Créer des états financiers

Les quatre états financiers de base sont l’état des résultats, l’état des bénéfices non répartis, le bilan et l’état des flux de trésorerie. En raison de la complexité de l’état des flux de trésorerie, vous pouvez trouver des informations sur cet état dans un post séparé. Notre objectif ici est d’avoir une idée de base de ce qui se trouve dans chacun des états et de l’objectif de chaque état.

La première chose que vous devez faire en commençant tout état est le titre. L’en-tête indique au lecteur ce qu’il regarde. L’en-tête de tous les états est le suivant :

Nom de la société
Nom de l’état
Date

La date peut être un peu délicate mais nous en discuterons dans le contexte de chacun des états.

Vous devez préparer les états financiers dans un ordre particulier :

1. État des résultats
2. État des bénéfices non répartis
3. Bilan
4. Flux de trésorerie

La raison en est que vous aurez besoin des informations de l’état précédent pour remplir le suivant. Vous verrez le flux d’informations lorsque nous compléterons un exemple. Il est important de noter que vous n’utiliserez chaque chiffre de la balance de vérification qu’une seule fois. Une fois qu’un chiffre a été utilisé, il ne sera plus utilisé. Remarquez que je n’ai pas écrit qu’une fois que vous avez utilisé un compte, vous ne l’utiliserez plus. Il y a un compte qui sera utilisé sur deux relevés différents. Pouvez-vous deviner lequel ?

L’état des résultats

D’après le nom, vous devriez être capable de dire que l’état a quelque chose à voir avec le revenu. Le revenu me fait penser aux recettes, mais quand on travaille avec des entreprises, la plupart d’entre nous pensent au revenu en termes de profit. Le revenu est une bonne chose, mais en fin de compte, les propriétaires de petites entreprises n’ont pas le droit de toucher leur revenu parce qu’ils doivent payer des dépenses. Un autre nom pour le compte de résultat est le compte de profits et pertes. Le format de base du compte de résultat est le suivant : recettes – dépenses = résultat net.

Le compte de résultat est comme un film qui nous raconte tout ce qui s’est passé dans l’entreprise pendant l’année. Il comprend tous les revenus générés et toutes les dépenses engagées. Nous pouvons savoir si l’entreprise a emprunté de l’argent à un moment donné de l’année en regardant les charges d’intérêts. Nous pouvons savoir si l’entreprise est propriétaire ou locataire des locaux qu’elle occupe en examinant les dépenses de loyer. L’entreprise a-t-elle des employés ? Regardez les charges salariales. Le compte de résultat couvre l’ensemble de la période, qu’il s’agisse d’un mois, d’un trimestre ou d’une année. Par conséquent, lorsque vous remplissez le compte de résultat, la date dans l’en-tête doit être Pour le (mois/trimestre/année) terminé le (date). Pour les états financiers générés pour une période d’un an qui se termine le 31 décembre 2013, la date sur l’état des résultats devrait se lire Pour l’exercice terminé le 31 décembre 2013.

Où obtenons-nous l’information pour l’état des résultats ? De la balance de vérification ! J’aime à penser que la balance de vérification est l’amorce de la préparation des états financiers. Voici la balance de vérification utilisée dans le post qui en parle.

La balance de vérification est organisée pour nous aider à préparer les états financiers. Remarquez que les revenus et les dépenses sont listés ensemble pour rendre la préparation de l’état des résultats assez facile.

Remarquez que dans notre état, nous avons listé les revenus en haut. S’il y avait plusieurs comptes de revenus, nous les énumérerions tous, puis nous obtiendrions le total des revenus comme nous l’avons fait pour les dépenses. Nous avons ensuite utilisé notre formule, revenus – dépenses = revenu net pour compléter l’état.

N’oubliez pas qu’il s’agit d’un état des revenus de base. Il existe des formats plus compliqués pour l’état des résultats mais celui-ci est la base de tous les états des résultats.

L’état des bénéfices non répartis

L’état des bénéfices non répartis nous aide à mettre à jour le solde du compte des bénéfices non répartis. Vous remarquerez que nous n’avons pas rempli une seule écriture de journal dans le compte des bénéfices non répartis au cours de ce processus. Nous utiliserons les bénéfices non répartis dans les écritures lorsque nous parlerons des écritures de clôture. Comme nous n’avons pas passé d’écritures dans les comptes de bénéfices non répartis, le solde actuel du compte est celui de l’année dernière. Il n’a pas encore été mis à jour pour refléter le changement pour cette année. L’état des bénéfices non répartis est la première étape de la mise à jour de ce solde.

Les bénéfices non répartis sont le montant des bénéfices que l’entreprise a conservés (retenus) au cours des années où elle a été en activité. Chaque année, l’entreprise génère des bénéfices, également appelés revenus nets. Une partie de ces bénéfices peut être versée aux propriétaires sous forme de dividendes ou de distributions. La différence entre le revenu net et les distributions aux propriétaires est le montant qui est ajouté au solde précédent des bénéfices non répartis. Par conséquent, le format de l’état des bénéfices non répartis est le suivant :

Solde de départ, bénéfices non répartis (de la balance de vérification ajustée)
Plus : revenu net
Moins : Dividendes ou distributions
Egale : Solde de clôture, bénéfices non répartis

Le revenu net provient du compte de résultat et les dividendes ou distributions proviennent de la balance de vérification.

Notez que sur notre balance de vérification, les éléments dont nous avons besoin sont surlignés en bleu. Nous regardons le compte de résultat qui nous indique que notre revenu net est de 29 800 $. Nous avons tout ce dont nous avons besoin pour remplir l’état.

Note : Pour la date de l’état des bénéfices non répartis, nous utilisons « Pour l’exercice clos le 31 décembre 2013 » parce que l’état des résultats est impliqué dans l’état. L’état des bénéfices non répartis couvre toutes les variations des bénéfices non répartis au cours de l’année, tout comme le compte de résultat.

Le bilan

Si vous regardez la balance de vérification, vous remarquerez que les seuls comptes que nous n’avons pas utilisés sont l’actif, le passif et les capitaux propres. Avec un peu de chance, cela vous fait penser à l’équation comptable, qui stipule que Actif = Passif + Capitaux propres. Nous savons que cette équation doit toujours s’équilibrer. Le bilan est essentiellement la représentation de l’équation comptable. Nous montrons sur un état que l’actif est effectivement égal au passif et aux capitaux propres.

Contrairement au compte de résultat et à l’état des bénéfices non répartis, qui nous racontent l’histoire de l’année, le bilan est un instantané des soldes au dernier jour de l’année. C’est comme une photographie plutôt qu’un film. Le bilan ne nous montre pas toutes les fluctuations des soldes tout au long de l’année. Il ne nous montre même pas les soldes les plus élevés et les plus bas de l’année. Il ne nous montre littéralement que le solde du dernier jour. Par conséquent, lorsque nous écrivons la date de la rubrique, nous ne mettons que le dernier jour. Pour l’exemple que nous avons utilisé, nous écrirons « 31 décembre 2013 ». C’est tout. Il n’y a pas de « Pour l’exercice clos » ici parce que ce n’est pas pour l’année entière, c’est juste pour le 31 décembre.

Au début du post, j’ai déclaré que chaque déclaration nécessiterait quelque chose de la déclaration précédente. De quoi avons-nous besoin dans l’état des bénéfices non répartis ? Quel type de compte est celui des bénéfices non distribués ? C’est un compte de capitaux propres, ce qui signifie qu’il doit figurer au bilan. J’ai demandé dans la première section si vous pouviez deviner quel compte est utilisé sur plusieurs états. La réponse est « Bénéfices non répartis », qui apparaît dans l’état des bénéfices non répartis et dans le bilan. Ne prenez pas le solde des bénéfices non répartis de la balance de vérification. Utilisez le solde de clôture de l’état des bénéfices non répartis.

Voici notre bilan de base:

Notez que l’équation s’équilibre. Le montant des bénéfices non répartis est celui de l’état des bénéfices non répartis et non celui de la balance de vérification. Il s’agit d’un bilan de base, non classé. Certains bilans présentent l’actif à court et à long terme, le passif à court et à long terme et une section distincte pour les capitaux propres. Des formes plus complexes de ces états seront abordées dans de prochains billets.

Note : Si votre bilan ne s’équilibre pas, voici quelques éléments à vérifier :

1. Avez-vous utilisé uniquement les produits et les charges dans votre compte de résultat ? Rappelez-vous que vous pouvez tracer une ligne au-dessus de votre premier compte de revenu et que tout ce qui se trouve en dessous de cette ligne doit aller sur le compte de revenu. Seuls les éléments en dessous de la ligne doivent aller sur l’état des résultats.
2. Avez-vous soustrait les dividendes/distributions sur l’état des bénéfices non répartis ?
3. Avez-vous utilisé le solde de fin des bénéfices non répartis sur votre bilan ?

Quelques autres conseils rapides à garder à l’esprit lors de la préparation de vos états.

1. Les dépenses prépayées sont un actif, pas une dépense. Elles vont dans le bilan!
2. L’amortissement cumulé est un contre actif, pas un passif. Il faut le soustraire de l’actif!
3. Les revenus non acquis sont un passif, pas un revenu. Il va sur le bilan!

Utilisez votre balance de vérification comme un guide. Sachez où séparer les comptes et vous serez beaucoup moins susceptible de faire une erreur.

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