Compléter le formulaire I-9, vérification de l’éligibilité à l’emploi, nécessite de recueillir des informations personnelles sur les employés. Les employeurs doivent garder cela à l’esprit lorsqu’ils déterminent comment conserver et stocker le formulaire I-9 rempli et toute documentation correspondante afin que les informations personnelles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Vous devez stocker le formulaire I-9 rempli et toute documentation correspondante, comme les copies de documents, d’une manière qui correspond aux besoins de votre entreprise et à l’obligation de mettre le formulaire I-9 à disposition pour inspection. Ne postez pas les formulaires I-9 à l’USCIS ou à l’U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Comment stocker le formulaire I-9:
- Sur place ou dans une installation de stockage hors site
- Dans un seul format ou une combinaison de formats, tels que :
- papier
- microfilm ou microfiche
- électronique
Les agents du ministère de la Sécurité intérieure, les employés de la section des droits des immigrants et des employés (IER) du ministère de la Justice et les employés du ministère du Travail peuvent demander à inspecter ces formulaires.
Quoi que vous choisissiez de stocker vos formulaires I-9, vous devez être en mesure de les présenter aux représentants du gouvernement pour inspection dans les 3 jours ouvrables suivant la date à laquelle les formulaires ont été demandés.
Le formulaire I-9 contient des informations personnelles sur les employés. Lors du stockage de ces formulaires (quel que soit le format que vous choisissez), l’USCIS recommande aux employeurs de fournir des garanties adéquates pour protéger les informations des employés.
Stockage du formulaire I-9 papier original
Les employeurs qui choisissent de conserver des copies papier des documents que leurs employés présentent peuvent les stocker avec le formulaire I-9 de l’employé ou avec les dossiers des employés. Cependant, l’USCIS recommande aux employeurs de conserver le formulaire I-9 séparément des dossiers du personnel afin de faciliter une demande d’inspection.
Conserver le formulaire I-9 sur microfilm ou microfiche
Les employeurs peuvent conserver des copies du formulaire I-9 original et signé sur microfilm ou microfiche. Choisissez un support de film qui préservera l’image et permettra son accès et son utilisation pendant toute la période de conservation.
Le microfilm ou la microfiche doit :
- Disposer d’un haut degré de lisibilité et d’intelligibilité lorsqu’il est affiché sur un lecteur (visionneuse) ou reproduit sur papier ; et
- Comprendre un index détaillé de toutes les données afin que tout enregistrement particulier puisse être consulté immédiatement.
Si un agent avise un employeur d’une inspection, celui-ci doit fournir le microfilm ou la microfiche et un lecteur-imprimante qui :
- présente des caractéristiques de sécurité;
- est en état de propreté, correctement entretenu et en bon état de fonctionnement ; et
- est capable d’afficher et d’imprimer une page complète d’information.
Une fois que les employeurs ont conservé un formulaire I-9 sur microfilm ou microfiche, ils peuvent détruire les originaux papier.
Stockage du formulaire I-9 électroniquement
Les employeurs peuvent utiliser un système papier, un système électronique ou une combinaison de systèmes papier et électronique pour stocker le formulaire I-9. Un système de stockage électronique doit :
- Inclure des contrôles pour garantir l’intégrité, l’exactitude et la fiabilité du système de stockage de la génération électronique.
- Inclure des contrôles pour détecter et prévenir la création, l’ajout, l’altération, la suppression ou la détérioration non autorisés ou accidentels d’un formulaire I-9 stocké et rempli électroniquement, y compris la signature électronique, si elle est utilisée.
- Inclure des contrôles pour assurer une piste d’audit afin que toute altération ou modification du formulaire depuis sa création soit stockée électroniquement et puisse être consultée par une agence gouvernementale appropriée inspectant les formulaires.
- Inclure un programme d’inspection et d’assurance qualité qui évalue régulièrement le système de génération ou de stockage électronique, et comprend des vérifications périodiques du formulaire I-9 stocké électroniquement, y compris la signature électronique, si elle est utilisée.
- Inclure un index détaillé de toutes les données de sorte que tout enregistrement particulier puisse être consulté immédiatement.
- Produire un degré élevé de lisibilité et d’intelligibilité lorsqu’il est affiché sur un terminal à affichage vidéo ou reproduit sur papier.
