Conseils de sécurité pour les Google Docs
Les Google Docs sont des outils formidables pour collaborer avec les collègues et les collaborateurs, mais ils peuvent créer certaines situations indésirables si des informations sensibles sont partagées par inadvertance de manière inappropriée. Vous pouvez souhaiter limiter les options de partage pour l’ensemble de votre domaine afin de réduire ces situations. Pour ce faire, vous devrez vous rendre sur le panneau de configuration de G Suite.
Pour accéder au panneau de configuration (notez que vous aurez besoin de droits de super administrateur de domaine), cliquez sur l’icône de l’engrenage dans votre boîte de réception Gmail, puis sélectionnez « Gérer ce domaine ». Sélectionnez l’onglet ‘Paramètres’ et choisissez ‘Drive et Docs’. Sous ‘Options de partage’, vous pouvez choisir les paramètres qui correspondent le mieux aux besoins de votre domaine.
Exploration des paramètres de partage
Si vous ne souhaitez pas limiter le partage à travers le domaine, vous devez éduquer les utilisateurs sur les différentes options de partage pour vous assurer qu’ils sélectionnent les paramètres appropriés.
Privé
Un document partagé en privé n’est accessible que par le propriétaire ou le créateur des documents et les autres ne peuvent pas rechercher l’élément.
Avec le domaine
Un document partagé au sein du domaine peut être trouvé par toute personne du domaine par le biais d’une recherche.
A l’intérieur du domaine avec un lien
Un document partagé à l’intérieur du domaine avec un lien ne permet qu’aux utilisateurs possédant le lien du document d’accéder à ce dernier.
Tout le monde avec le lien
Partager un document à tout le monde avec le lien permettra à toute personne ayant reçu le lien du document d’accéder et de visualiser le document.
Public sur le web
Un document partagé publiquement sur le web signifie que tout le monde peut trouver (par la recherche), accéder et lire l’élément. Il s’agit bien sûr du paramètre de partage le moins sécurisé.
Outils de sécurité Google Docs plus granulaires
Si vous souhaitez restreindre les paramètres de partage de documents pour un certain utilisateur ou groupe d’utilisateurs, vous aurez besoin d’un outil de sécurité cloud tiers comme BetterCloud.
