Chaque fois que deux personnes ou plus se rencontrent dans le but de parvenir à un consensus, il y a de fortes chances qu’elles endossent des rôles différents au cours du processus. Cette interaction entre les individus et le groupe constitue une base importante de la dynamique de groupe.
Dans les réunions, le terrain de jeu n’est pas égal. Les participants à la réunion sont souvent influencés par les autres membres du groupe. Des leaders puissants, des participants ayant des préjugés personnels (y compris des différences culturelles) , et des personnalités persuasives peuvent contraindre l’individu ou le groupe et affecter le résultat de la réunion.
Rôles joués dans les réunions
Si les membres du groupe sont cohérents dans leur pensée, concentrés sur la poursuite des objectifs de la réunion, alors tout va bien. Pourtant, tout le monde ne joue pas selon les règles. En tant qu’animateur de réunion, il est utile de connaître l’éventail des rôles que l’on trouve dans les réunions et de reconnaître les acteurs qui les remplissent.
Rôles de maintien
Les actions des participants à la réunion ayant des rôles de maintien visent à créer une atmosphère de soutien, souvent nécessaire si des tensions apparaissent – peut-être en raison d’un désaccord non résolu.
- Soutien, souvent exprimé par des commentaires de soutien, comme « Mary, c’est une excellente idée », ou « Je vois que le marketing et les ventes sont d’accord sur au moins trois des quatre points en discussion » qui peuvent apaiser les tensions.
- Garde-barrière, quelqu’un qui peut intervenir si quelqu’un monopolise la conversation, ou si quelqu’un est trop timide pour s’exprimer et a besoin d’un coup de pouce. Il se peut que les règles de base de la réunion, ou du moins celles qui sont pertinentes pour le problème en cours, doivent être réaffirmées.
Rôles de tâches
Les actions des participants à la réunion ayant des rôles de tâches aident à faire avancer la réunion.
- Initiateur, suggérant une action – une tâche ou un objectif – au moment où la réunion commence, ou lorsque la réunion est à l’accalmie et a besoin d’un coup de pouce.
- Chercheur d’informations / d’opinions, se concentrant sur la demande de faits, d’idées ou d’opinions aux participants.
- Testeur de consensus, vérifiant si le groupe a besoin de plus de discussion avant de passer à l’étape suivante.
- Clarificateur, vérifiant si les participants ont besoin d’une compréhension accrue d’une question ou d’une présentation particulière.
- Sommateur, résumant le déroulement jusqu’à présent, pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Rôles gênants
Les actions des participants à la réunion ayant des rôles gênants sont préjudiciables au déroulement de la réunion. Tout le monde ferait mieux de s’en passer.
- Dominateur, pose trop de questions (en déséquilibre avec le déroulement général de la réunion) et/ou est tout simplement prolixe au micro.
- Déconcentré, entrave le processus en n’étant pas pleinement présent, en ne participant pas (un peu comme si seulement la moitié des habitants d’un État votaient sur une question – ce qui entraîne une représentation biaisée).
- Dégradeur, attaque les autres participants ou leur point de vue. Créer des tensions, dissoudre la confiance et la volonté de travailler ensemble.
- Têtu, non coopératif bloque le mouvement vers l’avant.
- Distracteur, avoir des conversations secondaires qui non seulement perturbent la réunion pour les autres, mais aussi retirent les distraits de la participation active avec le groupe.
Identifier les rôles pour équilibrer le groupe
Un excellent moyen de se faire une idée de la dynamique de groupe est d’assister à une réunion à laquelle vous ne participez pas activement. Il deviendra clair qui s’avance volontiers, qui s’assied en arrière, qui interrompt. Certains traits de personnalité émergeront, tels que la confiance et l’impatience, dès le début.
En prenant note des types de participants ainsi que du cheminement global de la discussion, il sera rapidement révélé comment une réunion de groupe peut être influencée par des facteurs de personnalité qui devraient être reconnus et traités dans le cadre des meilleures pratiques de réunion.
