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Qu’est-ce qu’un ordre de modification dans la construction ?

Selon certaines estimations, une moyenne de 35 % des projets subissent au moins un changement majeur tout au long de leur durée de vie. En tant qu’entrepreneur, les ordres de modification peuvent vous donner l’impression d’être coincé entre le marteau et l’enclume. Lorsqu’un ordre de modification est demandé, vous ne pouvez pas dire non à un propriétaire de projet et vous ne pouvez pas simplement ignorer la modification ; vous devez trouver une solution (et rapidement).

À la base, l’ordre de modification est un travail qui est ajouté ou retiré de la portée initiale des travaux, comme convenu dans le contrat signé par le client et l’entrepreneur avant le début des travaux. Cependant, à mesure que les travaux avancent, quelqu’un (soit le propriétaire, soit l’entrepreneur) décide qu’un changement doit être apporté pour tenir compte de facteurs imprévus.

Bien qu’un ordre de modification puisse ressembler à une demande ou à une décision unilatérale, ce n’est pas le cas. En fait, un ordre de modification est une modification du contrat. Comme l’explique Construction Law Today,  » un ordre de modification est un accord bilatéral entre les parties au contrat – un propriétaire et un entrepreneur principal, un entrepreneur principal et un sous-traitant, deux sous-traitants ou plus – pour modifier le contrat. Un ordre de modification représente le consensus mutuel entre les parties sur une modification des travaux, du prix, du calendrier ou d’un autre terme du contrat. »

En tant que tel, un ordre de modification doit être rédigé et approuvé par toutes les parties, ce qui peut prendre du temps, de l’argent et de la patience pour le compléter.

Qu’est-ce que les ordres de modification comprennent généralement ?

Les ordres de modification varient en fonction du projet, des parties prenantes et du changement spécifique nécessaire à l’une ou aux deux parties. Cependant, tous les ordres de modification doivent inclure des informations détaillées, notamment :

• Une description de la modification demandée par rapport au contrat ou à la soumission initiale
• Documentation détaillée de tous les coûts des sous-traitants
• Un résumé par l’entrepreneur des coûts totaux de la modification proposée
• Un énoncé de la base contractuelle de la modification demandée et de son impact sur la date d’achèvement du projet

Quand les ordres de modification de construction se produisent-ils généralement ?

En réalité, les ordres de modification sont si courants qu’ils affectent plus d’un tiers des projets. Par conséquent, vous pouvez raisonnablement vous attendre à rencontrer de nombreux ordres de modification tout au long de votre carrière dans la construction. Malgré cela, un nombre surprenant d’entrepreneurs ne les prévoient pas, ce qui est l’une des causes les plus courantes de dépassement de coûts.

Comme l’explique le Journal of Construction Engineering, « Les diverses raisons des dépassements de coûts et de calendrier de construction dans tout projet comprennent une erreur de conception, une portée inadéquate, les conditions météorologiques, les changements de projet et la sous-estimation du temps nécessaire pour terminer le projet. Les éléments omis dans l’estimation des projets par l’ingénieur en raison d’erreurs de conception ou d’une portée inadéquate entraînent fréquemment des ordres de modification, ce qui augmente le coût ainsi que le délai de livraison. »

Certaines des raisons les plus courantes pour les ordres de modification comprennent :

• Spécifications inexactes dans les conceptions ou le contrat original
• Des dessins ambigus ou inexacts
• Des conditions imprévues sur le chantier, telles que des obstructions qui ne pouvaient pas être prévues
• Des travailleurs ou des matériaux qui n’arrivent pas ou qui arrivent en retard sur le site
• Des budgets et des calendriers défectueux

Bien que vous n’aurez pas à faire face à un ordre de modification sur certains projets, le fait d’être préparé avec une approche rationalisée et normalisée vous assure d’être au moins prêt s’ils se présentent.

Comment se préparer aux ordres de modification ?

Qu’importe ce qui provoque un ordre de modification, si vous voulez vous assurer qu’il n’entraîne pas des retards encore plus coûteux, voire l’échec de votre projet, vous devez mettre en place un processus fiable pour anticiper le pire. Idéalement, vous et votre client précisez dans le contrat initial comment vous allez traiter un ordre de modification. Lorsque vous formalisez le processus, il y a moins de chances que quelqu’un soit surpris ou contrarié par ce qui vient plus tard.

En revanche, si vous choisissez de ne pas spécifier ce qui se passe jusqu’au moment même où le changement est nécessaire, les désaccords qui en résultent peuvent conduire à de l’animosité et même à une rupture de contrat. Personne n’a besoin (ou ne veut) de cela, alors faites plutôt l’effort d’inclure le verbiage nécessaire dans votre contrat à partir de maintenant. Ensuite, lorsque vous devrez modifier le contrat, vous saurez exactement comment le faire en respectant les besoins de toutes les parties.

Comment améliorer la gestion des ordres de modification

Une bonne gestion des ordres de modification permet aux équipes d’atténuer les coûts importants et les perturbations du calendrier dans la construction. Pourtant, pour de nombreuses entreprises de construction, la gestion efficace des ordres de modification est un point de peinture majeur. Empêcher les ordres de modification de se produire et les gérer lorsqu’ils se produisent nécessite un changement de culture et de procédure.

Néanmoins, grâce à l’utilisation appropriée de la technologie dans l’industrie de la construction, à une bonne communication et à de meilleures pratiques de collecte de données, les entreprises de construction peuvent réduire la quantité de temps et d’argent gaspillés sur les ordres de modification.

Meilleurs designs et visualisation

La technologie de modélisation des informations du bâtiment (BIM) est un processus basé sur un modèle qui fournit un aperçu aux architectes, aux ingénieurs et aux concepteurs lorsqu’ils planifient la construction de bâtiments et d’infrastructures. Le BIM aide à la phase de conception en fournissant des visualisations plus précises avant le début de la phase de construction.

De plus, le BIM peut également être relié au terrain pendant la construction. Alors que les changements qui se produisent pendant la construction réelle seront beaucoup plus coûteux que dans la phase de conception, la BIM peut aider à fournir une analyse plus précise de l’impact total. Les outils intégrés à la BIM fournissent également de meilleures données pendant la phase de construction, ce qui permet aux gestionnaires de projet de mieux prévoir comment les changements affecteront l’ensemble du projet.

Améliorer les communications tout au long de la construction

Une bonne communication est essentielle pour les grands projets de construction. De nombreuses entreprises utilisent désormais des logiciels spécialisés pour relier des équipes de parties non connectées et promouvoir la collaboration tout au long du processus de conception et de construction. L’adoption de tels logiciels facilite une meilleure communication à tous les niveaux. Cela permet de s’assurer que tout le monde est au courant des derniers développements. Si un changement se produit, tous les membres de l’équipe sont alertés et peuvent participer à la discussion, ce qui permet d’éviter les erreurs de communication ou les informations manquées qui peuvent entraîner encore plus de retards dans le projet.

Un logiciel spécialisé peut être utilisé pour relier les parties impliquées sur le chantier ou où qu’elles se trouvent. Ceci est crucial pendant la phase de construction lorsque différents membres de l’équipe travaillent à partir de différents sites et environnements. Une documentation accrue du changement améliore également la capacité à gérer les changements futurs et les coûts qui en découlent.

La gestion des documents en nuage ajoute de la visibilité et de la responsabilité à un projet. La gestion des communications électroniques permet également aux entreprises de se débarrasser du suivi manuel des ordres de modification via Excel, le courrier électronique et le papier. Cela garantit que la documentation est disponible instantanément pour toute personne qui en a besoin et accélère la diffusion de l’information pour assurer une efficacité maximale.

Améliorer la gestion des ordres de modification avec plus de données

Une gestion des modifications réussie est souvent un processus de prise de décision. Avec plus d’informations et de données disponibles, les gestionnaires de projet sont mieux à même de minimiser l’impact sur les coûts et le calendrier lorsqu’un ordre de modification survient. Comme nous l’avons mentionné, les logiciels de BIM et de communication améliorent les efforts de collecte de données.

La collecte et la gestion solides des données reviennent à l’utilisation de la technologie et des logiciels appropriés. Les entreprises qui utilisent plusieurs applications disjointes pour gérer leurs données courent le risque de manquer des éléments d’information importants. Lorsque toutes les informations sont disponibles auprès d’une source unique, les chefs de projet sont en mesure de voir la somme totale des données disponibles et de prendre des décisions éclairées sur la base de ces informations. Pour que les données soient mises à la disposition des chefs de projet, tout le monde doit utiliser le même logiciel pour partager ses informations.

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Anticiper les ordres de modification de la construction

Comme vous le savez maintenant, les ordres de modification se produiront à un moment donné sur vos projets, et la pire chose que vous pourriez faire est d’être mal préparé. Au lieu d’adopter une approche défensive, ou pire, de les ignorer complètement, prenez les devants avant que les changements potentiels ne deviennent un problème et anticipez toujours la possibilité d’un changement. Grâce à un processus rationalisé et adapté à votre entreprise, vous réduirez la frustration liée au redoutable ordre de modification et serez en mesure de travailler plus efficacement en cas d’imprévu, ce qui vous permettra de continuer à faire avancer votre projet.