Des bons de travail : Définition, exemples et comment remplir les vôtres plus rapidement

La maintenance, bien qu’étant l’une des parties les plus importantes de toute entreprise, a été lente à évoluer. Pour la plupart des entreprises, les bons de travail sont traités de la même manière qu’il y a cinquante ans.

75% des entreprises utilisent encore du papier, des feuilles de calcul, ou rien du tout pour gérer les tâches de maintenance et les bons de travail. Dans un paysage commercial numérique, cela peut créer un goulot d’étranglement qui conduit à des clients mécontents et à des arrêts de production coûteux.

Avec les bonnes solutions logicielles, vous pouvez optimiser votre processus de bons de travail et éliminer les obstacles à la maintenance essentielle qui pourraient empêcher votre entreprise de fonctionner de manière optimale.

Dans cet article, nous allons couvrir ce que sont les bons de travail, présenter des exemples réels et vous montrer comment transformer vos processus pour améliorer l’efficacité de votre entreprise.

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• Qu’est-ce qu’un bon de travail ?
• Qui utilise les bons de travail ?
• Comment Southern Star traite 2 500 bons de travail chaque semaine

Qu’est-ce qu’un bon de travail ?

Un bon de travail est une demande d’exécution d’une tâche donnée qui est officiellement soumise à une entreprise ou un service par un client, ou créée en interne au sein d’une organisation pour un travail à effectuer. Les bons de travail sont généralement créés pour les techniciens de service, la maintenance ou l’inspection, mais peuvent s’appliquer à toute tâche qui doit être réalisée par ou au sein d’une organisation.

Un bon de travail doit être examiné et accepté par le prestataire pour qu’un client reçoive une ETA (ETA vs ETD) et une estimation de coût ou de temps.

De nombreuses industries utilisent des bons de travail pour gérer la maintenance et les réparations. Un bon de travail est souvent le résultat d’une inspection de routine où l’inspecteur trouve des problèmes. Il est distinct du bon de commande, qui détaille le coût exact à payer pour les services rendus.

La solution dépassée : les blocs de bons de travail

Avant la révolution numérique, de nombreuses entreprises traitaient leurs bons de travail à l’aide d’un bloc de bons de travail détachable (déchirable).

Un peu comme ceci :

L’inspecteur ou l’agent d’entretien apportait un bloc-notes comme celui-ci lors des inspections et rédigeait une demande de travail sur place. Les gestionnaires en obtenaient une copie à des fins de comptabilité.

Mais cette époque est révolue.

La solution moderne : le logiciel de gestion des bons de travail

Au lieu d’un bloc physique, les entreprises modernes utilisent un logiciel de gestion des bons de travail pour gérer leurs flux de travail de maintenance.

Avec ce logiciel, votre entreprise peut partager des formulaires de demande privés avec des clients externes ou des travailleurs internes, ainsi que créer facilement de nouveaux bons de travail numériquement.

(Image Source)

Vous pouvez ensuite traiter le bon de travail en ligne et garder la trace de tous les projets dans un tableau de bord unique, ce qui facilite le suivi de tout projet.

Qui utilise les bons de travail ?

Les bons de travail sont utilisés dans de nombreux secteurs d’activité dans lesquels la maintenance continue ou les petits travaux font partie de la relation client. Ils sont utilisés pour simplifier l’accessibilité à ces services et rationaliser la réalisation des tâches.

Au sein d’une entreprise, les bons de travail peuvent provenir en externe des clients ou en interne des techniciens lors d’une inspection.

Par exemple, le client d’une société de gestion d’immeubles peut utiliser un bon de travail pour des demandes de maintenance concernant un évier ou une climatisation cassés.

Dans le secteur de la fabrication, un directeur d’usine peut trouver un bras de robot défectueux et envoyer un bon de travail pour s’assurer que l’usine continue à fonctionner sans problème.

Comment Southern Star traite 2 500 bons de travail chaque semaine

Southern Star est l’un des principaux transporteurs de gaz naturel aux États-Unis. Son gazoduc et ses installations s’étendent sur sept États et sur plus de 5 800 miles.

Lorsqu’il s’agit de gaz naturel, même un seul point d’erreur peut signifier des centaines de milliers (voire des millions) de dollars de perte de revenus et de dommages.

C’est donc naturellement que Southern Star prend la maintenance préventive très au sérieux.

Si sérieusement qu’ils ont une équipe de plus de 250 techniciens travaillant sur la maintenance 24 heures sur 24.

Comme vous pouvez vous y attendre, la programmation et la répartition de l’équipe de Southern Star pour traiter les ordres de travail de maintenance était un obstacle opérationnel majeur. Les gestionnaires examinaient manuellement les tâches de maintenance préventive et tentaient de les faire correspondre aux techniciens disponibles.

Vérifier l’emplacement de chaque technicien, leurs compétences et la priorité des tâches manuellement ralentissait toute l’entreprise, et le coût de ce ralentissement était élevé.

C’est pourquoi ils ont choisi OptimoRoute. Avec OptimoRoute, c’est un processus complètement différent. Avec les qualifications, les horaires et les zones de service définis au niveau du technicien, OptimoRoute a éliminé la majeure partie du travail manuel de planification.

Les planificateurs peuvent simplement importer les ordres de travail et OptimoRoute trouve le meilleur moment pour qu’un technicien qualifié effectue le travail.

OptimoRoute prend même en compte la priorité des ordres, et avec les fonctions de planification hebdomadaire, l’équipe peut facilement planifier jusqu’à cinq semaines à l’avance.

Ceci a aidé l’équipe de techniciens et de répartiteurs de Southern Star à traiter un énorme 100% d’ordres de travail supplémentaires par jour.

Avec une superposition de cartes personnalisées (car une grande partie de la zone du pipeline de Southern Star est un désert éloigné), les capacités d’optimisation des itinéraires d’OptimoRoute ont également aidé les techniciens à se rendre plus rapidement sur leurs lieux de maintenance.

OptimoRoute dispose d’une API robuste que vous pouvez utiliser pour vous intégrer à votre système actuel de gestion des ordres de travail. Vous pouvez importer automatiquement des milliers de commandes avec toutes les informations nécessaires (lieu, type de réparation, outils ou expertise requis, etc.

Vous pouvez même récupérer des données en temps réel sur les tâches effectuées si vous utilisez l’appli OptimoRoute pour suivre la progression.

Découvrez comment OptimoRoute a aidé Southern Star à améliorer sa gestion des bons de travail et son efficacité logistique dans notre ventilation complète.

Pensées finales

Pour une petite entreprise avec seulement quelques clients, le classement et la gestion des bons de travail pourraient ne pas être votre plus gros problème à résoudre.

Mais une fois que vous atteignez une certaine échelle, toute entreprise de service sur le terrain va avoir des difficultés.

Maximiser le nombre de bons de travail que votre équipe existante peut gérer vous aidera à maintenir des marges bénéficiaires saines, à garder les clients heureux et à générer plus de revenus.

OptimoRoute est conçu pour aider à maximiser la productivité de votre main-d’œuvre en éliminant les goulots d’étranglement et en optimisant la répartition et le routage.

Pour voir comment nous pouvons aider votre entreprise, commencez votre essai gratuit aujourd’hui.

FAQs sur les bons de travail

À quoi servent les bons de travail ?

Les bons de travail sont utilisés pour détailler les services requis par un client ou une organisation et attribuer la responsabilité de la réalisation des tâches.

Comment rédiger un bon de travail ?

Pour rédiger un bon de travail, vous devez communiquer une série d’informations spécifiques sur la tâche, le moment où elle sera réalisée et la personne qui la réalise. Les bons de travail contiennent généralement les informations suivantes :

• Nom de l’entreprise
• Adresse de l’entreprise
• Numéro du bon de travail
• Description du travail à effectuer
• Date d’achèvement
• Travailleur affecté à la tâche

Comment devez-vous gérer un bon de travail ?

La façon la plus efficace de gérer les bons de travail est avec une sorte de logiciel de gestion des bons de travail. Ce logiciel automatisera la génération de bons de travail à l’aide d’un modèle et vous permettra de voir et de gérer tous vos bons de travail en suspens et à venir à partir d’une seule vue dans votre tableau de bord.

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