dans la culture d’entreprise japonaise.

Contrairement à ce que font les entreprises occidentales, les entreprises japonaises ne mettent pas en place des processus ni n’attribuent des rôles spécifiques aux employés à travers lesquels l’information circule de manière préétablie et réglementée. Cet écosystème est basé sur la confiance mutuelle, l’harmonie et la participation volontaire. Ainsi, le partage de l’information se fait de manière transparente via l’interaction humaine plus que par le biais de courriels ou de réseaux sociaux d’entreprise.

Horenso est un terme qui englobe trois outils de communication utilisés dans la culture d’entreprise japonaise : Hokoku, Renraku et Sodan.

Hokoku

Rapport de l’état actuel de vos tâches ou des changements récents apportés à votre projet. Cela fait partie du concept d’aide mutuelle et de coopération que j’ai mentionné précédemment. Non seulement cela, mais cela peut être une bonne occasion pour vous de recevoir un conseil précieux de votre superviseur. Sans compter que ce rapport verbal et écrit constant renforce la confiance mutuelle.

Renraku

Constituer des éléments d’information pour combler les vides. Il peut s’agir de n’importe quoi, de petits éléments de connaissance que vous capturez en parlant à vos collègues, de détails d’une réunion à laquelle votre collègue n’a pas assisté, d’histoires intéressantes ou de tout ce qui peut être utile ou apporter un éclairage supplémentaire à vos collègues. Partagez toujours toute information utile!

Sodan

Recherche de conseils pour résoudre un problème. Demandez à votre superviseur de réfléchir avec vous et assurez-vous que le problème que vous essayez de soulever a de l’importance pour l’entreprise de la même manière qu’il en a pour vous, rappelez-vous qu’il s’agit toujours d’une aide mutuelle !

Conseils pour les employés non japonais

Développez des relations

Mêlez-vous à vos collègues avant et après le travail.

Créer des liens qui vont au-delà de l’environnement de travail est fondamental pour faire partie d’une entreprise japonaise. Bien sûr, surtout au début, la communication peut être difficile, car il se peut que vous ne soyez pas en mesure de parler japonais dès votre arrivée au Japon. Vous trouverez des conseils sur la manière de surmonter les barrières linguistiques sur votre lieu de travail dans un autre article de notre blog. Profitez de toutes les initiatives après le travail, des dîners et des nomikai, c’est-à-dire des soirées alcoolisées de l’entreprise, pour approfondir vos liens avec vos collègues.

Prenez l’habitude des réunions fréquentes

Une fois que vous commencerez à travailler pour une entreprise japonaise, vous vous retrouverez à assister à plus de réunions que prévu. Même si cela peut vous sembler être une perte de temps, c’est un moment important pour vos collègues pour partager des informations. Chaque détail est examiné pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Une fois que cela est fait, la mise en œuvre peut se dérouler rapidement et en douceur.

« Ohayou Gozaimasu » & »Otsukare Sama Desu »

Dire un bonjour à haute voix ou « Ohayou Gozaimasu » est important pour commencer votre journée et communiquer avec vos collègues.

Qu’en est-il lorsque vous quittez le bureau ?

Utilisez les formules suivantes pour faire savoir où vous êtes. Si vous partez avant vos collègues, vous devez dire « Osakini Shitsurei Shimasu » qui signifie « Je suis désolé de partir plus tôt que vous ». Au contraire, si vous partez en fin de journée, dites simplement « Otsukare Sama Desu », ce qui peut être traduit approximativement par « J’espère que vous n’êtes pas trop fatigué ». Dans les deux cas, vous recevrez un chaleureux « Otsukare Sama » en retour.

Apologuez, beaucoup !

Il n’y a aucune honte à s’excuser, bien au contraire, c’est un signe d’intégrité et de courage. N’essayez pas de justifier vos erreurs, prenez l’entière responsabilité de votre projet et de vos tâches. Vous gagnerez le respect de tous.

Montrer de l’appréciation

En tant que société collective, l’entraide est fondamentale pour le bien-être de chacun. « Arigatou Gozaimasu » est une façon d’être reconnaissant pour le karma que vous avez échangé avec la personne qui vous a aidé. N’oubliez pas non plus de mentionner ce pour quoi vous êtes reconnaissant ; aide, encadrement, gentillesse, ne laissez pas votre appréciation paraître vide. Dans la culture japonaise est très important de préciser ce pour quoi vous êtes reconnaissant.

To Wrap up

En aucun cas ce petit guide ne se veut exhaustif. En fait, je vous encourage à « faire vos devoirs » et à faire des recherches supplémentaires sur la culture d’entreprise japonaise. Si vous souhaitez approfondir les traditions japonaises, le comportement quotidien attendu des employés japonais et même dialoguer avec des exemples de situations courantes dans les bureaux des entreprises au Japon, en japonais et en anglais, jetez un coup d’œil à Winning Together at Japanese Companies de Takashi Kawatani. Ce petit guide m’a beaucoup aidé durant mes premiers mois dans une entreprise japonaise.

Vous travaillez dans une entreprise japonaise ? Comment s’est déroulée votre expérience jusqu’à présent et quels conseils donneriez-vous à d’autres personnes dans la même situation ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.

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